おすすめの予約管理システム2選｜選び方や導入時の注意点を解説

予約管理システムとは、予約情報を自動で管理し、業務を効率化できるシステムです。本記事では、予約管理システムの導入を考えていてもどれが適しているのかわからない方に向けて、おすすめの予約管理システムとその選び方などを詳しく解説しています。

目次

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1. 予約管理システムで予約対応の負担軽減・集客促進
2. 予約管理システムは対応業種・予約方法・機能で選ぶ
3. 予約管理システム選びで重要な3つのポイント
4. 予約管理システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめの予約管理システム2選
6. 予約管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

予約管理システムで予約対応の負担軽減・集客促進

予約管理システムは、ビジネスや施設での予約受付や管理を効率化し、予約対応の負担を軽減できるツールです。顧客はスマホなどからオンラインで簡単に予約でき、自動確認メールやリマインダーでスムーズな予約作業に繋がります。

また、スタッフはリアルタイムで予約状況を把握し、手作業や手間のかかる予約確認が不要になります。さらに、予約の空き情報をリアルタイムに公開できるため、集客促進にも効果的です。顧客満足度向上とともに、効率的な運営に期待できます。

予約管理システムを導入するメリット

予約管理システムを導入することで、従業員の負担軽減やマーケティング施策の効果的な実施に繋がります。以下では、予約管理システムを導入するメリットについて解説します。

業務の効率化・負担軽減に繋がる

予約管理システムを導入することで、予約受付から顧客情報の管理、スケジュール管理といった予約管理における作業を効率化できます。

例えば、従来のように電話による予約受付では、店舗や施設の営業時間外は対応できません。また、従業員は別の作業の手を止めて電話対応をするため、その間は業務を進められず、場合によってはなかなか作業に戻れないことも少なくありません。

しかし、予約管理システムを導入すれば、顧客はインターネットを介して営業時間を気にせずに予約ができます。また、電話対応が削減されることで、従業員は手を止めることなく他の業務に集中できるようになり、業務の効率化や従業員の負担軽減に繋がります。

顧客に合わせたマーケティング施策ができる

予約管理システムを導入することで、システム上で顧客情報を管理できるようになります。例えば、顧客の氏名や年齢、性別といった基本情報だけでなく、予約・来店頻度や好み、支払い金額といった予約関連のデータも紐付けられます。

そのため、2回以上リピート来店した顧客には特別クーポン、一定期間以上来店していない顧客には再来店を促すキャンペーンを配信することもできます。また、ヘアスタイルや予約の際に選んだメニューを記録することで、次回来店時に顧客に合わせた提案もできます。

このような顧客に合わせたマーケティング施策によって、顧客満足度の向上やリピート顧客の獲得に期待できます。

予約管理システムは対応業種・予約方法・機能で選ぶ

予約管理システムを選ぶ上で重要なポイントとして、以下の3つが挙げられます。まず、業種や業態によって必要とされる機能や予約方法は異なります。適切なシステムを選ぶことで、効率的な予約管理が可能となります。

また、顧客の利便性を考慮し、オンライン予約や電話予約など、自社に合った予約方法を提供できるかも重要です。予約受付、予約変更・キャンセル、顧客情報管理など、予約対応に必要な機能がシステムに備わっていることも確認しましょう。

これらのポイントを踏まえ、適切な予約管理システムを選定することで、効率的な予約対応と集客促進につなげられます。次の章では、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業種に合っているか
2. 自社に合った予約方法を設定できるか
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 他ツールと連携できるか
2. マルチデバイスに対応しているか
3. 予約時にURLを発行できるか
4. セキュリティ対策は万全か
5. 無料プラン・トライアルがあるか

予約管理システム選びで重要な3つのポイント

予約管理システムを選ぶ際には、自社の業種に合っているか、予約方法を設定できるか、必要な機能が備わっているかの3つのポイントを確認しましょう。ここでは、予約管理システム選びで重要な3つのポイントについて解説します。

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自社の業種に合っているか

予約管理システムは、複数の業種に対応した汎用性の高いタイプや、特定の業種に特化したタイプが存在します。自社の業種に合ったシステムを選ぶためには、まずは自社の業種に対応しているかを確認しましょう。

特定の業種に特化したシステムは、その業種特有の予約方法や機能が備わっているため、独自性の高い業種でも対応できます。一方、汎用性の高いシステムは様々な業種で利用できますが、自社の業種に合わせたカスタマイズが必要な場合もあります。

自社の業種に合っているかを確認する際には、システムの特徴や提供する機能を比較し、業務ニーズに対応できるか検討しましょう。

自社に合った予約方法を設定できるか

予約管理システムを選ぶ際には、日単位・時間単位・店舗単位など、自社に合った予約方法を設定できるかを確認しましょう。

日単位の設定では、1日に受け付ける予約数や予約可能な日数を制限できます。例えば、ホテルの場合、各日の宿泊人数を制限することで、過度な予約を防止し、サービスの質を維持できます。

