社内共有機能付き名刺管理ソフトおすすめ4選|選び方も解説

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  • 社内共有機能を持った名刺管理ソフトの活用で、人脈の活用や営業活動の効率化に繋がる
  • 名刺情報から自動でグループ分けを行い、社内共有で情報の引き継ぎもスムーズになる
  • CRMやSFAと連携できる名刺管理ソフトなら、さらに顧客データの管理が容易になる

名刺の情報を電子データで一元管理できる名刺管理ソフトには、社内共有できる機能を持ったものがあります。社内共有することで営業活動を効率化でき、情報の引き継ぎもスムーズになります。本記事では、社内共有機能を搭載したおすすめの名刺管理ソフトや選び方などを解説します。

目次

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  1. 名刺管理ソフトは社内共有機能付きのものが便利
  2. 社内共有機能がある名刺管理ソフトのメリット
  3. 社内共有機能付き名刺管理ソフトを選ぶ際の注意点
  4. 社内共有機能付き名刺管理ソフトおすすめ4選
  5. その他の名刺管理ソフトの選び方
  6. まとめ
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名刺管理ソフトは社内共有機能付きのものが便利

名刺管理ソフトとは、紙媒体の名刺をスキャンしてデータ化し、管理するためのソフトのことです。スマートフォンとアプリで対応できるタイプもあり、会社に出社しなくてもスマートフォンで撮った名刺写真をアップロードし、自動で読み取れるため、使い方も簡単です。

例えば、紙ベースの名刺ホルダーやExcel(エクセル)で管理していると、必要な名刺を探すのに時間がかかりますが、名刺管理ソフトを利用するとすぐに検索できるため、ストレスがかかりません。

また、名刺管理ソフトには社内共有機能が搭載されているものがあり、社内で名刺を共有することで会社の人脈が可視化されます。それにより、営業担当者間で営業先が被ることなく、効率的に営業を行うことができます。

特に、社内の属人化が課題となっている企業に対しては、この社内共有機能を搭載した名刺管理ソフトの利用をおすすめします。

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名刺管理ソフトとは?機能やメリット・デメリット、選び方を解説

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化し一元管理できるソフトを指します。大量の名刺をデータ管理することで、簡単に検索することができ業務効率化に繋がります。本記事では、名刺管理ソフトをよく知らない方のために、機能やメリット・デメリット、選び方を解説しています。

社内共有機能がある名刺管理ソフトのメリット

社内共有機能がある名刺管理ソフトには、様々な業務の効率化を行えるメリットがあります。ここでは、それぞれのメリットについて詳しく紹介します。

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形成した人脈を有効活用できる

従来の紙ベースの名刺は、受け取った個人しか相手の情報を管理することができず、社内にその人脈を広げることができません。しかし、社内共有機能がある名刺管理ソフトを使用することで、個人が形成した人脈を最大限に有効活用することができます。

常に1人が全ての取引先と相手をするのは困難であるため、社内共有を行うことで、名刺から読み取れる相手の情報から、新たなアプローチ方法を考察することができます。営業において、このような人脈形成は非常に重要なポイントです。

シームレスな情報共有により営業活動を効率化できる

紙媒体の名刺では、顧客情報を保持しているのは名刺を交換した本人だけですが、社内共有機能がある名刺管理ソフトなら、どの社員がどの取引先とコンタクトを取ったのかが分かり、営業活動の重複を防げます。

ソフトの活用によって、離れた拠点間でも顧客情報を共有でき、名刺交換をする度に情報がアップデートされるため、常に最新情報が保たれながら営業が効率的に行えます。

グループ分けしたメール配信が可能

名刺管理ソフトによっては、他のシステムとの連携によって、取り込んだ名刺情報から自動でグループ分けを行う機能を搭載したものがあります。その機能を活用・共有することで、グループごとの特性に合わせたDMやメール配信を行うことができます。

膨大な名刺情報から人力でグループ分けするのは大変であり、グループごとに一括で御礼のメッセージを送ることができるのは非常に便利です。また、メールの開封状況や関心の高い層を絞ることができる機能を搭載したものもあり、企業に好まれる傾向にあります。

スムーズに引き継ぎができる

担当者の退職や移動の際は、取引先との関係や人脈の引き継ぎも重要です。紙媒体の名刺で引き継ぐ場合は、コピーなどの取り忘れによって引き継ぎを忘れてしまったり、漏れが生じたりする可能性もあります。

しかし、社内共有機能が搭載された名刺管理ソフトなら、常に情報がアップロードされているため、取引先との繋がりもスムーズに引き継ぐことができます。そして、引き継ぎ忘れ等がビジネスに及ぼす悪影響を防ぐことにも繋がります。

社内共有機能付き名刺管理ソフトを選ぶ際の注意点

社内共有機能を搭載した名刺管理ソフトを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。金額面だけで選んで後悔しないように、それぞれのポイントをチェックして自社に合うソフトを選びましょう。

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CRMやSFAと連携できるか

営業活動をスムーズに行うためのツールとして、CRMとSFAが挙げられます。CRMは、受注後の顧客データやカスタマーサポートなどを管理するシステムであり、SFAは、商談が成立してから受注するまでの、プロセスを管理するシステムです。

現在、すでにCRMやSFAを社内で利用している場合、名刺管理ソフトと連携できるかを確認しておきましょう。特に、CRMは顧客のデータ管理を行うシステムであるため、連携すれば、名刺管理ソフトでアップデートした情報をそのままCRMに取り込めて便利です。

