クラウド勤怠管理システムとは？『スマレジ・タイムカード』がおすすめな理由も解説！

クラウド勤怠管理システムとは、クラウドサーバーを利用して勤怠管理ができるシステムです。リアルタイムで従業員の勤怠状況を場所を問わず把握できるため、テレワークにも対応できます。本記事では、クラウド勤怠管理システムのメリットや選び方、おすすめのクラウド勤怠管理システム『スマレジ・タイムカード』について解説します。

目次

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1. クラウド勤怠管理システムとは
2. クラウド勤怠管理システムの主な機能
3. クラウド勤怠管理システムを導入するメリット
4. クラウド勤怠管理システムの選び方
5. クラウド勤怠管理システムを導入するならスマレジ・タイムカードがおすすめ
6. スマレジ・タイムカードに関するよくある質問
7. まとめ

クラウド勤怠管理システムとは

クラウド勤怠管理システムとは、オンラインで利用できるクラウドサーバーを介して、自社の勤怠管理ができるシステムです。インターネット環境が整っていれば、契約から短期間で利用できるため、オンプレミス型のようにサーバーを構築する必要がありません。

そのため、初期費用を抑えやすく、中小企業やベンチャー企業でも低コストで導入できます。また、場所やデバイスを問わず勤怠の登録・管理ができるため、近年多様化する働き方にも柔軟に対応できます。

本記事では、クラウド勤怠管理システムのメリットや選び方を交えて、おすすめのクラウド勤怠管理システムである『スマレジ・タイムカード』についてご紹介します。

クラウド勤怠管理システムの主な機能

クラウド勤怠管理システムの主な機能は、以下の通りです。

機能	内容
打刻機能	・PCやスマホ、Webなど多様な手段で打刻可能 ・従業員が簡単に打刻できる
自動集計機能	・従業員が入力した勤怠情報を自動集計
シフト作成・管理機能	・スマホから希望シフトを提出・収集 ・シフトをメールで共有できる
ワークフロー機能	・残業や休暇の申請・承認 ・オリジナルの承認ルートの設定が可能
アラート機能	・従業員の長時間労働・打刻漏れをアラートで通知 ・システムが自動で勤怠状況を監視
データ連携機能	・集計した勤怠情報を他システムと連携

クラウド勤怠管理システムでは、PCやスマホなどを活用してオンライン上で出勤・退勤時間を打刻できます。これによって、場所を問わず打刻できるようになり、テレワークの推進や社外で仕事をする従業員も勤怠情報の登録がしやすくなります。

また、飲食店や小売店などの店舗では、手作業で従業員から希望シフトを収集し、Excelにまとめて紙に印刷して配布する作業に大きな労力と時間が必要でした。

クラウド勤怠管理システムなら、従業員はスマホからどこでもシフトを提出でき、管理者もシステム上でシフトを作成し、後から変更することも可能です。作成したシフトは、メールで共有できるため、店舗にシフト表を取りに行かなければならない手間も減らせます。

クラウド勤怠管理システムを導入するメリット

クラウド勤怠管理システムを導入することで、不正打刻の防止やリアルタイムでの勤怠状況の確認など、さまざまなメリットを得られます。ここからは、クラウド勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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不正打刻を防いで適切に勤怠管理できる

クラウド勤怠管理システムを導入することで、不正打刻の防止に繋がります。従来のタイムカードによる勤怠管理では、本人の代理で他の従業員が打刻を行うことも多くみられます。

正確な勤務時間を把握できないため、賃金を余計に受け取ったり、反対に残業代が払われないなどの問題が発生します。クラウド勤怠管理システムなら、指紋や顔認証といった本人確認できる仕組みによって、本人以外が打刻をする不正を防げます。

