大容量ファイル送信の方法｜メールで送れないときの手順と業務での使い分け
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- メールで送れないときの送り方がわかる
- 4タイプの違いと選ぶ6つの基準がわかる
- 安全な運用と社内の確認の流れがわかる
大容量ファイル送信とは、メールに添付できないサイズのファイルを、ダウンロード用のURLやクラウド上の共有リンクを使って相手に渡すことです。個人のGmailで添付できるのは25MBまでで、それを超える動画や図面などは、圧縮や分割、Googleドライブなどのリンク共有、または大容量ファイル送信サービスで送ります。この記事では、メールで送る前に試せる方法、GmailやiPhoneでの送り方、送信サービス4タイプの使い分けと選ぶ基準、PPAP見直しを踏まえた安全な送り方、業務で困らないための社内ルールまでを整理します。
あなたの大容量ファイルの悩みはどのタイプ？ かんたん診断
Q1. 大きなファイルを渡したい相手はどちらですか？
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メールで送れない大きなファイルを、業務でどう受け渡すか
メールで送れない大きなファイルは、サイズと相手に合わせて、圧縮、リンク共有、大容量ファイル送信サービスのどれかで渡します。業務では、手段を選ぶ前に「送るファイルが最新版か」を社内で確認する流れが欠かせません。
メールの添付ファイルには上限があります。個人のGmailアカウントでは25MBまでで、仕事用のアカウントは管理者が上限を設定します。25MBを超えるファイルは添付されず、Googleドライブのリンクが自動でメールに追加されます。上限は送る側だけでなく受け取る側のメールサーバーにもあり、数百MBから数GBになる動画、高解像度の画像、CADの図面、印刷用データはメール添付では対応しきれません。さらに、メールに添付したファイルは送信後に取り消せないため、誤送信した場合に回収する手段がありません。
ここで多くの会社がつまずくのは、送る手段そのものより、その手前です。社外に出すファイルは、もとは社内の誰かの手元にあるデータです。確認依頼がメールの添付で回り、修正のたびに「最終」「最終2」とファイルが増え、どれを送るのか分からなくなる。この状態では、どれほど高機能な送信サービスを使っても、古い版を送ってしまう失敗は防げません。次の章以降で送り方と選び方を整理する前に、まず「送る前の社内の流れ」を決めておくと、後の手段選びがぶれません。
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メールで送る前に試せる方法｜圧縮・Gmail・iPhone・共有リンク
メールの上限を超えたときは、まず圧縮、次にGmailのドライブリンクやiPhoneのMail Dropといった標準の機能を試し、それでも足りない場合や管理が必要な場合に送信サービスを使います。どの方法にも向く場面と限界があるため、送るデータの大きさと相手の環境で選びます。
| 方法 | 向いている場面 | 限界 |
|---|---|---|
| 圧縮(ZIPなど) | 文書や表計算のファイルを、メールの上限ぎりぎりで送りたい場合 | JPEG画像やMP4動画はもともと圧縮されており、ほとんど小さくならない |
| Gmailのドライブリンク | 個人のGmailで、25MBを超えるファイルを送る場合 | 受け取る人がファイルを開けるかは、Googleドライブの共有設定に左右される |
| iPhoneのMail Drop | iPhoneのメールアプリから、最大5GBまでのファイルを送る場合 | 受け取れる期間は送信後30日間。相手のメール環境の上限が小さいと届かないことがある |
| クラウドストレージの共有リンク | 同じ相手と継続してやり取りし、修正版を共有する場合 | 共有を解除しない限りアクセスできる状態が続く |
| 大容量ファイル送信サービス | 一回きりの納品や、数GB以上のデータを渡す場合 | サービスごとに容量・保存期間・管理機能が異なり、相手が使えるかの確認が必要 |
圧縮と分割で小さくする
