オンプレミス型のおすすめ契約書管理システム｜選び方も解説

契約書管理システムの導入形態にはオンプレミス型とクラウド型があり、契約書管理システムを自社で構築したい場合は自社サーバーを活用するオンプレミス型がおすすめです。本記事では、おすすめのオンプレミス型契約書管理システムを、メリットや選び方を交えて紹介します。

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目次

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1. 契約書管理システムは契約書をデータ化し一元管理できる
2. オンプレミス型契約書管理システムはカスタマイズ性が高い
3. オンプレミス型の契約書管理システムがおすすめなケース
4. オンプレミス型の契約書管理システムの注意点
5. オンプレミス型のおすすめ契約書管理システム
6. その他契約書管理システムの選び方
7. まとめ

契約書管理システムは契約書をデータ化し一元管理できる

契約書管理システムとは、契約書の作成から管理までをデータ化し、一元管理するシステムです。紙の契約書を作成・管理する場合と比べて、業務効率の改善やコスト削減、セキュリティの向上が期待できます。

契約書管理システムの機能は、大きく分けて次の5つです。

1. 紙の契約書の電子化
2. 契約書の作成
3. 契約書の検索
4. 契約書の更新期限の通知
5. 契約書のバージョン管理

多くの契約書管理システムでは、紙の契約書をスキャンしてデータ化することができます。また、契約書の作成機能を使えば、電子契約書の作成・電子署名による、承認・契約の締結までをシステム上で行うことが可能です。

紙の契約書の場合、必要な書類を探すのに時間がかかってしまいますが、検索機能を利用すれば、すぐに必要な書類を見つけられます。さらに、更新期限の通知機能を活用すれば、更新期限の見逃しを防ぎ、ビジネスチャンスを逃す心配もありません。

その他にも、契約書のバージョン管理機能では、契約書の変更履歴や異なるバージョンを管理することができます。バージョン管理機能を利用すれば、以前の契約内容の確認ができるため、契約の透明性確保にも役立ちます。

オンプレミス型契約書管理システムはカスタマイズ性が高い

契約書管理システムの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。中でも、オンプレミス型の契約書管理システムはカスタマイズ性が高いです。ここでは、オンプレミス型・クラウド型の概要と、メリット・デメリットを解説します。

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オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社のサーバー上にシステムを構築し、管理・運用する方式です。ローカルネットワーク内でシステムが完結するため、オフラインでの作業も可能です。

一般的には、システムの利用は社内PC・サーバーに限られますが、一部のシステムではVPNやリモートアクセスを介して、社外からアクセスすることができます。

現在はクラウド型が主流な傾向にありますが、会社の規模や事業内容、必要なセキュリティ対策などを考慮した結果、オンプレミス型を採用する企業も少なくありません。

オンプレミス型のメリット

オンプレミス型は、自由にシステムを構築できるカスタマイズ性の高さが魅力です。システム導入後も適宜機能の追加・修正が可能であり、改良を重ねながら自社に最適なシステムを作り上げることができます。

そして、ローカルネットワーク内でシステムが完結するため、情報漏洩のリスクが低く、高いセキュリティレベルの確保につながります。

近年はクラウド型のセキュリティも向上していますが、自社のセキュリティポリシーに合わせて自由に設計できるのは、オンプレミス型ならではの大きなメリットです。

また、オンプレミス型は既存のシステムと同一ネットワーク内にシステムを構築できるため、既存システムと連携しやすい特徴もあります。よって、自社ですでに利用している基幹システムに新しくシステムを連携する場合は、オンプレミス型がおすすめです。

オンプレミス型のデメリット

オンプレミス型は、サーバーの構築費・ソフトウェアの購入費などを含め、初期費用に数十万円〜数百万円かかります。さらに、サーバーの設置スペース・サーバー管理のための人件費なども必要です。

ただし、オンプレミス型の初期費用は高額ですが、クラウド型のような月額料金は発生しません。数年単位で考慮したトータルの費用はクラウド型より安くなる場合もあるため、長期的な費用対効果を確認しておきましょう。
また、システムの導入にあたっては、要件定義・構築・テストが必要とされ、実際に利用するまでに3ヵ月〜6ヶ月かかります。よって、すぐにシステムを利用したい場合は、クラウド型の選択が良いでしょう。

クラウド型

クラウド型とは、自社でシステムを構築するのではなく、サービスとして提供されているソフトウェアを利用する方式です。インターネット経由でサービスを利用するため、自社内へのサーバーの構築は不要です。

クラウド型サービスは、利用形態により「SaaS」「PaaS」「IaaS」の3つに分類されます。SaaSはクラウドサーバー上のソフトウェアを提供し、メンテナンス・アップデートはベンダーが行います。

SaaSは気軽に導入できることもあり、利用する企業が急増していますが、カスタマイズ性や拡張性は制限されます。カスタマイズ性・拡張性を重視するのであれば、オンプレミス型またはIaaSがおすすめです。

クラウド型のメリット

クラウド型はオンライン上のサーバーを利用するため、サーバーの構築費やソフトウェアの購入費がかからず、初期費用が安いのが魅力です。申し込み後すぐに利用開始でき、無料トライアルを実施するサービスも増えています。

クラウド型はネット環境さえあれば社外からのアクセスも可能であり、専用のアプリを活用して、スマホやタブレットなどのモバイル端末で利用できるものもあります。勤務形態に左右されないため、テレワークを導入している企業にとってもメリットが大きいです。

