法人向けのおすすめ名刺管理ソフト4選|メリットや選び方も解説

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  • 名刺管理ソフトには、法人向けと個人向けがある
  • 法人向け名刺管理ソフトのメリットは、営業活動の効率化ができることである
  • 法人向け名刺管理ソフトは、共有のしやすさを確認する

名刺管理ソフトには、大きく分けて法人向けと個人向けの2種類があります。名刺情報を営業活動に活用するには法人向けの名刺ソフトが便利です。本記事では、営業活動の効率化ができる法人向けのおすすめ名刺管理ソフトを、メリットや選び方を交えて解説します。

目次

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  1. 名刺情報を活用するには法人向け名刺管理ソフトが便利
  2. 法人向け名刺管理ソフトのメリット
  3. 法人向け名刺管理ソフトの比較する際の注意点
  4. 法人向けの名刺管理ソフトおすすめ4選
  5. その他名刺管理ソフトの選び方
  6. まとめ
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名刺情報を活用するには法人向け名刺管理ソフトが便利

名刺管理ソフトには、大きく分けて法人向け・個人向け・無料ソフトの3種類があります。それぞれ利点が異なりますが、名刺情報をより有効活用したい場合は、多機能な法人向けのソフトがおすすめです。

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法人向け名刺管理ソフトと個人向け名刺管理ソフトの違い

法人向けと個人向けの名刺管理ソフトの主な違いは、機能の多さです。一般的に個人向け名刺管理ソフトは、名刺のスキャン機能・閲覧や検索機能など、名刺管理に特化したシンプルなものが多いです。

一方、法人向け名刺管理ソフトは名刺管理機能に加え、マルチデバイス対応・営業支援機能・外部システムとの連携機能など、その他の機能が充実しているものが多いです。

また、個人向けのソフトの場合、名刺の読み込みは手動で行う必要がありますが、法人向けのソフトの中には外部のオペレーターによる入力サービスが付随するものもあります。

名刺管理が出来ればよいという個人事業主や中小企業の場合は、個人向けの名刺管理ソフトで十分でしょう。一方、名刺管理に+αの機能を求める場合は、多機能な法人向けのソフトがおすすめです。

無料名刺管理ソフトとの違い

名刺管理ソフトには、無料で利用できるものもあります。一方、法人向けソフトの多くは有料です。無料のソフトは有料ソフトと比べて、次のような違いがあります。

  1. 利用できる機能が制限されている
  2. 登録できる名刺の数が制限されている
  3. ユーザー数が制限されている
  4. 無料利用できる期間が制限されている

無料の名刺管理ソフトは、有料版に比べて機能面がシンプルなのが特徴です。名刺のデジタル管理のみを目的とする場合は無料ソフトでも十分対応可能ですが、もう一歩踏み込んだ機能を求める場合は、多機能な有料ソフトが良いでしょう。

\名刺管理ソフトの詳しい解説はこちら/

名刺管理ソフトとは?機能やメリット・デメリット、選び方を解説

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化し一元管理できるソフトを指します。大量の名刺をデータ管理することで、簡単に検索することができ業務効率化に繋がります。本記事では、名刺管理ソフトをよく知らない方のために、機能やメリット・デメリット、選び方を解説しています。

法人向け名刺管理ソフトのメリット

法人向けの名刺管理ソフトは機能性に優れており、導入することでさまざまなメリットが得られます。法人向けの名刺管理ソフトのメリットを適切に理解し、導入を検討しましょう。

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シームレスなデータ共有により営業活動の効率化ができる

法人向けの名刺管理ソフトの導入により、営業活動の効率化が期待できます。従来のように個別で名刺管理をする場合、取引先の情報や人脈は、名刺をもらった本人に属人化しやすいのが難点でした。

人脈を組織全体で把握しづらいため、チーム内の他メンバーや別部署が、同じ取引先相手に重複して営業活動を行うといったトラブルが起こることも少なくありません。

一方、法人向けの名刺管理ソフトでは、ソフトに入力された名刺データを社内共有できます。さらに、法人向けの名刺管理ソフトの多くはコンタクト履歴も管理できるため、自社内の誰が取引先の窓口になっているか一目で確認できます。

チーム全体で人脈を可視化できるため、営業活動の重複は起こりにくくなるでしょう。また、モバイル端末対応のソフトであれば、出先でもらった名刺データをその場で登録できます。

