個人間取引における電子契約書とは？メリットや作り方を解説

インターネットの普及により、個人間の取引が増え、電子契約書のニーズも高まっています。本記事では、個人間取引における課題や、電子契約書を利用するメリット・デメリットを踏まえ、電子契約書の作り方・電子書名のやり方を紹介します。

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目次

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1. 個人間取引でも電子契約書が使える
2. 個人間取引における主な課題
3. 契約書がトラブル防止につながる
4. 電子契約書とは
5. 電子契約書のメリット
6. 電子契約書のデメリット
7. 電子契約書の作り方
8. 無料の電子契約システムを利用する際の注意点
9. まとめ

個人間取引でも電子契約書が使える

企業でも個人でも、何か取引を行う際には契約書を交わすことが重要です。近年では、企業を中心に従来の紙の契約書ではなく、電子契約書を活用するケースが増えています。

電子契約書は個人間取引でも利用可能であり、売買や業務委託、金銭の貸し借りなど、さまざまな場面で活用できます。効率性や利便性の面から従来の紙の契約書に代わる手法として注目されており、契約書の作成から締結まですべて電子データ上で行うケースも多いです。

本記事では、個人間取引の課題や電子契約書の必要性を交えて、電子契約書の作り方などを解説します。

個人間取引とは

個人間取引とは、一般消費者同士がインターネット上でモノやサービスの売買契約、決済を行う取引形態のことで、「CtoC（Consumer To Consumer）」とも呼ばれます。

個人間取引の代表的なものとして、フリーマーケットや蚤の市での物品販売、自宅の一部を宿泊施設として提供する民泊サービスなどが挙げられます。

なお、個人間取引であっても、継続的に取引を行っている場合や収益の大きさによっては、個人事業主としての事業と見なされる可能性があります。また、年間の所得が一定額を超える場合には、確定申告が必要となるため注意しましょう。

個人間取引は契約書なしで合意・決済に至る場合が多く、それだけにさまざまなトラブルが発生しやすくなっています。特にやり取りする金額が大きい場合は、電子契約などを利用し、契約書を交わすことが望ましいです。

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個人間取引における主な課題

個人間取引においては、トラブルやセキュリティ面でのリスクなど、さまざまな課題もあります。ここからは、個人間取引における主な課題について解説します。

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トラブルが発生しやすい

個人間取引では、次のようなトラブルが目立ちます。

1. 商品に関すること：手元に届いた商品の種類や状態が想定と異なる・偽物だった
2. 支払いに関すること：代金が支払われない
3. 評価・口コミに関すること：不当に低い評価・悪い口コミを投稿される
4. 配送に関すること：配送事故で商品が手元に届かない・代金を支払ったのに商品が発送されない

個人間取引では事業者を介さずに取引を行うため、相手が信頼できる売主・買主かどうかは自分で判断しなければなりません。万が一悪質な売主・買主にあたれば、偽物を掴まされた・代金が支払われないといったトラブルに陥る恐れがあります。

セキュリティ対策が不十分な場合がある

個人間取引において電子契約を利用する場合、セキュリティ対策が不十分な点に注意が必要です。企業と比べて、個人のデバイスやネットワーク環境はセキュリティ対策が十分でないケースも多く、情報漏洩やデータ改ざんにつながるリスクがあります。

また、マルウェア感染やフィッシング詐欺などによって、契約情報や個人情報が盗まれる可能性も考えられます。特にメール経由で契約書をやり取りする場合は、偽サイトへの誘導などにも注意しましょう。

そのため、電子契約を安全に利用するためには、ウイルス対策ソフトの導入やパスワード管理の徹底、信頼できるサービスの利用など、セキュリティ対策を行うことが重要です。

配送時の責任の所在が曖昧

個人間取引では、配送中にトラブルが発生した場合の責任の所在が不明確になりやすい点も課題です。

例えば、販売者が問題のない商品を発送したにも関わらず、購入者から「商品が破損していた」として返金を求められるケースがあります。この場合、購入者が使用中に破損させたのか、配送中の事故によるものなのかを販売者側で判断することは困難です。