クラウド型のデメリット

クラウド型は既存のサービスを利用するため、自由なカスタマイズができません。拡張性・連携性はサービスの内容によって異なりますが、自社好みに変更できないのは大きなデメリットです。

また、クラウド型では機密情報を含めたデータをオンライン上に保管するため、情報漏洩のリスクが高まります。セキュリティ対策はベンダーに依存することとなり、ベンダーによっては対策が不十分な可能性も考えられるでしょう。

オンプレミス型と比べて初期費用は安価ですが、月額料金が発生します。月額料金にはメンテナンス・サポート費用が含まれますが、ユーザー数に応じた従量課金制であることが多く、ユーザー数が増えるほど高額になります。

そして、ランニングコストは利用期間が長いほど増加するため、トータルのコストがオンプレミス型と同じ、あるいは上回る可能性も高いです。

オンプレミス型の契約書管理システムがおすすめなケース

クラウド型と比べて、オンプレミス型の契約書管理システムがおすすめなケースを解説します。ここでは、特にカスタマイズ性とセキュリティに着目します。

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自社特有の機能を実装したい

オンプレミス型の契約書管理システムは、カスタマイズ性に優れていて自由度が高く、自社の要件に合わせて機能を追加・修正することができます。

既存システムとの連携を前提とする場合や、自社特有の業務フローがある場合、クラウド型では十分に対応できない可能性があります。

しかし、オンプレミス型であれば、柔軟なカスタマイズで自社に最適なシステムを構築できるため、自社特有の機能を実装したい企業におすすめです。

セキュリティを強化したい

セキュリティを強化したい企業には、オンプレミス型が適しています。オンプレミス型はインターネット上のシステムを利用するクラウド型と異なり、自社サーバーを利用するため、セキュリティの強化がしやすくなります。

機密情報を扱う契約書管理では、通常よりも強固なセキュリティが求められます。オンプレミス型であれば、自社のニーズに合わせてセキュリティ機能を自由に設計できるため、ベンダーに依存せず、独自のセキュリティ対策を導入することが可能です。

スペースを有効活用したい

オンプレミス型の契約書管理システムを導入する際には、サーバーの設置などに伴い、保管スペースの確保が必要になります。そのため、自社内に業務上で使用しないスペースが有り余っており、活用方法を考えていた場合には、管理スペースとして有効活用できます。

自社で管理するスペースが災害などにも強い対策が行われているなら、クラウド型のように他社に依頼するよりも安心できるでしょう。また、契約書・サーバー・機器の保管場所を定めることで、社内におけるセキュリティ意識の向上にも寄与します。

事業成長にも活用したい

企業では、事業成長に合わせて取引先が増えたり新たな事業を開始したりします。その際、

契約書管理の方法を変更したいと考えることも多いです。よって、将来的な事業成長にも活用したい場合には、オンプレミス型の契約書管理システムが推奨されます。

特に、従業員の数が多い企業や今後のさまざまな事業展開を考慮している企業では、柔軟な対応が可能なオンプレミス型が適しているでしょう。

オンプレミス型の契約書管理システムの注意点

オンプレミス型の契約書管理システムの運用・保守は、原則社内で行います。つまり、アップデート・メンテナンスをはじめ、システム障害・トラブル発生時も社内で対応しなければなりません。さらに、システムを運用・保守する環境や人員が必要となります。

システムの運用・保守は兼務が難しく、専任の社内SEを配置する必要があります。社内で人材の確保が難しい場合、アウトソーシングを利用することになるため、必要となるコストも確認しておきましょう。

テレワークに対応しにくい

オンプレミス型の欠点として、従業員の働き方にも関わるテレワークに対応しにくい点が挙げられます。クラウド型はインターネット環境さえあれば利用できますが、オンプレミス型は基本的にオフィス内でしか利用できません。

ただし、契約書は自社だけでなく、取引先の情報も含む機密書類となるため、社外での利用を厳重に禁止するなど、社内規定によってはデメリットにならない場合もあります。営業担当者と経理担当者へのヒアリングを基に、社内規定と合わせた検討が重要です。

責任はすべて自社の負担になる

オンプレミス型のシステムは自由度が高い反面、関わるすべてのことを自社内で完結しなければなりません。つまり、情報漏洩などのトラブルが発生した際には、すべてが自社の責任となります。

近年のサイバー攻撃は高度化しており、さまざまな企業がターゲットとなっています。契約書には自社を含めた取引先の機密情報が記載されているため、厳重なセキュリティ管理が求められる点に留意しましょう。

オンプレミス型のおすすめ契約書管理システム

その他契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ際は、以下のようなポイントにも注目することがおすすめです。自社に最適なシステムを選ぶためにも、さまざまなポイントを抑えながらしっかりと比較検討しましょう。

【重要な3つのポイント】

1. データ化・検索の精度を確認
2. 必要な機能が搭載されているか
3. 外部システム・サービスと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制が充実しているか
4. 無料トライアルがあるか

まとめ

契約書管理システムとは、契約書の作成から管理までをデータ化し、一元管理するシステムです。紙の契約書を作成・管理する場合と比べて、業務効率の改善やコスト削減、セキュリティの向上が期待できます。

契約書管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2つの導入形態があり、システムを自社で構築したい場合はオンプレミス型がおすすめです。

また、システムを選定する際は、データ化・検索の精度を確認し、自社に必要な機能が搭載されているか・外部システムとの連携ができるかといった点も確かめておく必要があります。

オンプレミス型契約書管理システムの導入を検討する際は、本記事を参考にサービスの選定を行い、メリットを最大限に活かせる環境づくりを行いましょう。