また、システムによっては、GPSを活用して出退勤時に位置情報を記録できるため、直行・直帰といった正確な就業管理が可能です。

勤怠管理業務の負担を軽減できる

勤怠管理業務を紙で管理している場合、多くの書類が発生することで管理が煩雑になったり、紛失や破損してしまうリスクがあります。また、タイムカードによる勤怠では、従業員の勤怠情報の集計に時間がかかり、大きな手間が生じます。

クラウド勤怠管理システムは、出勤・退勤データを自動で集計するため、手作業によるミスを減らせます。休暇や残業の申請時にも書類が必要なくなり、申請漏れや記入ミスによる差し戻しも削減できるため、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

リアルタイムで勤怠状況を確認できる

クラウド勤怠管理システムは、インターネット環境が整っていれば、場所を問わずマルチデバイスから打刻が可能で、テレワークなど多様化する働き方にも柔軟に対応できます。そのため、管理者は部門や拠点を超えて、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できます。

残業時間の把握も迅速にできるため、長時間労働の改善にも繋がります。また、勤務時間や残業時間、有給残日数もスマホなどからいつでも確認でき、労働管理や業務の効率化を図れます。

社内のコンプライアンスを強化できる

適切な勤怠管理は、社内のコンプライアンスを強化するためにも非常に重要です。勤怠管理が正確にできていないと、法定労働時間を超過する従業員を見逃しやすくなり、労働基準監督署に指摘されるリスクもあります。

また、管理者や企業全体のコンプライアンス意識が低いと、重大な違反や罰則を課せられる可能性もあり、企業の信頼性や評判にも影響を及ぼします。

クラウド勤怠管理システムなら、従業員の勤怠状況を正確に管理・監視ができるため、従業員の長時間労働を未然に防げます。また、年々厳しくなる法規制にも適切に対応できることで、36協定などの規定に沿った勤怠管理に繋がり、コンプライアンスを強化できます。

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クラウド勤怠管理システムの選び方

クラウド勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の就業形態や他システムとの連携に対応できるか確認したり、無料トライアルでテスト運用ができると、より自社に適したシステムを導入できます。ここからは、クラウド勤怠管理システムの選び方について解説します。

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自社の就業形態・ルールに対応できるか

クラウド勤怠管理システムを選ぶ際は、まずは自社の雇用形態や就業形態に対応できるかどうかを確認しましょう。企業や店舗によっては、正社員とアルバイトが一緒に働いていたり、朝番・夜番や変形労働時間制を採用しているケースも多いです。

このような自社の就業形態に対応していると、適切に勤怠情報を管理でき、業務の効率化に繋がります。また、自社独自の就業ルールがある場合は、それに合わせてカスタマイズできるかも確認しておくと、変更点を抑えてシステムに移行できるでしょう。

操作しやすい・扱いやすいか

出勤・退勤時の打刻は毎日行うため、操作が複雑だとスムーズに打刻ができず、従業員のストレスの原因にもなります。また、飲食店や小売店では、スキルなどを考慮したシフト作成が大切ですが、管理画面が見にくい場合は調整や修正が必要になる可能性もあります。

そのため、従業員がスムーズに打刻できるか、担当者・管理者が扱いやすく情報が見やすい管理画面かどうかは大切なポイントです。

また、機能が豊富だとかえって使いにくくなるケースも多いため、自社の課題やシステムを導入する目的を明確にして、それに合ったシステムを選ぶのもおすすめです。

他システムと連携できるか

クラウド勤怠管理システムを選ぶ際は、連携機能の有無の確認がおすすめです。例えば、給与計算を行う際に、勤怠情報を一つひとつ手入力するとミスや漏れが発生し、正確な計算ができず時間がかかるといった課題に悩む企業も少なくありません。

しかし、給与計算ソフトと連携できるクラウド勤怠管理システムなら、勤怠情報に基づいて自動で給与計算ができるため、従来のように担当者が手入力する手間を削減できます。

バックオフィス業務には時間と手間がかかる作業も多いですが、他システムと連携できれば担当者の大幅な負担軽減に繋がります。

サポート体制は充実しているか

クラウド勤怠管理システムで最も重要なポイントが、ベンダーのサポート体制です。サポート内容や問い合わせ方法などは、ベンダーによって異なるため、必要なタイミングで迅速にサポートを受けられるかはとても大切です。