よって、社内共有機能を搭載した名刺管理ソフトを導入する際には、既存のシステムとどこまで連携が可能なのか、できる限り把握しておくことが重要です。

メモやラベルを付ける機能があるか

名刺交換の際は、社員それぞれが様々な状況下で名刺を交換するため、受け取ったときの状況を忘れてしまうことがあります。そのため、名刺管理ソフトにメモやラベルを付けられる機能があると、受け取ったときの状況などをメモすることができ、後の確認が容易です

例えば、自社の展示会で受け取った名刺に、「〇〇年〇〇月〇〇日展示会」とメモを付けておきます。そのメモの内容で検索すれば、展示会で受け取った名刺だと分かり、お礼状と共に営業することも可能となります。

また、「〇〇月受注」など、受注状況に分けてラベルを付け、グルーピングすることも可能であるため、翌月以降に向けた営業の効率化も可能です。

セキュリティ対策をチェック

決して忘れてはならないのが、名刺管理ソフトの内容は重要な個人情報を含むという点です。現在の名刺管理ソフトでは、情報漏洩を防ぐために様々な対策が取られています。対策方法はソフトによって違いますが、安全性を確認するポイントがいくつかあります。

まずは、事業者が法令やガイドラインを遵守していることを認定する「プライバシーマーク」を取得しているかどうかです。次に、IPアドレス制限機能を搭載し、アクセス制限できるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

さらに、名刺をスマートフォンなどで撮影しアップデートする際に、データが暗号化されているかどうかもチェックポイントになります。これらのセキュリティ対策についても加味しながら、名刺管理ソフトの比較検討を行いましょう。

社内共有機能付き名刺管理ソフトおすすめ4選

Sansan株式会社

Sansan

接点管理機能搭載で全社でのつながりを重視したい方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • 電話・メール・面会などの接触履歴を残せ、名刺データを活かして有益な営業活動が行える
  • 人事異動情報・ニュース配信といった機能を搭載し、常に相手企業の最新の情報を把握できる

MORE
ここが少し気になる…

  • 顧客フォロー機能が少なく、名刺管理がある程度完了すると利用頻度が減る場合も

Sansanの特徴

30秒で完了!かんたん入力 資料を無料ダウンロード

ワウテック株式会社

CAMCARD BUSINESS

17か国語にも対応!商談と紐づけたい方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • 「商談情報」との紐づけが行え、社内共有やタスク閲覧も可能
  • 名刺情報を基に「メールマガジン」の配信もでき、営業活動にも効果的
  • 公開された人事異動情報に限り「再アプローチ」が行える

MORE
ここが少し気になる…

  • 無料トライアルはあるが10日間しかなく、じっくり検討したい方には不向き

CAMCARD BUSINESSの特徴

キヤノンエスキースシステム株式会社

アルテマブルー

データ化だけでなく蓄積したデータを活用したい方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • 効率よく名刺をデータ化できるのはもちろんのこと、活用にこだわった機能が豊富
  • コンサルタントの丁寧なヒアリングにより、導入時の失敗も軽減
  • 操作方法が簡単で、苦手意識のある社員でも使いやすい

MORE
ここが少し気になる…

  • コンサルタントによるヒアリングはあるものの、トライアルが2週間しかない

アルテマブルーの特徴

株式会社もぐら

メイシー

反社チェック◎豊富な機能とコンプラ重視の方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • コンプラチェックに優れており、他サービスではあまりない「反社チェック」が行える
  • 利用価格が安く、個人から企業まで利用しやすい

MORE
ここが少し気になる…

  • コンプライアンスチェックは1件あたり手動で300円、自動で120円と料金がかかる

メイシーの特徴

その他の名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトは様々な企業で開発されているため、現在では選択肢の数が多く、選ぶ際には迷ってしまいます。そのため、まずは名刺管理ソフトは法人向けのタイプと個人向けのタイプに分けて考え自社が求めるタイプと間違ないように注意しましょう。

また、名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込んだ際に、正常にテキスト化されないと入力し直す手間が発生するため、読み取りの精度も確認しましょう。

そして、導入前から、名刺管理ソフトを導入してどのような機能を利用したいのかを明確にし、必要な機能が備わっているかどうかを確認することも重要です。その他、以下のチェックポイントも確認しておきましょう。

【重要な3つのポイント】

  1. 法人向けか個人向けか確認
  2. 名刺データ化の精度を確認
  3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

  1. 提供形態を確認
  2. 名刺の取り込み方法を確認
  3. 多言語に対応しているか
  4. データの引き継ぎは可能か
  5. 操作しやすいか

まとめ

社内共有機能のある名刺管理ソフトを利用すると、社内の誰がどの企業にコンタクトを取ったのか分かり、営業の重複を防いで効率よく営業できます。

さらに、担当者の退職・移動時も、名刺を社内共有していれば、取引先との人脈までスムーズに引き継ぐことができます。

名刺管理ソフトを選ぶ際には、社内で利用しているCRMやSFAと連携できるか、名刺を受け取った際の状況などに関してメモできる機能があるか、セキュリティ対策は万全かなどのチェックが必要です。

また、法人向けか個人向けか、読み込んだ情報は正常にデータ化できるか、自社に必要な機能が備わっているかという比較ポイントも重要です。このような点をチェックし、導入に失敗しないように入念なソフトの選定を行いましょう。

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