一方で購入者側においても、破損したのが発送前か配送中かを見極めるのは難しく、トラブルに発展しやすくなります。このように、配送過程で発生した問題について責任の所在が曖昧になりやすい点も、個人間取引における大きな課題といえます。

契約書がトラブル防止につながる

個人間取引では、上記のようなトラブルに遭遇しても原則として対応は自己責任となります。また、個人間取引は基本的に消費者保護規定から外れるため、法的な救済措置にもあまり期待できません。

そのような時、法的拘束力のある契約書を交わしている場合は、トラブルに対して契約内容に沿った法的措置が可能になります。個人間取引の多くは契約書なしでも成立しますが、自分にとって不利益な事態を避けるためにも、契約書の作成・締結が望ましいです。

個人契約書と法人契約書の違い

個人契約書と法人契約書は、契約の当事者が個人か法人かという違いはあるものの、基本的に契約の内容や法的効力に大きな違いはありません。契約は当事者同士の合意によって成立するため、個人・法人に関わらず同様に法的効力を持ちます。

一方で、法人契約書の場合は会社法や業法など、特定のルールが適用されるケースもありますが、契約そのものの効力が変わることはありません。

トラブルが発生しやすい個人間取り引きでは、あらかじめ個人契約書を交わしておくことで、リスクの低減につながります。近年は電子契約書も利用できるため、手間を抑えつつ契約を締結する手段として活用がおすすめです。

電子契約書とは

電子契約書とは、電子データ化された契約書のことです。システム上で契約書を作成し、そのまま電子署名を行って締結する形式が一般的ですが、紙の契約書をスキャンして電子データ化したものも含まれます。

従来、契約書を交わすには、パソコンで作成した契約書を印刷して押印し、先方に郵送するといったやり方が一般的でした。

対して電子契約では、契約書の作成から締結までをシステム上で完結できるため、場所や時間を問わず手続きを進められます。また、契約書の保管スペースの削減・契約書管理の効率化などにもつながります。

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金銭消費貸借契約書も電子契約できる

金銭消費貸借契約とは、消費貸借契約の中でも金銭のやりとりに特化した契約です。個人間では単なる「借用書」が交わされることも多いですが、これらの内容を示す契約書も、電子的な方法で作成できます。

消費貸借契約は民法587条に規定されており、「種類、品質および数量の同じ物を返す代わりに金銭、その他の物を受け取ることができるとする」ことを定めています。簡潔にいえば、借主から借りたモノと同等のモノまたはお金を返すためのルールです。

金銭消費貸借契約には、たとえば住宅ローンの他、個人間のお金の貸し借りが含まれます。金銭消費貸借契約書は従来、紙媒体での作成と署名・押印さらに収入印紙の貼付が必要でしたが、両者が合意すれば電子契約も認められています。

参考：民法　五百八十七条｜e-Gov 法令検索

電子契約書のメリット

電子契約書には、コストの削減・手続きの簡略化といったメリットがあります。より簡単に契約が結べるようになるため、個人でも行いやすい契約手法です。ここからは、電子契約書のメリットについて解説します。

コストを削減できる

電子契約書を導入することで、紙媒体の契約書にかかっていたさまざまなコストを削減できます。従来の紙契約では、契約書の作成から締結、保管までの各工程で費用が発生していました。

具体的には、以下のようなコストを削減できます。

1. プリントアウト代
2. インク代
3. 郵送代
4. （郵送用の）封筒代
5. 収入印紙
6. 契約書の保管コスト

電子契約では、これらの費用が不要または大幅に削減されるため、契約件数が多いほどコスト削減効果を大きく感じられるでしょう。

手続きを簡略化・効率化できる

電子契約を行う場合、紙の契約書に比べて、契約に関わる手続きを簡略化・効率化できます。紙媒体での契約書の締結には、手動での契約書の作成・印刷・押印・郵送といった作業が必要でした。また、契約書を受け取る側も、押印・郵送の手間がかかります。