例えば、チャットや電話で問い合わせができると、リアルタイムで対応してくれる可能性が高く、初めてクラウドシステムを導入する場合も安心できるでしょう。また、ヘルプサイトが用意されていると、使い方に困った場合にすぐに情報を得られます。

無料トライアルを利用できるか

クラウド勤怠管理システムを導入する際は、いきなり本格導入するのではなく、無料トライアルでテスト運用を行うのがおすすめです。無料トライアルとは、導入する前に一定期間無料でシステムをテスト運用できるものです。

いきなりシステムを導入すると、「機能が自社に合っていない」「予想よりも効果が得られない」といった失敗が起きる可能性もあります。無料トライアルなら、サイトだけではわからない細かい機能や使い勝手を試せるので、システムを細かく評価できます。

また、管理者や従業員に実際に使わせることで、より自社に適合したクラウド勤怠管理システムを導入できるでしょう。

クラウド勤怠管理システムを導入するならスマレジ・タイムカードがおすすめ

クラウド勤怠管理システムを導入するなら、初期費用¥0で始められるスマレジ・タイムカードがおすすめです。スマレジ・タイムカードは、シンプルな画面設計や、勤怠管理から給与計算まで一元管理できるなどの特徴から、登録事業者数162,000を突破しています。

また、初期費用0円でありながら、不正打刻防止の仕組みや業務効率化できる機能が豊富に揃っているため、中小企業や多店舗展開する企業にもおすすめです。

ここからは、スマレジ・タイムカードがおすすめの理由について解説します。

スマレジ・タイムカードの特徴

笑顔認証・顔写真付き打刻など打刻手段が充実

打刻はほとんどの従業員が毎日行うものですが、操作性が悪いと打刻がしにくかったり、効率的に勤怠管理ができない恐れがあります。

スマレジ・タイムカードでは、出勤・退勤・休憩・復帰など、職場に合わせて誰でも簡単に記録ができます。iPhoneやiPad、各種PCに対応し、画面をタッチするだけの打刻など充実した打刻手段が提供されています。

例えば、写真撮影時に笑顔を検知して打刻する機能は、社内や店内の明るい雰囲気作りに役立ち、コミュニケーションの円滑化やスムーズな接客に繋がります。さらに、写真撮影によって確実な本人確認もできるため、簡単に不正打刻も防げます。

また、自宅のPCやスマホからのWeb打刻にも対応し、場所を問わず簡単に出退勤できます。テレワークや直行・直帰が多い職種でも管理者は遠隔で勤怠状況を確認でき、日々の勤怠管理を効率的に行えます。

簡単で高機能！シフト管理・休暇申請・日報管理の手間を軽減

シフト表の作成や申請書、日報の管理など、日々の業務には多くの書類が発生するため、印刷コストや保管の手間に悩む企業・店舗も多いと思います。また、人的ミスによる差し戻しや修正も多く、業務が滞ることも少なくありません。

スマレジ・タイムカードでは、シフト管理から休暇申請、日報管理など、さまざまな業務を一元管理できます。シフト表の印刷や申請書といった書類が不要になり、スマホやタブレットで管理できるため、ペーパーレス化を促進できコストの削減も図れます。

例えば、「かんたんシフト作成」なら、たった3ステップでシフトの作成から共有ができます。事業所ごとにシフトの予定と実績を管理でき、適正人数の比較や人件費の目安もわかるので、多店舗展開する企業でも柔軟にシフト管理がしやすくなります。

