【2025年最新】予約管理システムおすすめ18選を比較！ビジネスに最適な選び方と導入成功のポイント

予約管理システムとは、予約情報を自動で管理し、業務を効率化できるシステムです。本記事では、予約管理システムの導入を考えていてもどれが適しているのかわからない方に向けて、おすすめの予約管理システムとその選び方などを詳しく解説しています。

目次

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1. 予約管理システムの始め方
2. おすすめの予約管理システム18選
3. 【比較表】おすすめの予約管理システム
4. 予約管理システムとは
5. 予約管理システムの選び方
6. 予約管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

予約管理システムの始め方

予約管理システムの多くはアカウント登録をすることで、利用を開始できます。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較し、気になったサービスに登録することができます。アカウント登録のほとんどは無料なので、複数のサービスを比較して自社に最適な予約管理システムを選びましょう。

おすすめの予約管理システム18選

幅広い業種・用途に対応できる汎用型

特定業種特化型

個人事業主・小規模ビジネス向け

複合的サービス連携・業務効率化重視型

【比較表】おすすめの予約管理システム

予約管理システムとは

予約管理システムは、顧客からの予約を効率的に管理し、ビジネス運営をスムーズにするためのデジタルツールです。単に予約を受け付け負担軽減を図れるだけでなく、多岐にわたる機能と最新技術で、企業と顧客双方にメリットをもたらします。

美容室や飲食店といった来店予約はもちろん、会議室やイベントスペースのレンタル、セミナーやワークショップの申し込み、オンラインカウンセリングなど、幅広いサービスに対応可能です。

自社での開発も不可能ではありませんが、集客促進、顧客満足度向上、そして効率的な運営をスピーディーに実現するなら、費用対効果の高いクラウド型予約管理システムの導入が断然おすすめです。セキュリティ面でも安心して利用できるため、多くの事業者にとって最適な選択肢と言えるでしょう。

予約管理システムのメリット

予約管理システムの導入には集客の機会損失を防ぐほか、予約対応の負担軽減やミスの低減など多くのメリットがあります。効率よく顧客からの予約を獲得していくためにも、メリットを知って上手く活用していきましょう。

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集客の機会損失が少なくなる

予約管理システムを活用すると、24時間365日予約を受け付けられるようになり、機会損失を防げます。電話対応だけでは時間に限りがあり、営業中は忙しさのあまり予約対応ができなかったり遅れたりすることもあるでしょう。

しかし、予約管理システムがあれば、電話対応できない時間帯の対応が可能になり、取りこぼしていた顧客も獲得できるようになります。機会損失を最小限に抑えられ、効率よく予約を獲得することが可能です。

予約対応の負担軽減や効率化ができる

電話などで予約を受け付ける場合には、対応する担当者が必要なのはもちろん、受けた予約を入力して管理する業務も必要です。予約管理システムがあれば、予約管理に関する業務をシステム化できるため、対応の負担を大きく減らせます。

今まで対応に追われていた担当者が別の業務を行うこともでき、効率の良い運営や営業に繋げられるでしょう。予約管理をシステム化すると、予約業務だけでなく店舗や企業運営全体の効率化を図れます。

予約管理のミスを防止できる

電話で受けた予約を手入力する場合、どうしても聞き間違いや入力ミスが起きてしまいますが、予約管理システムを導入すればミスを防げます。ネット予約では顧客自身が情報を入力するため、聞き間違いや記入漏れ、予約漏れなどのミスも回避できます。

予約のミスや漏れがあると顧客に大きな迷惑がかかり、信用を失ってしまう原因になります。情報を正しく入力し、管理するためにもシステムの導入がおすすめです。

顧客情報の一元管理ができる

予約管理システムを活用すると、顧客情報を一元管理することができます。システム上で顧客情報をデータベース化し、一元管理できるためマーケティング施策にも活用可能です。

多店舗を同時に管理できるシステムであれば、グループ店舗の情報をまとめて管理できます。また、店舗同士で情報を共有することもできるため、各店舗ごとの予約状況や予約傾向なども簡単に把握できて便利です。

予約の無断キャンセルへの対策が打てる

予約管理機能には、リマインドメールを送信できる機能が搭載されており、予約の無断キャンセルを防いでくれます。ネットで予約したのは良いものの、当日までに時間が空くと予約内容や日時を忘れてしまう顧客もいます。