社内メンバーは外回り担当者の帰社を待つことなく名刺データを確認できるため、迅速な営業戦略の立案が可能になります。

顧客情報の更新がスムーズに行える

法人向けの名刺管理ソフトの導入により、顧客情報の更新が容易になります。法人向けの名刺管理ソフトには名寄せ機能があるため、部署や役職などの変更によるデータの修正を自動で行えます

中には人事異動に関する情報をキャッチし、通知してくれるものもあります。役職変更前と後を別の人としてデータ管理すると大きなミスにつながる可能性もあるため、名寄せ機能は非常に重要な機能とも言えます。

顧客データを活用しやすい

法人向け名刺管理ソフトの導入により、顧客データの有効活用が可能になります。たとえば名刺管理ソフトの登録データをCSV形式で取り出し、メルマガやDMなどのプロモーションにつなげられます

最近は名刺管理ソフト自体にメール配信機能が備わっているものも多いです。メールの開封状況やクリック率の分析機能を搭載したものもあり、営業活動やマーケティングとの一元化を図れます。

他システムとの連携で営業活動を強化できる

名刺管理ソフトは、他システムと連携させることで営業活動の一元化・効率化を図れます。たとえば、SFA・CRM・MAと連携させれば、名刺管理ソフトのデータが自動で反映されるため、手動での転記は必要ありません。

また、SFAやCRMにメール配信機能が備わっていれば、名刺管理ソフトに登録されたアドレス宛に、DMやメルマガなどの一斉送信が行えます。個別でのメール送信の手間がなくなるため、業務の効率化を図れるでしょう。

さらに商談の進捗状況や成約率なども名刺データに紐付けて管理できるため、従来属人化しやすいとされていた営業業務も、組織全体で可視化できます。適切なフィードバック・効果的な営業戦略の立案につなげられるでしょう。

多様な働き方に対応できる

法人向けの名刺管理ソフトは、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。このうちクラウド型の会計ソフトは、リモートワーク・住宅勤務といった多様な働き方の推進に役立ちます。

クラウド型とはインターネット上にあるサーバ・システムにログインして、サービスを利用する提供形態です。自社サーバやシステムを利用するオンプレミス型と異なり、通信環境さえあればサービスを利用できるのが特徴です。

時間・場所を問わずに名刺管理ソフトを利用できるため、社外で業務にあたるリモートワークや在宅勤務の従業員にも適しています。

また、クラウド型のソフトであれば、営業先や出張先でもシステムにアクセスできるため、外回り中の営業担当者と社内のメンバーの迅速な連携が可能になります

取引先担当者の電話番号を知りたい場合に、社内メンバーに確認してもらわずとも、個人所有のスマートフォンやタブレットから名刺管理ソフトを確認すれば、すぐに電話をかけられます。

オンプレミス型とクラウド型の違い

自社サーバーにインストールして使用するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型は、基本的に自社内に情報システムを保有しているかどうかで選ぶことになりますが、それがベストとは言い切れません。

低コストですぐに導入できるクラウド型の利用が多いですが、セキュリティ面やカスタマイズ性に不安を感じる企業はオンプレミス型がおすすめです。両者の特徴を把握した上で、適切なシステムを選びましょう。

オンプレミス型クラウド型
コスト導入コストは高額だが、サービスの継続利用料は基本不要導入コストは安価だが、サービスの継続利用料がかかる
カスタマイズ性柔軟にカスタマイズ可能提供サービスの範囲内のみ
導入ハードルハードルが高く時間がかかるハードルが低く即利用可能
通信速度ローカル回線のため高速通信環境に左右される上にオフラインでは使用不可
セキュリティ自社内ローカル環境のため高セキュリティインターネット経由による情報漏洩のリスクがある
トラブル対応自社で対応提供会社が対応
料金相場初期費用100万円~月額1,500円~
・ID数
・名刺枚数
・データ補正
・スキャナレンタル など
オプション費用が別途必要

法人向け名刺管理ソフトの比較する際の注意点

法人向けの名刺管理ソフトは多くの製品がリリースされており、それぞれ特徴や強み・弱みが異なります。自社に適した製品を選ぶには、次のようなポイントに注目してみましょう。

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共有のしやすさを確認する

法人向けの名刺管理ソフトは、データの共有がしやすいものを選びましょう。ITツールに慣れていない従業員でもすぐに使いこなせるよう、直感的に操作できるようなソフトが適しています。