また、休暇の申請はオンラインで完結でき、管理画面やメール通知で承認漏れを防げます。日報管理では、業務内容と勤怠情報を紐づけることで、勤怠と業務内容を同時に確認でき、「日報タグ」によって業務ごとにかかった時間を自動集計し、無駄な作業を削減できます。

このように、スマレジ・タイムカードなら、全ての作業をスマホやタブレットなどで行えます。書類による管理が不要になることで、効率的かつミスのない業務の遂行に繋がり、従業員と担当者双方の負担を軽減できます。

POSレジ連携可能！人員配置・売上改善に繋がる

スマレジ・タイムカードは、スマレジのPOSデータ連携にも対応し、人時売上高の可視化や経営状況の把握ができます。

人事売上高とは、従業員1人当たり1時間働くことで、どの程度の売り上げを出したかを表す数値です。人事売上高は感覚で理解されることもあり、売上改善にどう繋げればいいか正確には把握できていない店舗も少なくありません。

スマレジ・タイムカードでは、グラフや数値によって、去年や先週との比較や売上高が高い日のスタッフ構成などを把握できます。売上高が高い日を参考にシフトを組むことで、人材配置の見直しもでき、売上の改善に繋がるでしょう。

また、タイムカードの出退記録をもとに人件費を自動で計算し、スマレジPOSに入力する機能もあり、実際の経営状況に近い数字を把握できます。店舗の予算と実績から、効果的な経営戦略の立案や経営判断に活用できるでしょう。

このように、特に多店舗展開する小売店・飲食店においては、POSデータの連携で、複数店舗全体の売上改善にも期待できます。

給与計算・年末調整・法定帳簿出力に対応

給与明細や勤務明細、年末調整に必要な帳票、法定三帳簿の準備・作成には、正確性が求められますが、手作業で行うと手間がかかり、人的ミスも発生します。また、大量の書類を管理するため、必要な書類を探すのに時間がかかり、紛失する恐れもあります。

スマレジ・タイムカードは、給与明細や源泉徴収票などの帳票、法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）の出力に対応しています。これらは、従業員情報や勤怠情報をもとに作成できるため、転記作業が不要になり、担当者の負担を軽減できます。

法定三帳簿は、労働基準法により整備・管理・保管が義務付けられ、労働基準監督署の調査の際に提出を求められることも多いです。スマレジ・タイムカードならクラウド上で保管ができるため、いざという時に素早く確認・対応ができます。

スマレジ・タイムカードのメリット

ユニークな不正防止機能で勤怠管理の精度向上

タイムカードによる打刻は、本人以外も打刻できるため改ざんや不正が起こりやすく、不正打刻を未然に防ぎたいと悩む企業もあると思います。スマレジ・タイムカードには、パスコードや顔写真、GPSといった高精度かつユニークな不正防止機能が揃っています。

パスコードはベーシックな不正防止機能であり、打刻時に登録しておいたパスコードを入力させることで、本人以外の誰でも打刻できるといった状況を防げます。顔写真では、出勤、退勤、休憩、復帰時に撮影モードになるため、最も確実に本人確認ができます。

また、GPSを利用して出退勤時の位置情報を記録することで、出張や直行・直帰など、社外で仕事をする従業員の不正打刻を防げます。従業員の居場所がわかるため、災害などの緊急時の安否確認にも役立ちます。

労務・人事に関わる業務を一元管理！担当者の作業負担を軽減

スマレジ・タイムカードは、勤怠管理・給与計算・シフト管理など、社内の労務・人事に関わる業務を一元管理できます。バックオフィス業務において、複数のツールを使っていると、作業のたびに別のツールを開いたり、転記作業やデータ連携に手間が生じます。

しかし、スマレジ・タイムカードなら、勤怠管理に関連する労務管理・人事管理などを一本化できます。また、出勤・退勤時の打刻は、PCやスマホ、Web上で行えるため、場所を問わず利用でき、効率的に従業員の勤怠情報を収集・管理できます。