リマインドメール機能を使えば、予約の数日前や前日に予約内容を知らせるメールを送信できるため、顧客の予約忘れを防止できます。また、事前決済機能を使えば先に料金を支払って貰えるため、無断キャンセルを未然に防ぐことも可能です。

集客・販売を促進できる

予約管理システムでは顧客管理や顧客情報の収集も同時に行えるため、マーケティング活動がしやすくなります。顧客情報をもとにしながら、メルマガやクーポンを配信してリピーターを狙うのはもちろん、SNSと連携して集客・販促を促進することも可能です。

また、Googleアナリティクスなどの解析ツールと連携して分析をしたり、MAツールを使ったりしながら、効率のよいマーケティング活動が行えます。

予約管理システムのデメリット

予約管理システムには多くのメリットがある一方で、ダブルブッキングの発生やキャンセルの多発などデメリットの可能性もあります。メリット・デメリットの両方を理解した上で、予約管理システムの導入を検討しましょう。

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ダブルブッキングが起こりやすくなる

予約管理システム移行後は、ダブルブッキングが起こりやすくなるので注意が必要です。電話などで受け付けている予約は、すぐにシステムに反映しなければダブルブッキングなどのミスが起き、顧客に迷惑がかかってしまいます。

システムだけでなく、電話でも予約を受け付ける場合には、ダブルブッキングなどのミスが起こらないように気を付けましょう。メモだけして後で操作するのではなく、その場でシステムに反省させるクセをつけておくことが大切です。

顧客側で手軽にキャンセルが可能になる

予約管理システムを使うと、顧客がネット上で手軽に予約を行える一方で、キャンセルも簡単にできるようになってしまいます。顧客側で手軽にキャンセルできてしまうと、何度も予約やキャンセルを繰り返され、予定の把握が難しくなってしまうケースもあるでしょう。

事前決済できる業種であれば、決済機能のあるシステムを選び、キャンセルを減らす工夫を施しましょう。また、場合によってはキャンセル料を設けるなどの方法を取ることもこのデメリットをカバーする方法につながります。

操作ミスのリスクがある

予約管理システムをスタッフが使い慣れていない場合、操作ミスによって予約トラブルが起こる可能性があります。全スタッフで研修を行うなどして、システムの使い方を習得して貰う必要があるでしょう。

また、スタッフ側だけでなく顧客側がミスをするケースも考えられます。日時やメニューなどを間違って予約してしまうこともあるため、確認画面を設けるなどしてミスを防げるようにするのがおすすめです。

既存の予約方法との併用になる

予約管理システムを導入する場合、電話など既存の予約方法と併用することになります。ダブルブッキングを防止するために管理体制を整えておくのはもちろん、ミスが起こらないようなマニュアルを社内共有することも重要なポイントです。

現在、使用している予約方法がある場合には、システム導入の際にスタッフと管理体制について話し合う必要があります。その際、システムの仕組みや管理体制が社内全体に浸透するよう、工夫する必要があります。

導入するだけでは集客は見込めない

予約管理システムはあくまでも予約に関する業務を効率化するためのシステムであり、システムの導入が集客に直結するわけではありません。

集客効果は、予約管理システムが収集した情報を活用することで期待ができます。そのため、より多くの予約を獲得するには、データの分析と分析結果に基づいた施策の実行が必要です。

魅力的なコンテンツをSNSで発信したり、メールでクーポンを配布したりといった施策を行い、集客につながる施策を実施しましょう。

予約管理システムの機能

予約管理システムには予約受付のほか、顧客の管理や予約連絡ができる機能が搭載されています。以下で詳しく解説します。

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予約受付機能

予約受付機能では、顧客からの予約を受け付けます。予約管理システムのメインとなる機能で、さまざまな予約管理の単位が設けられているのが特徴です。時間や日付、イベントごとなど複数の管理方法があり、業種や予約する内容によって使い分けられます。

また、従業員用のアプリなどと連動させれば、受け付けた予約をスタッフ間で共有可能です。予約受付機能があれば顧客側は時間を気にせず予約できるため、企業側は機会損失を防ぐことができます。

予約変更受付機能

予約変更受付機能は、一度受けた予約の内容を変更したり、キャンセルしたりできる機能です。日時を変更したいときや急用で来店ができなくなったときなど、店舗に連絡しなくても気軽に予約の変更が行えます。

