Google Keepでの名刺管理方法｜便利機能や注意点を解説

Google Keepは、GoogleアカウントがあればスマホやPCで無料で利用できるメモアプリです。シンプルな名刺管理ツールとしても活用できます。本記事では、Google Keepを使った名刺管理の方法や、営業支援に使える便利機能について解説します。

目次

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1. Google Keepでシンプルな名刺管理ができる
2. Google Keepでの名刺管理方法
3. 営業支援にもなるGoogle Keepの便利機能
4. Google Keepで名刺管理する際の注意点
5. OCR機能をフル活用したいなら専用ソフトがおすすめ
6. まとめ

Google Keepでシンプルな名刺管理ができる

Google Keepは、Googleアカウントがあれば手軽にアクセスでき、無料で使用できるメモアプリです。一般的な名刺管理アプリやソフトウェアは多機能で操作が複雑なことがあります。しかし、Google Keepなら名刺管理もシンプルで効率的に活用ができます。

また、名刺管理アプリではSNS連携機能などで、名刺交換相手とつながってしまう場合もあります。Google Keepでは、名刺情報を外部に漏らすことなく管理できるため、SNSで繋がりたくない方でも安心です。

参考：Google Keep

Google Keepでの名刺管理方法

Google Keepでは、スマートフォンのカメラを使って簡単に名刺を撮影できます。また、撮影した名刺は、画像やテキストデータとして保存が可能です。タグやカテゴリ分けを活用して管理することで、名刺を検索したいときにも素早く情報を得られます。

また、テキストデータ化したい場合は、Google Keepのテキスト抽出機能を活用すると、テキスト情報を抽出してノートに保存できるため、名刺情報を手動で入力する手間を省くことができます。

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名刺を撮影する

Google Keepを使って名刺を撮影する場合は、Google Keepアプリを開いて新しいノートを作成します。カメラアイコンをタップし、名刺をカメラで撮影します。撮影したら、写真の確認ができるので、名刺情報がはっきりと写っていることを確認しましょう。

撮影時は、名刺全体が写るようにフレームに収め、文字や情報がぼやけたり切れたりしないように気をつけてください。撮影した名刺はノートに保存され、必要な情報を後で編集や整理できます。

名刺を検索する

Google Keepを使用して名刺を効率よく検索するには、タグを活用する方法が便利です。 名刺を保存する際に、関連するキーワードやカテゴリに対応するタグを付けます。例えば、取引先の名前や業界、イベント名などです。

タグはノートの下部にある「タグを追加」のオプションを選択して追加できます。 名刺を検索する際、Google Keepの検索バーにタグ名を入力します。すると、関連する名刺が一覧表示されます。タグを活用することで、特定の名刺を素早く見つけることが可能です。

データ化したいとき

Google Keepを使用して名刺のデータ化（画像のテキスト抽出）を行いたい場合は、画像内のテキストを抽出する機能を活用できます。これにより、手動で情報を入力する手間を省き、効率的に名刺情報をデータ化することが可能です。

まず、アップロードした名刺の画像を選択し、右クリック（またはタップ）して表示されるメニューから「テキストを抽出」を選択します。これにより、Google Keepは画像内のテキストを読み取り、テキストノートとして表示します。

テキスト抽出の結果を確認したら、必要に応じて修正を行ってください。抽出されたテキストが正確でない場合や、情報が欠落している場合は手動で編集することも可能です。

営業支援にもなるGoogle Keepの便利機能

Google Keepは名刺管理だけでなく、営業活動を効率的にサポートする機能も充実しています。例えば、ノートやタスクにラベルを付けることができるため、顧客ごとにラベルを設定し、営業活動の進捗やニーズを一目で把握できます。

 また、リマインダー機能を活用すれば、重要な商談やタスクの期限を見逃す心配はありません。さらに、共同編集もできるので、 営業チームで情報の共有やタスクの進捗管理を行えます。

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ラベル作成

ラベル分けを活用することで、名刺情報の整理や検索が効率的に行え、スムーズな業務遂行が可能です。まず、異なる顧客や取引先ごとにラベルを作成することで、名刺情報をカテゴリごとに分類できます。