勤怠情報をもとに勤怠管理・給与計算・年末調整など、勤怠に紐づく業務をすべて自動化できるため、担当者の作業負担を軽減して業務の効率化に繋がります。

厳しさを増す法規制にも迅速に対応しやすい

働き方改革関連法をはじめ、労務に関する法規制は厳しさを増しています。違反すると罰則が科せられるリスクがあるため、担当者は厳しく勤怠状況を管理する必要がありますが、その分管理業務にも負担がかかります。

そのため、法改正や法規制にしっかり対応できるか不安な企業も多いと思います。スマレジ・タイムカードは、時間外労働や有給取得義務などの法改正も、機能アップデートで簡単かつスピーディーに対応できます。

また、労務アラート機能では、システムが自動で従業員の勤怠状況を監視し、違反する前に警告通知が送られるため、36協定や社内規定違反を防げます。有給休暇の付与日を自動算出し、未取得者には警告メールを送信することもでき、法改正への対応が自動化が叶います。

特にテレワークだと、従業員の勤怠状況の把握は難しいですが、スマレジ・タイムカードなら、遠隔でもリアルタイムで確認でき、警告や違反の通知状況も一目で把握できます。そのため、担当者の負担を軽減しながら、従業員の勤怠状況を適切な状態に保てます。

最大60日間！無料トライアルで導入前でも簡単に試せる

クラウド勤怠管理システムに限らず、実際の職場環境でテスト運用せずにいきなりシステムを導入すると、「操作が難しく、管理画面も見にくい」「思っていたより業務効率化に繋がらない」などの失敗が起きる可能性が高いです。

導入に失敗すると、システムの入れ替えや無駄なコストが生じるため、なるべく無料トライアルを活用するのがおすすめです。スマレジ・タイムカードは、最大60日間の無料トライアルを提供し、全ての機能とコールセンターや設定サポートを無料で利用できます。

特に、問い合わせにどこまで対応してくれるかを把握するのは大切です。スマレジ・タイムカードのコールセンターなら、無料トライアル中も管理画面の使い方や各種設定、思わぬトラブルなどのさまざまな相談ができるため、本格導入後も安心して運用できるでしょう。

スマレジ・タイムカードの機能

スマレジ・タイムカードの主な機能は、以下の通りです。

機能	内容
勤怠管理	・画面タッチや写真撮影、Web打刻 ・パスコード入力、打刻時位置情報記録などの不正防止機能 ・他事業所へのヘルプ出勤や、シフト外の臨時出勤にも対応
給与計算	・打刻されたデータを基に自動で給与を算出 ・休日労働、深夜労働、時間外労働などの割増賃金 ・給与明細書・勤務明細書の発行・ダウンロード（PDF・CSV）
シフト管理	・シフトの作成・修正・削除・共有（PDF） ・人員過不足・人件費の目安の確認が可能 ・売上や来客数などを参照したシフト作成（スマレジ連携）
変形労働時間制	・従業員区分設定で変形時間労働制に関する設定 ・変形時間労働制の設定値・集計値を参照したシフト作成 ・変形労働時間制の設定値に準拠した勤怠集計・給与計算
休暇管理	・有給の申請・承認や管理 ・従業員の有給取得状況の監視・アラート自動送信 ・付与日数、消化日数、残日数、失効日数のフローチャート表示
日報管理	・日報の作成業務内容と勤怠情報の紐付け ・業務内容ごとの「日報タグ」作成
プロジェクト管理	・目的、期限、予算の設定・進捗状況の把握、予算管理 ・プロジェクト参加従業員から人件費の算出 ・「日報タグ」に紐付いた勤務時間を自動集計

人事・労務管理業務を大幅に効率化できる機能が備わり、スマレジ・タイムカード1つで従業員を一元管理できます。他にも労務アラート機能やマイナンバー管理機能、離職率の集計機能など、豊富な機能が搭載され、法規制にもしっかり対応できます。