顧客側が手軽に予約を変更できるのはもちろん、企業側も細かな連絡を直接受ける必要がなくなり、電話応対などの手間を減らせるのがメリットです。キャンセル待ち機能が搭載されていれば、キャンセルによって空いた枠を顧客へ自動的に知らせることも可能です。

顧客管理機能

顧客管理機能では、過去に予約歴のある顧客の情報を管理できます。予約をしてくれた顧客の名前や住所のほか、性別や過去の予約内容などの詳細なデータを表示してくれる機能です。顧客管理をすることで、より精度の高いマーケティング施策を行えるようになります。　

例えば、予約履歴が確認できるシステムを使うと、リピーターに絞った顧客分析も可能です。利用傾向や顧客ごとの好みを知ることができれば、それぞれに合わせた施策やマーケティングも行えます。

予約連絡機能

予約連絡機能は、予約をしてくれた顧客に対してその内容をメールなどで連絡をする機能です。予約を受け付けた段階で予約確定メールを送ると、顧客側は安心して来店できます。

また、ネットで予約を行う場合、日時を忘れて無断キャンセルとなってしまう方は意外と多いものです。予約連絡機能があれば、来店前日などに内容確認や詳細案内などをリマインドするメールを自動送信でき、来店忘れなども防げます。

決済機能

決済機能は、予約を行ったときにオンライン上で支払いまで行える機能です。前払いで料金を支払って欲しい場合には、決済機能のついた予約管理システムを選びましょう。

利用可能な支払い方法については、選ぶシステムによって違いがあります。クレジットカードに対応しているのはもちろん、銀行振込やコンビニ支払いなど、ニーズに合った支払い方法に対応したシステムを選ぶと、顧客側が好きな方法を選んで決済できます。

入金管理機能

入金管理機能は、決済機能と組み合わせて使用する機能です。オンライン上で決済まで行う予約の場合、顧客の入金が完了しているかどうかを一覧で確認できます。未入金や入金遅れなども一目で分かるため、あわせて使用すると便利です。

請求額と入金額が一致しているかどうかも確認でき、ミスや漏れを防げます。入金管理はExcelなどを使って行っている企業も多いものの、たくさんの数字を扱うため手入力の作業でミスが出る可能性が高いでしょう。システムであればそのような心配もありません。

一斉メール配信機能

一斉メール配信機能では、以前に予約をしたことがある顧客に対してメールを一斉配信できます。自社のサービスや商品などを利用した経験のある顧客に、キャンペーンメールやクーポンメールを配信することで、リピーターの獲得を狙えるのが特徴です。

また、新しいイベントなどのお知らせメールを配信すれば、予約数のアップも期待できます。顧客全員に一斉メールを配信できるのはもちろん、条件を絞ったセグメント配信ができるシステムもあります。顧客の属性や好みにあわせ、メールを配信しましょう。

多店舗管理機能

多店舗管理機能は、複数の店舗や施設を統合的に管理するための機能です。この機能を活用することで、複数店舗の予約状況を一元的に確認でき、スムーズなスケジュール調整が可能となります。

また、顧客情報や予約履歴を共有できるため、顧客が別店舗で予約をした際も簡単に情報の引き継ぎができます。特に顧客の好みの把握が求められる美容室などでは、施術履歴やメモを確認できることで、顧客に合わせたサービスの提供が可能です。

また、集計や分析も店舗間で容易に行えるため、経営戦略の立案や効果的なマーケティングの実施も図れます。

外部サービスとの連携機能

予約管理システムの中には、以下のような便利な外部サービスと連携できるものも多数あります。

1. SNS
2. 決済システム
3. SFA
4. CRM
5. MAツール
6. Googleアナリティクス

SNSと連携できるシステムなら、SNSでの集客を予約へと直接繋げられます。また、決済機能や入金管理機能がないシステムでも、外部のシステムと連携できれば効率的に管理可能です。分析を強化したい場合は、Googleアナリティクスに対応したものを選びましょう。

また、営業を強化したいならSFAと連携できるもの、顧客管理や集客を強化したい場合にはCRMと連携できるシステムがおすすめです。予約管理システムは、他のシステムやサービスと連携することで機能性がアップするので、ぜひ活用しましょう。