新規の取引先や既存のクライアントなど、関係性に基づいてラベルを設定すれば、目的に合わせて情報を迅速に見つけることができます。

さらに、プロジェクトごとにラベルを設定することで、チームメンバー同士で名刺情報を共有しやすくなります。各ラベルごとに担当者を設定すれば、誰がどの名刺情報を管理しているのかも一目瞭然です。

リマインダー

名刺交換後のフォローアップやクロージングの日程管理、定期的な顧客タスクの確認などを行うためにリマインダー機能が活用できます。

名刺情報を基に設定したリマインダーに従って、取引先へのフォローアップをスケジュール通りに行うことができます。これにより、取引の進捗状況を見逃すことなく顧客との関係を築き上げることができます。

共同編集

Google Keepの共同編集機能は、同じノートやリストを複数のメンバーが同時に編集できる機能です。この機能を利用することで、営業チームやプロジェクトチームが同じ名刺情報を共有し、活用することができます。

チームメンバーは名刺情報を同時に編集できるので、リアルタイムで変更を確認しながら作業することができます。これにより、情報の不整合や誤解を防ぎ、チーム全体で一貫した情報を保つことが可能です。

Google Keepで名刺管理する際の注意点

Google Keepはシンプルながらも便利なツールですが、入力文字数に制限があることを理解しておく必要があります。また、Google KeepのOCR機能を用いて名刺の情報をテキスト化する際には、精度に限度があるため、OCR機能をフル活用したい場合には向きません。

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入力文字数制限

Google Keepには、入力文字数の制限があります。名刺情報は氏名、会社名、連絡先など多くの情報が含まれることが一般的です。しかし、Google Keepの制限により複数の名刺情報を1つのメモにまとめることが難しい場合があります。

そのため、必要な情報を簡潔にまとめ、要点を押さえた内容を記載することが求められます。制限を回避する方法として、複数のメモを活用したり、情報をカテゴリごとに整理することで情報の収集がスムーズに行えます。

OCR精度の限度

OCR（光学文字認識）とは、画像内のテキストを検出し、そのテキストをコンピュータが解釈できるテキストに変換する技術です。Google KeepもOCR技術を活用して、名刺の画像内の情報をテキストとして抽出することができます。

しかし、OCRは100%の正確性を保証するものではありません。特に、手書き文字やデザイン性の高いフォントが使われた名刺の場合、正確な文字認識が難しくなることがあります。そのため、誤った情報が抽出される可能性があることに気をつけなければいけません。

OCR機能をフル活用したいなら専用ソフトがおすすめ

Google KeepのOCR機能は便利ですが、より高度なOCR機能を求める場合、専用の名刺管理ソフトを検討することがおすすめです。こうした専用ソフトは、OCR技術を駆使して名刺情報を正確に抽出し、情報の管理をサポートします。

特に、スキャン機能を備えた名刺管理ソフトは、紙の名刺をデジタルデータに変換する際に高い精度を持っているため重宝します。これにより、手作業での情報入力の手間を大幅に軽減できます。

また、専用ソフトは多くの場合、データの整理やカテゴリ分け、重要な情報のハイライトなど、名刺管理に役立つさまざまな機能が備わっています。

Googleサービスと連携可能な名刺管理ソフトも

GoogleカレンダーやGoogleコンタクトなどのGoogleサービスと連携することで、さまざまな情報を一元管理できる名刺管理ソフトもあります。

例えば、名刺管理ソフトがGoogleカレンダーと連携している場合、名刺情報と予定を連動させることができます。また、Googleコンタクトとの連携ができれば、名刺情報をすぐにコンタクトリストに追加し、連絡先情報の整理も簡単にできます。

さらに、Googleドライブと連携して名刺画像をクラウド上に保存することで、どのデバイスからでもアクセスできるようになります。

まとめ

Google Keepは、シンプルで使いやすいメモアプリであり、その機能を上手に活用することで効率的な名刺管理が可能です。また、ビジネス活動全般に役立つツールでもあります。

タグやラベルを活用して名刺を分類し、必要な情報を迅速に見つけることができます。さらに、OCR機能を利用することで、名刺の画像からテキストを抽出し、データ化することも可能です。

また、営業支援にも役立つGoogle Keepの便利機能として、ラベル作成やリマインダー、共同編集機能などが挙げられます。これらの機能を活用することで、スムーズな情報共有やスケジュール管理が可能です。