また、スマレジ・タイムカードは、実際に提供会社である株式会社スマレジでも毎日利用され、改善点や問題点を探し、フィードバックを繰り返しています。実用性の高いサービスを目指して、日々アップデートが行われているのも特徴の一つです。

参考：機能一覧｜スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードに関するよくある質問

ここからは、スマレジ・タイムカードに関するよくある質問をまとめました。少しでも不安な点をなくして、検討材料にお役立てください。

どのような機器が必要ですか？

スマレジ・タイムカードは、従来のような打刻機などの機器は不要で、PCやタブレットを用意するだけで、打刻を行えます。しかし、打刻専用のタイムカード・アプリを使用する場合は、iOS端末（iPad/iPhone/iPodTouch）が必要になり、Androidには対応していない点に注意しましょう。

Android端末はインターネットブラウザのみの対応ですが、ブラウザの機能を活用して、アプリのようにホーム画面から出退勤画面を表示させることもできます。

システムを利用するための初期費用はかかりますか？

スマレジ・タイムカードのアカウントの登録費用は、無料です。従業員30名までなら月額費用も無料で利用できるため、中小企業にも非常におすすめです。

ただし、タイムカード専用の打刻アプリを利用する場合は、タイムカードが動作するiOS端末を自社・店舗で用意する必要があります。

どのようなプランがありますか？

スマレジ・タイムカードでは、利用用途に応じて以下の4つのプランが用意されています。

スタンダード	プレミアム	プレミアムプラス	エンタープライズ
・勤怠管理機能だけ 使いたい方へ ・従業員30名まで無料	・給与計算やシフト作成の時間を減らしたい方へ ・年末調整や勤怠実績のCSV化なども可能	・店舗の生産性の見える化や労務管理を 行いたい方へ ・人時生産性や マイナンバー機能も利用可能	・プロジェクト管理や 日報管理を行いたい方へ ・全機能が使える 最上位のプラン
30名まで ¥0/月 31名以上  ¥1,210/月（税込）	10名まで ¥2,420/月（税込）	10名まで ¥4,840/月（税込） スマレジ(有料プラン)を ご利用の場合 ¥2,420/月（税込）	10名まで ¥7,260/月（税込）
31名以上でご利用の場合 + ¥110 /人（税込）	11名以上でご利用の場合 + ¥385 /人（税込）	11名以上でご利用の場合 + ¥495 /人（税込）	11名以上でご利用の場合 + ¥770 /人（税込）

プランによって利用できる機能や人数は異なり、スダンダードプランは従業員30名まで無料ですが、勤怠管理機能のみ利用できます。また、コールセンターはエンタープライズプランのみ標準対応し、それ以外のプランではオプションサービス（+ ¥55 /人）です。

これらの制限や利用人数などをしっかり確認して、自社に適したプランを選ぶのがおすすめです。また、スマレジ・タイムカードの公式サイトでは、使用する従業員の人数と利用プランから毎月の料金を簡単にシミュレーションできるので、積極的に活用してみましょう。

参考：料金プラン｜スマレジ・タイムカード

まとめ

クラウド勤怠管理システムは、オンラインで利用できるクラウドサーバーを介して、自社の勤怠管理ができるシステムです。クラウド勤怠管理システムの導入を検討しているなら、スマレジ・タイムカードがおすすめです。

スマレジ・タイムカードは、勤怠・給与計算・シフト管理など、社内のさまざまな業務を一元管理できるクラウドサービスです。シンプルな画面設計で、顔写真や笑顔検知、GPSといったユニークな打刻手段を用意しており、不正のない確実な勤怠管理を実現できます。

働き方改革関連法にも対応し、法改正の際はアップデートで簡単に対応できます。最大60日間の無料トライアルも提供しており、全機能とサポートを利用できます。不正打刻を防いで勤怠管理業務の効率化を目指すなら、スマレジ・タイムカードがおすすめです。