予約管理システムの選び方

予約管理システムを選ぶ際には、以下の3つのポイントを確認し、自社へのフィット感が高いサービスを検討しましょう。また、下記以外の比較ポイントについては「【もっと詳しく】予約管理システムの選び方」で解説しています。

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自社の業種に合っているか

予約管理システムは、複数の業種に対応した汎用性の高いタイプや、特定の業種に特化したタイプが存在します。自社の業種に合ったシステムを選ぶためには、まずは自社の業種に対応しているかを確認しましょう。

特定の業種に特化したシステムは、その業種特有の予約方法や機能が備わっているため、独自性の高い業種でも対応できます。一方、汎用性の高いシステムは様々な業種で利用できますが、自社の業種に合わせたカスタマイズが必要な場合もあります。

自社の業種に合っているかを確認する際には、システムの特徴や提供する機能を比較し、業務ニーズに対応できるか検討しましょう。

自社に合った予約方法を設定できるか

予約管理システムを選ぶ際には、日単位・時間単位・店舗単位など、自社に合った予約方法を設定できるかを確認しましょう。

日単位の設定では、1日に受け付ける予約数や予約可能な日数を制限できます。例えば、ホテルの場合、各日の宿泊人数を制限することで、過度な予約を防止し、サービスの質を維持できます。

店舗単位の設定では、複数店舗を持つ企業で各店舗ごとに予約を管理できるため、地域ごとに異なる需要に対応し、効果的な予約管理に繋がります。自社の業務ニーズに合った予約方法を確認することが、効果的な予約管理システム選びの重要なポイントです。

自社に必要な機能が備わっているか

自社に必要な機能が備わっていることで、スムーズな予約受付やスケジュール管理、顧客情報の管理に繋がります。これによって、手作業にかかる手間や人的ミスを削減し、業務の効率性が向上します。以下のような機能が備わっていれば、システムの利便性アップも期待できるでしょう。

予約管理システムの導入の仕方と注意点

予約管理システムは、効率化と顧客満足向上に繋がる重要なステップですが、導入の際は注意点もあります。ここでは、予約管理システムの導入の仕方と注意点について解説します。

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利用者の年齢層や性格からシステム化を検討

予約管理システム導入の際は、利用者の年齢層や性格を考慮することが重要です。若年層やデジタルに慣れたユーザーにはシステム化が効果的ですが、高齢層やデジタルに馴染みの薄いユーザーには、導入効果が得られないことも考えられます。

そのため、ターゲット層の特性に合わせて適切な導入計画や教育を行い、利用者がシステムを快適に活用できるよう配慮する必要があります。

また、システムの使いやすさやUIデザインにも注意し、利用者がストレスなく操作できるかしっかり確認するのが大切です。導入前に十分な調査と準備を行い、顧客満足度の向上やシステムの有効活用ができるかを検討してから、導入するかどうかを決めましょう。

導入目的にシステムが合っているか

予約管理システムには、業界特化型と汎用型があり、それぞれ特性が異なります。自社の導入目的や活用方法に合ったシステムを選ぶことで、効果的に業務を改善し、生産性や顧客満足度の向上を図れます。

具体的には、予約の管理方法や顧客情報の取扱い、連携する他のシステムとの親和性などを考慮し、最適なシステムを選ぶのがおすすめです。導入前に十分な検討と評価を行い、自社のニーズに合ったシステムを選び、円滑な導入と効果的な活用を実現しましょう。

集客に繋げられるものかを確認

予約管理システムは予約を管理するものであり、ただ使うだけでは集客の効果は見込めません。集客を強化する場合には、顧客情報を細かく管理・分析できる機能が備わったものや、スケジュールアプリとの連携機能があるシステムを選びましょう。

また、より多くの予約を獲得するには、データの分析と分析結果に基づいた施策の実行が必要です。例えば、魅力的なコンテンツをSNSで発信したり、メールでクーポンを配布するなどの施策によって、集客を狙えるでしょう。

費用対効果を確認

予約管理システム導入の際は、費用対効果を確認しましょう。機能が多かったり、高度であるほど、システムの導入コストは高くなる傾向がありますが、同時に業務の効率化や顧客満足度の向上など、多くのメリットをもたらす可能性があります。

複数の会社から見積もりを取得し、費用対効果を比較検討することで、自社の予算やニーズに適したシステムを選定できます。また、コストだけでなくサポートやアップデートの提供など、継続的なサービスも重要なポイントです。