店舗単位の設定では、複数店舗を持つ企業で各店舗ごとに予約を管理できるため、地域ごとに異なる需要に対応し、効果的な予約管理に繋がります。自社の業務ニーズに合った予約方法を確認することが、効果的な予約管理システム選びの重要なポイントです。

自社に必要な機能が備わっているか

自社に必要な機能が備わっていることで、スムーズな予約受付やスケジュール管理、顧客情報の管理に繋がります。これによって、手作業にかかる手間や人的ミスを削減し、業務の効率性が向上します。
以下では、予約管理システムに備わっていると、利便性の向上に期待できる4つの機能について解説します。

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顧客管理機能

顧客管理機能は、顧客情報を効率的に収集・管理し、顧客とのコミュニケーションを強化する機能です。顧客の氏名・連絡先・予約履歴などを一元管理し、顧客に合わせたメールやSMSなどの配信ができます。

例えば、顧客の嗜好や予約状況に応じて個別対応ができ、リピート率の増加に期待できます。また、誕生月にはクーポンを自動配信することで、顧客満足度の向上に繋がったり、一定期間以上来店していない場合は、キャンペーンを配信することで来店促進を図れます。

決済機能

決済機能は、顧客が商品やサービスの支払いをオンライン上で簡単かつ安全に行える機能です。さまざまな決済方法に対応でき、クレジットカード、デビットカード、銀行振込、電子マネーなどの支払いが可能です。

複数の決済方法を提供することで顧客の選択肢が広がり、販売機会の損失を防げます。また、予約と一緒にオンライン上で即時決済できるシステムもあるため、商品やサービスの提供がスムーズに行えます。

リマインド機能

オンラインでの予約は気軽に行いやすい一方で、顧客に予約を忘れられやすいケースも多いです。このようなリスクを防ぐためには、顧客に対して予約確認やイベントのリマインダーを自動的に送信するリマインド機能がおすすめです。

予約日時や重要なイベントの前に通知を送ることで、顧客が予約していたことを忘れるのを防ぎ、来店率や参加率の改善を図れます。また、通知メッセージをカスタマイズできると、顧客とのコミュニケーションの強化にも繋がります。

多店舗管理機能

多店舗管理機能は、複数の店舗や施設を統合的に管理するための機能です。この機能を活用することで、複数店舗の予約状況を一元的に確認でき、スムーズなスケジュール調整が可能となります。

また、顧客情報や予約履歴を共有できるため、顧客が別店舗で予約をした際も簡単に情報の引き継ぎができます。特に顧客の好みの把握が求められる美容室などでは、施術履歴やメモを確認できることで、顧客に合わせたサービスの提供が可能です。

また、集計や分析も店舗間で容易に行えるため、経営戦略の立案や効果的なマーケティングの実施も図れます。

予約管理システム選びのその他の比較ポイント

ここでは、予約管理システム選びのその他の比較ポイントを解説します。これらのポイントを総合的に検討し、自社のニーズや予算に適した最適な予約管理システムを選ぶことが大切です。

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他ツールと連携できるか

予約管理システムを選ぶ際は、他ツールとの連携が可能であるかが重要です。SNSやGoogleカレンダー、LINEなどとの連携により、集客促進に大きなメリットがあります。

例えば、SNSと連携できると、イベントやキャンペーン情報を発信でき、効率的に集客を図れます。また、投稿を見てからそのまま予約に繋げられるため、新規顧客の開拓にも期待できます。

多くの顧客が利用するLINEとの連携では、LINEから予約受付ができ、メッセージ機能で顧客と直接コミュニケーションも取れるため、予約率の向上やリピーター獲得に繋がるでしょう。ツールを連携する際は、自店舗の客層に合っているかを確認するのがおすすめです。

マルチデバイスに対応しているか

スマホやタブレットは簡単に持ち運びができるため、顧客は外出先や移動中でも予約が可能です。また、顧客が自分の使い慣れたデバイスで予約を行えるため、利便性が向上します。

複数のデバイスに対応していることで、顧客は自分の好みや状況に応じて予約を行えるため、予約率の向上にも期待できます。多様なデバイスに対応することで、顧客満足度の向上や事業の効率化を実現できるでしょう。

予約時にURLを発行できるか

近年は、ウェブ会議や面談に予約管理システムを活用するケースも多いです。このような目的で利用するなら、予約完了時に顧客にURLとIDが発行される機能があると、顧客は当日スムーズに会議や面談にアクセスできます。

また、予約を確認してから顧客に別途メールでURLとIDを伝える手間がなくなるため、予約管理の効率化にも繋がります。予約完了時にURLとIDが発行される機能は、オンライン予約を利用したい企業や個人にとっておすすめな機能です。