Windowsではファイルやフォルダを選んで右クリックし、「送る」から圧縮(ZIP形式)フォルダーを作れます。複数のファイルを1つにまとめられ、受け取る側は展開するだけで元に戻せます。ただし、圧縮でどこまで小さくなるかはファイルの種類によって大きく変わります。文書や表計算のファイルは小さくなりやすい一方、JPEG画像やMP4動画はほとんど変わりません。画像は撮影時の解像度を下げると容量を減らせますが、印刷用の入稿データのように品質を落とせないものには使えません。
ファイルを複数に分割して送る方法もありますが、受け手がすべてを受け取って結合する手間がかかり、ひとつでも欠けると開けません。ビジネスの場面では、分割送信よりも次に説明するリンク共有のほうが受け手の負担は少なく済みます。
Gmailで25MBを超えるとき
個人のGmailアカウントの添付ファイルの上限は25MBで、複数のファイルを添付する場合は合計で25MBまでです。上限を超えると、添付ファイルが自動的に削除され、Googleドライブのリンクとしてメールに追加されます。仕事用や学校用のアカウントでは、添付ファイルの送信制限と受信制限をGoogle Workspaceの管理者が設定するため、自社と取引先で上限が異なることがあります。リンクで送る場合は、受け取る人が開けるように共有設定を確認してから送りましょう。
iPhoneで大容量ファイルを送るとき
iPhoneのメールアプリには、大きな添付ファイルをiCloudのMail Dropで送る機能があります。Mail Dropで送れるのは最大5GBまでで、添付ファイルはiCloudのストレージ容量を消費しません。受け取る人がダウンロードできるのは、送信後30日間です。他社のメールアカウントから送る場合は、Mail Dropを使うかどうかを確認されます。5GBを超える場合や、フォルダをそのまま送りたい場合は、圧縮してから送るか、クラウドストレージの共有リンクや大容量ファイル送信サービスを使います。
大量のデータや1GBを超える動画を送るとき
ファイルの数が多い場合は、フォルダごとにZIPなどで1つにまとめてからリンク共有にすると、相手が1回の操作で受け取れます。1つひとつが大きい動画や図面は、圧縮しても小さくならないため、クラウドストレージの共有リンクか大容量ファイル送信サービスを使います。回線が細い環境ではアップロードに時間がかかるので、相手の受け取り期限から逆算して、余裕を持って送信を始めましょう。
大容量ファイル送信サービス4タイプの特徴と使い分け
大容量ファイルを送るサービスは、ストレージ共有型、転送専用型、圧縮送信型、メール拡張型の4タイプに整理すると選びやすくなります。それぞれ得意な場面が異なるため、送るデータの大きさとやり取りの頻度で使い分けるのが基本です。なお、メールの添付、送信サービス、クラウドストレージは、データの残り方が違います。メールは相手の受信箱に残り続け、送信後に取り消せません。送信サービスは保存期間が過ぎると自動で削除されることが多く、クラウドストレージは削除するまで保存され続けます。
| タイプ | 仕組み | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| ストレージ共有型 | クラウドストレージに保存したファイルの共有リンクを発行する | 同じ相手と継続的にやり取りし、修正版を何度も共有する場合 | 共有設定を解除し忘れると、不要になった後も閲覧できる状態が続く |
| 転送専用型 | 一時的にアップロードしたファイルのダウンロードURLを送る | 一回きりの納品や、数GB以上のデータの受け渡し | 保存期間を過ぎると相手が受け取れなくなる |
| 圧縮送信型 | ファイルを圧縮・分割して容量を小さくしてから送る | メール上限をわずかに超える程度のデータ | 画像や動画はもともと圧縮されており、ほとんど小さくならない |
| メール拡張型 | メールに添付したファイルを自動でサーバーに置き換え、URLに変換して送る | 社員にいつも通りメールを使ってもらいながら、添付を一律に管理したい場合 | メールサーバーやメールソフトとの連携設定が必要になる |
ストレージ共有型