なお、共有のしやすさを考えるときは、同時にセキュリティリスクにも注意しましょう。誰でも閲覧しやすいということは、つまり他部署や第三者が情報にアクセスしやすいということでもあります。場合によっては、情報の不正利用・漏洩に発展しかねません。

セキュリティリスクに備えるには、情報レベルごとにアクセス権限を設定できるものや、二段階認証を有しているソフトがおすすめです。

多機能すぎると使いこなせない可能性もある

法人向けの名刺管理ソフトは、シンプルな機能のものから多機能なソフトまでさまざまです。多機能なソフトは営業活動の効率化といった+αの効果も期待できますが、機能が多いだけに使いにくいことがある上に、シンプルなソフトに比べてコストも高めです。

多機能なソフトを導入したものの、使いこなせないとなれば、導入コストを無駄にしてしまいます。コストの最適化を図るためにも、自社の目的に適したソフトを選びましょう。

まずは自社が抱える課題を洗い出し、導入目的を明確にすることで、自社に必要な機能を備えたソフトを選定できます。

クラウド型のセキュリティ対策はプライバシーマークを確認する

名刺データには個人情報などの機密性の高い情報も含まれます。ハッキングや誤操作による情報漏洩のリスクを低減するためにも、セキュリティ性の高い名刺管理ソフトを選びましょう。

おすすめは、プライバシーマーク(Pマーク)を取得した名刺管理ソフトです。プライバシーマークは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が付与するもので、簡潔にいえば「個人情報の取り扱い方が適切である」ことを保証しています。

すなわちプライバシーマークを取得している名刺管理ソフトは、セキュリティ対策に一定の信頼が置けます。名刺管理ソフトを選ぶ際は、プライバシーマークの有無にも注目しましょう。

参考:プライバシーマーク制度|一般財団法人日本情報経済社会推進協会

法人向けの名刺管理ソフトおすすめ4選

Sansan株式会社

Sansan

接点管理機能搭載で全社でのつながりを重視したい方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • 電話・メール・面会などの接触履歴を残せ、名刺データを活かして有益な営業活動が行える
  • 人事異動情報・ニュース配信といった機能を搭載し、常に相手企業の最新の情報を把握できる

MORE
ここが少し気になる…

  • 顧客フォロー機能が少なく、名刺管理がある程度完了すると利用頻度が減る場合も
料金(税別) ・初期費用 問い合わせで確認
・運営支援費用 問い合わせで確認
・ライセンス費用 問い合わせで確認
・オプション費用 問い合わせで確認
・Sansanスキャナ 問い合わせで確認
名刺管理特化型
総合型 - スキャン取込み
フォーム取込み
スマートフォーム
OCR・AI-OCR
複数読み取り機能 - データ修正対応 -
重複防止機能
Salesforce連携
情報共有機能
紐づけ機能 オンライン交換対応
オペレーター対応 スマホ対応
セキュリティ ・セキュリティー対策
・二要素認証
・SAML認証
・IPアドレス制限
・デバイス利用制限
・キャッシュレスモード
・利用ログダウンロード
データベース
連携機能 ・Sansan Data Hub
・Salesforce
・クラウドサイン
・アンケートオプション
・Concur Expense
対応言語 ・英語
・中国語
・その他
そのほかの機能 ・検索機能
・メモ機能
・メッセージ機能
・タグ機能
・接点管理
・メール連携
・スマートセミナー(セミナー参加者情報取得)
・拠点情報
・企業データダウンロード・
・会社キーワード
・ニュース配信
・リスクチェック
・Contract One連携
・DM送付オプション
30秒で完了!かんたん入力 資料を無料ダウンロード

ワウテック株式会社

CAMCARD BUSINESS

17か国語にも対応!商談と紐づけたい方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • 「商談情報」との紐づけが行え、社内共有やタスク閲覧も可能
  • 名刺情報を基に「メールマガジン」の配信もでき、営業活動にも効果的
  • 公開された人事異動情報に限り「再アプローチ」が行える