電子契約書の場合は、システム上で作成した契約書にそのまま押印でき、ファイル化すればメールでの送信も可能です。そのため、従来のような印刷や手動での押印・郵送は不要になり、相手方も押印はシステムから行えます。

さらに、締結済みの契約書は、電子データとしてシステム上で保管できるため、従来のようなファイリング・整理・保管は不要になります。紙媒体の契約書の締結・管理と比べて工程数を大幅に省略できるため、個人事業主や一般消費者でも取り組みやすいでしょう。

電子契約書のデメリット

電子契約書にはデメリットもあります。電子契約書によるやり取りを検討する際は、あらかじめメリットとデメリットを理解しておきましょう。ここからは、電子契約書のデメリットについて解説します。

相手の同意が必要になる

電子契約を結ぶには、原則として相手の同意が必要です。もし相手が紙媒体での契約を望んだ場合は、電子契約は結べません。たとえば、相手がITツールに慣れていない・電子契約の有効性を疑っている場合などは、電子契約を拒否される恐れがあります。

相手の同意を得るには、電子契約の有効性・メリットを十分に説明することが大切です。あるいは、知名度の高い電子契約サービスを利用するのも良い方法です。

電子契約ができない契約もある

一部の契約については法律上「公正証書」での作成が義務付けられているため、一般的な電子契約サービスを利用して締結することはできません。代表的な例として、以下の契約が挙げられます。

1. 事業用定期借地契約
2. 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
3. 任意後見契約書

上記のような契約の締結には、紙媒体の公正証書が必要となるため、通常の電子契約とは異なる手続きが求められます。個人間契約ではこのような契約書が必要になるケースはほとんどないと思われますが、念のため覚えておくと安心です。

電子契約書の作り方

電子契約書の作り方は、紙媒体の契約書とさほど大きな違いはありません。大まかな流れは次の通りです。

【電子契約書の作り方】

1. Wordなどを利用して契約書を作る
2. 作成した契約書をPDF化する
3. 電子署名を付与
4. ③をメール等で先方と共有

電子契約書と紙の契約書で最も大きく異なるのは、③の「電子署名の付与」です。ここからは、電子契約における電子署名の意義や付与の仕方について解説します。

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電子署名の必要性

電子契約に法的効力を持たせるには、電子署名が必要です。電子署名とは、電子文書に付与される署名のことで、紙媒体の契約書の「署名」「押印」にあたります。

電子署名は主に次の2つの目的で利用されます。

1. 本人性：契約書の作成を本人が行ったことを示す
2. 非改ざん性（確実性）：契約書の内容が改変されていないことを示す

これらの仕組みにより、「誰が合意したのか」「内容が変更されていないか」を確認でき、確実に本人が契約を締結したという証拠性を担保できます。電子署名がなくても契約自体は成立しますが、法的効力が弱くなる恐れがあります。

そのため、トラブル防止や証明力の確保の面から、電子契約では電子署名を利用することが望ましいといえます。

電子署名のやり方

電子署名のやり方は、使用するツールによって異なります。どの方法を選ぶかによって、操作手順やセキュリティも変わるため、自分に合ったやり方を理解しておくことが重要です。

1. PDFファイル
2. WordやExcel
3. 電子契約システム

以下では、それぞれにおける電子署名のやり方について解説します。それぞれの特徴や手順を確認しながら、自分に合った方法を選びましょう。

PDFファイルに電子署名する

PDFファイルへの電子署名は、PDF編集ソフトを利用して行います。また、あらかじめ電子署名に使用するデジタルIDを準備しておくと、スムーズに手続きを進められます。