セキュリティ対策は万全か

予約管理システムは、オンライン上で顧客情報を管理するため、情報漏洩が発生しやすいリスクがあります。したがって、不正アクセスのブロックやセキュリティ対策は重要なポイントであり、どのようなセキュリティ機能が備わっているかは特に確認しておきましょう。

例えば、IP制限は、特定のIPアドレスからのアクセスを許可し、不正なアクセスを防ぎます。また、二要素認証はパスワードに加え、別の認証手段も必要になり、SSL暗号化は情報の暗号化を行い、データを保護できる機能で、セキュリティリスクを軽減できます。

これらの機能を備えたシステムは、セキュリティリスクを軽減できるため、ひいては顧客からの信頼性にも繋がるでしょう。

無料プラン・トライアルがあるか

無料プランは初期費用がかからず、システムの基本機能を利用できます。そのため、予約管理システムを試してみたい場合や、基本機能で十分な小規模店舗におすすめです。

また、トライアル期間はシステムを本格導入する前に、実際にテスト運用ができるため、導入後の失敗を防げるメリットがあります。無料プランやトライアルを利用することで、コストを抑えながら最適な予約管理システムを選べるでしょう。

おすすめの予約管理システム2選

予約管理システムの導入の仕方と注意点

予約管理システムは、効率化と顧客満足向上に繋がる重要なステップですが、導入の際は注意点もあります。ここでは、予約管理システムの導入の仕方と注意点について解説します。

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利用者の年齢層や性格からシステム化を検討

予約管理システム導入の際は、利用者の年齢層や性格を考慮することが重要です。若年層やデジタルに慣れたユーザーにはシステム化が効果的ですが、高齢層やデジタルに馴染みの薄いユーザーには、導入効果が得られないことも考えられます。

そのため、ターゲット層の特性に合わせて適切な導入計画や教育を行い、利用者がシステムを快適に活用できるよう配慮する必要があります。

また、システムの使いやすさやUIデザインにも注意し、利用者がストレスなく操作できるかしっかり確認するのが大切です。導入前に十分な調査と準備を行い、顧客満足度の向上やシステムの有効活用ができるかを検討してから、導入するかどうかを決めましょう。

導入目的にシステムが合っているか

予約管理システムには、業界特化型と汎用型があり、それぞれ特性が異なります。自社の導入目的や活用方法に合ったシステムを選ぶことで、効果的に業務を改善し、生産性や顧客満足度の向上を図れます。

具体的には、予約の管理方法や顧客情報の取扱い、連携する他のシステムとの親和性などを考慮し、最適なシステムを選ぶのがおすすめです。導入前に十分な検討と評価を行い、自社のニーズに合ったシステムを選び、円滑な導入と効果的な活用を実現しましょう。

集客に繋げられるものかを確認

予約管理システムは予約を管理するものであり、ただ使うだけでは集客の効果は見込めません。集客を強化する場合には、顧客情報を細かく管理・分析できる機能が備わったものや、スケジュールアプリとの連携機能があるシステムを選びましょう。

また、より多くの予約を獲得するには、データの分析と分析結果に基づいた施策の実行が必要です。例えば、魅力的なコンテンツをSNSで発信したり、メールでクーポンを配布するなどの施策によって、集客を狙えるでしょう。

費用対効果を確認

予約管理システム導入の際は、費用対効果を確認しましょう。機能が多かったり、高度であるほど、システムの導入コストは高くなる傾向がありますが、同時に業務の効率化や顧客満足度の向上など、多くのメリットをもたらす可能性があります。

複数の会社から見積もりを取得し、費用対効果を比較検討することで、自社の予算やニーズに適したシステムを選定できます。また、コストだけでなくサポートやアップデートの提供など、継続的なサービスも重要なポイントです。

適切なシステムを選ぶことで、コスト面での負担を最小限に抑えながら、効率的な予約管理や顧客対応が実現できます。

既存の予約方法との併用する

予約管理システムを導入する場合、完全にシステムに移行する以外にも、電話など既存の予約方法との併用もできます。その際は、ダブルブッキングを防ぐために管理体制を整えておくのはもちろん、ミスが起こらないようマニュアルを共有することも重要なポイントです。

現在、使用している予約方法がある場合には、システム導入の際にスタッフと管理体制について話し合う必要があります。その際、システムの仕組みや管理体制が社内全体に浸透しているか確認しましょう。

まとめ

予約管理システムは、予約対応の負担軽減や集客促進に効果的です。システム選びでは、自社の業種に合った機能や予約方法、セキュリティ対策などを確認することが重要です。導入前に費用対効果を検討し、複数の見積もりを比較しておきましょう。

また、利用者の年齢層やデジタル利用経験も考慮し、システム導入の目的を明確にすることが成功のポイントです。適切な予約管理システムの選定とスムーズな導入により、業務効率化と顧客満足度の向上を実現できます。