MORE
ここが少し気になる…

  • 無料トライアルはあるが10日間しかなく、じっくり検討したい方には不向き
料金(税別) ・STANDARD 1ヶ月あたり1ユーザー1,700円
・PROFESSIONAL 1ヶ月あたり1ユーザー2,500円
名刺管理特化型
総合型 - スキャン取込み
フォーム取込み - OCR・AI-OCR
複数読み取り機能 データ修正対応
重複防止機能 情報共有機能
紐づけ機能 オンライン交換対応
オペレーター対応 スマホ対応
セキュリティ 端末制限 データベース
連携機能 ・SugarCRM
・Kairos3
・Salesforce
・Microsoft Dynamics CRM
・Google コンタクト
・Oracle Sales Cloud
対応言語 ・英語
・中国語(簡体字)
・中国語(繁体字)
・韓国語
・フランス語
・スペイン語
・ポルトガル語
・ロシア語
・ドイツ語
・イタリア語
・オランダ語
・スウェーデン語
・フィンランド語
・デンマーク語
・ノルウェー語
・ハンガリー語
そのほかの機能 ・名刺情報の自動更新
・メールマガジン配信機能
・公開された人事異動情報の配信

株式会社もぐら

メイシー

反社チェック◎豊富な機能とコンプラ重視の方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • コンプラチェックに優れており、他サービスではあまりない「反社チェック」が行える
  • 利用価格が安く、個人から企業まで利用しやすい

MORE
ここが少し気になる…

  • コンプライアンスチェックは1件あたり手動で300円、自動で120円と料金がかかる
料金(税別) 基本料金 1ヶ月あたり1,980円 名刺管理特化型
総合型 - スキャン取込み
フォーム取込み - OCR・AI-OCR
複数読み取り機能 - データ修正対応
重複防止機能 情報共有機能
紐づけ機能 - オンライン交換対応 -
オペレーター対応 スマホ対応
セキュリティ ・コンプラチェック
・反社チェック
データベース -
連携機能 ・Salesforce Sales Cloud
・Misoca
・Zoho CRM
・Synergy!
・Zapier
・筆まめネット
・挨拶状ドットコム
・ポスコミ
対応言語 -
そのほかの機能 ・名刺検索
・ラベル機能
・名刺詳細表示
・非表示機能
・並び替え機能
・部署設定機能
・閲覧制限機能
・地図表示
・乗換え・経路
・会社HP
・株価情報
・人物・会社検索
・メール送信・リスト作成機能

株式会社サンブリッジ

SmartVisca

英語対応◎高性能AI-OCR搭載で速度重視の方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • データは「Salesforce」のクラウド上に保管
  • セキュリティはSalesforceの強固なものを採用し、連携費用も無料
  • 約1分でデータ登録が完了する優れた高性能「AI-OCR」を搭載

MORE
ここが少し気になる…

  • オペレーションによるデータの修正やメモのデジタル化は有償オプション
料金(税別) 1ヶ月あたり1ユーザー1,300円 名刺管理特化型 -
総合型 スキャン取込み
フォーム取込み OCR・AI-OCR
複数読み取り機能 - データ修正対応 -
重複防止機能 情報共有機能
紐づけ機能 - オンライン交換対応
オペレーター対応 ◯(オプション) スマホ対応
セキュリティ Salesforceによる強固なセキュリティ データベース
連携機能 ・Salesforce Sales Cloud
・Chatwork
・LINE WORKS
・Slack
・Microsoft Teams
対応言語 英語
そのほかの機能 ・メモ機能
・タグ機能
・クラウド連絡帳
・一括送信
・従業員のプロフィール共有・検索
・勤怠状況・勤務場所共有

その他名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際は、次のようなポイントに注目してみましょう。特に名刺データ化の精度・搭載機能の種類は重要なポイントです。

【重要な2つのポイント】

  1. 名刺データ化の精度を確認
  2. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

  1. 提供形態を確認
  2. 名刺の取り込み方法を確認
  3. 多言語に対応しているか
  4. データの引き継ぎは可能か
  5. 操作しやすいか

まとめ

法人向けの名刺管理ソフトは、個人向けソフトや無料ソフトに比べて、機能面が充実しているのが特徴です。導入により、営業活動の効率化・顧客データの有効活用・多様な働き方の推進などのメリットを得られます。

法人向けの名刺管理ソフトにはさまざまな製品があるため、自社に適したものを吟味することが大切です。特に共有のしやすさ・使いやすさ・セキュリティ精度は、重要な選定ポイントとなります。

自社に適した名刺管理ソフトの導入により、従来手動で行っていた名刺管理業務を自動化し、業務の効率化・迅速化を図りましょう。

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