適切なシステムを選ぶことで、コスト面での負担を最小限に抑えながら、効率的な予約管理や顧客対応が実現できます。

既存の予約方法との併用する

予約管理システムを導入する場合、完全にシステムに移行する以外にも、電話など既存の予約方法との併用もできます。その際は、ダブルブッキングを防ぐために管理体制を整えておくのはもちろん、ミスが起こらないようマニュアルを共有することも重要なポイントです。

現在、使用している予約方法がある場合には、システム導入の際にスタッフと管理体制について話し合う必要があります。その際、システムの仕組みや管理体制が社内全体に浸透しているか確認しましょう。

【もっと詳しく】予約管理システムの選び方

ここでは、予約管理システム選びのその他の比較ポイントを解説します。これらのポイントを総合的に検討し、自社のニーズや予算に適した最適な予約管理システムを選ぶことが大切です。

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他ツールと連携できるか

予約管理システムを選ぶ際は、他ツールとの連携が可能であるかが重要です。SNSやGoogleカレンダー、LINEなどとの連携により、集客促進に大きなメリットがあります。

例えば、SNSと連携できると、イベントやキャンペーン情報を発信でき、効率的に集客を図れます。また、投稿を見てからそのまま予約に繋げられるため、新規顧客の開拓にも期待できます。

多くの顧客が利用するLINEとの連携では、LINEから予約受付ができ、メッセージ機能で顧客と直接コミュニケーションも取れるため、予約率の向上やリピーター獲得に繋がるでしょう。ツールを連携する際は、自店舗の客層に合っているかを確認するのがおすすめです。

マルチデバイスに対応しているか

スマホやタブレットは簡単に持ち運びができるため、顧客は外出先や移動中でも予約が可能です。また、顧客が自分の使い慣れたデバイスで予約を行えるため、利便性が向上します。

複数のデバイスに対応していることで、顧客は自分の好みや状況に応じて予約を行えるため、予約率の向上にも期待できます。多様なデバイスに対応することで、顧客満足度の向上や事業の効率化を実現できるでしょう。

予約時にURLを発行できるか

近年は、ウェブ会議や面談に予約管理システムを活用するケースも多いです。このような目的で利用するなら、予約完了時に顧客にURLとIDが発行される機能があると、顧客は当日スムーズに会議や面談にアクセスできます。

また、予約を確認してから顧客に別途メールでURLとIDを伝える手間がなくなるため、予約管理の効率化にも繋がります。予約完了時にURLとIDが発行される機能は、オンライン予約を利用したい企業や個人にとっておすすめな機能です。

セキュリティ対策は万全か

予約管理システムは、オンライン上で顧客情報を管理するため、情報漏洩が発生しやすいリスクがあります。したがって、不正アクセスのブロックやセキュリティ対策は重要なポイントであり、どのようなセキュリティ機能が備わっているかは特に確認しておきましょう。

例えば、IP制限は、特定のIPアドレスからのアクセスを許可し、不正なアクセスを防ぎます。また、二要素認証はパスワードに加え、別の認証手段も必要になり、SSL暗号化は情報の暗号化を行い、データを保護できる機能で、セキュリティリスクを軽減できます。

これらの機能を備えたシステムは、セキュリティリスクを軽減できるため、ひいては顧客からの信頼性にも繋がるでしょう。

無料プラン・トライアルがあるか

無料プランは初期費用がかからず、システムの基本機能を利用できます。そのため、予約管理システムを試してみたい場合や、基本機能で十分な小規模店舗におすすめです。

また、トライアル期間はシステムを本格導入する前に、実際にテスト運用ができるため、導入後の失敗を防げるメリットがあります。無料プランやトライアルを利用することで、コストを抑えながら最適な予約管理システムを選べるでしょう。

まとめ

予約管理システムは、予約対応の負担軽減や集客促進に効果的です。システム選びでは、自社の業種に合った機能や予約方法、セキュリティ対策などを確認することが重要です。導入前に費用対効果を検討し、複数の見積もりを比較しておきましょう。

また、利用者の年齢層やデジタル利用経験も考慮し、システム導入の目的を明確にすることが成功のポイントです。適切な予約管理システムの選定とスムーズな導入により、業務効率化と顧客満足度の向上を実現できます。