基本的な手順は以下のとおりです。

1. 「ツール」から「証明書」を選択
2. 「電子署名」を選択
3. 「証明済み文書として保存」の「OK」をクリック
4. カーソルが十字になる
5. 電子署名を行いたい場所をドラッグし、署名場所を作成
6. デジタルIDを設定
7. 「デジタルIDで署名」でIDを指定
8. デジタルID設定に利用したパスワードを入力
9. ファイルを保存

デジタルIDは任意で設定できますが、信頼性を高めたい場合は認証局にIDを発行してもらうのがおすすめです。なお、認証局でのID発行の際は、本人証明書類などの提出が必要です。発行までにはある程度時間がかかるため、前もって取得しておきましょう。

WordやExcel（エクセル）で電子署名する

WordやExcelでの電子署名の付与の仕方は次の通りです。なお、今回はWordのやり方をご紹介しますが、Excelでもほぼ同じ手順で行えます。

1. Wordを起動し、電子署名を付与したいデータを表示
2. 「ファイル」を選択し、ホーム画面を表示
3. 「情報」→「文書の保護」→「デジタル署名の追加」を選択
4. 「署名」ダイアログ ボックスで「契約の種類」を選択
5. 必要項目を入力
6. 「署名」を選択
7. 確認メッセージの「OK」を選択

なお、電子署名を付与した時点で編集はロックされます。改めて編集する場合は、情報バーの「編集する」を選択してください。

また、電子署名付与後に文書を編集した場合、電子署名は削除されます。編集後に改めて電子署名を付与しましょう。

電子契約システムを利用する

契約書に電子署名を付与するには、電子契約システムを利用する方法もあります。電子契約システムとは、契約書の作成・締結までの一連の流れをインターネット上で完結できるシステムです。

電子契約システムにおける電子署名には、主に次の3種類があります。

1. ローカル型電子署名（ローカル署名）：署名鍵を自分で用意・管理する
2. リモート型電子署名（リモート署名）：自分で用意した署名鍵をサービス提供事業者に預け、インターネット上で管理してもらう
3. クラウド型電子署名（クラウド署名）：サービス提供事業者が用意した鍵をインターネット上で管理してもらう

近年の主流はクラウド署名です。電子署名に必要な環境整備はすべてサービス提供事業者が行うため、ユーザーの負担が少ないのが特徴です。

また、多くの電子契約システムには、契約書テンプレートやワークフロー機能、検索・管理機能などが備わっています。そのため、知識が少ない方でも、適切な手順で電子契約を締結できます。

無料の電子契約システムを利用する際の注意点

電子契約システムの中には無料で利用できるものもあります。コストをできる限り抑えたい場合に有効ですが、無料システムにはいくつかの制限があるため、事前に内容を確認しておくことが重要です。

主な注意点は以下の通りです。

1. 契約できる件数に制限がある
2. 機能が簡素
3. 利用期間に制限がある
4. サポート体制やセキュリティ体制が十分でない

これらを踏まえたうえで、無料と有料どちらが良いか慎重に検討する必要があります。最初はお試しとして無料のものを使ってみて、その使用感から有料システムの費用対効果などを比較するのもおすすめです。

まとめ

個人間取引は気軽に行える一方、当事者同士のトラブルが起こりやすいのが難点です。トラブル発生時に相手に適切な対応を求めるためにも、契約書を交わしておきましょう。

電子契約書は従来の紙の契約書に比べて、作成・締結・管理の工程数が少なく、また紙代・インク代・保管スペースも削減できます。ただし締結には相手の同意が必要な点などに留意しておきましょう。

なお、電子契約書の作り方は紙媒体の契約書とほぼ同様ですが、法的効力を持たせるには電子署名の付与が必要です。電子契約システムを利用すれば、電子契約の知識がない方でも、適切な手順で電子署名の付与・契約の締結が行えます。

個人間取引でのトラブルに備えたい方は、ぜひ電子契約システムの利用を検討しましょう。