オンラインストレージに置いたフォルダやファイルに共有リンクを発行し、相手に閲覧やダウンロードを許可する方法です。制作物の修正を何度も重ねる案件のように、同じ相手と継続してやり取りする場面に向いています。相手が編集権限を持てば、送り直しをせずに最新版を一か所で確認できます。一方で、共有を解除しない限りアクセスできる状態が続くため、案件の終了時に共有設定を見直す運用が欠かせません。ストレージそのものの種類や選び方は、ファイルストレージとは？種類・費用・選び方と失敗しない運用のポイントを解説で整理しています。
転送専用型
一般に「ファイル便」と呼ばれるタイプで、ファイルをアップロードしてダウンロードURLを相手に送ります。保存期間が過ぎると自動で削除されるため、相手の手元以外にデータが残りにくいのが特長です。会員登録なしで使える無料サービスも多く、手軽さでは最も優れています。法人向けの有料版では、宛先の制限、承認機能、送受信ログ、ウイルスチェックなどの管理機能が加わります。無料の転送サービスの使い方と保存期間は無料の大容量ファイル転送サービスとは？使い方・保存期間・業務利用の注意点をわかりやすく解説で、会員種別ごとの無料の範囲と有料・法人プランへ切り替える目安はファイル転送サービスは無料のままで足りる？有料・法人プランへ切り替える目安で扱っています。サービスどうしの比較はファイル転送サービスのおすすめ6選｜選ぶ際の比較ポイントも解説を参考にしてください。
圧縮送信型
ZIPなどの形式でファイルを圧縮したり、複数に分割したりして、メールで送れる大きさに収める方法です。追加のサービスを使わずに済むのが利点ですが、圧縮の効果はファイルの種類で大きく変わるため、動画や高解像度の画像が中心の業務には向きません。
メール拡張型
メールに添付されたファイルを、送信時に自動でサーバーに保管し、本文にダウンロードURLを差し込んで送る仕組みです。社員の操作はふだんのメール送信と変わらないため、新しいツールの使い方を覚えてもらう必要がありません。添付ファイルの送信を会社として一律に管理でき、誤送信時にダウンロードを止められる製品もあります。導入にはメールサーバーとの連携が必要なため、情報システム担当者の関与が前提になります。
大容量ファイル送信サービスを選ぶ6つの基準と、無料版・有料版の違い
選ぶときは、容量、転送速度、保存期間、セキュリティ、操作性、サポート体制の6点を、自社が送るデータと相手の環境に当てはめて確認します。機能の多さで選ぶより、実際の業務で困っている点を解決できるかを基準にするのが失敗しないコツです。
| 基準 | 確認すること | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| 容量 | 1ファイルあたりの上限と、契約全体の総容量や総転送量の両方 | 過去に送った最大のファイルサイズと、月間で送る総量を先に調べていない |
| 転送速度 | アップロードとダウンロードにかかる時間 | 公表値は理論上の速度。自社の回線と相手の地域で、試用期間に実測する |
| 保存期間 | 送信ごとに期間を指定できるか、受け取り後に手動で削除できるか | 短すぎると相手の休暇明けに期限切れになり、長すぎると不要なデータが残る |
| セキュリティ | 通信の暗号化、ダウンロードパスワード、ウイルスチェック、送受信ログ、上長承認、宛先の制限 | 事業者のISMS(ISO/IEC 27001)やプライバシーマークなどの第三者認証の有無 |
| 操作性 | 送る側の手順の少なさと、受け取る側が会員登録なしで受け取れるか | 相手の会社が、特定のサービスへのアクセスを禁止していることがある |
| サポート体制 | 対応時間、連絡手段、日本語のマニュアルやFAQ | 納品直前のトラブルに、すぐ問い合わせられるか |
無料版でできること・できないこと
無料版でも、数GB程度のファイルを登録なしで送れるサービスは珍しくありません。ただし、保存期間が短い、広告が表示される、パスワード以外の管理機能がない、送信履歴を会社として確認できないといった制限があるのが一般的です。社員が個人の判断で無料サービスを使うと、会社が把握していない経路でデータが社外に出ていく、いわゆるシャドーITの状態にもなりかねません。個人情報や取引先の機密を含むデータは、有料版の管理機能が使えるサービスを会社として決めておくほうが安全です。
有料版の料金体系
具体的な金額はサービスや時期によって変わるため、最新の料金は必ず各社の公式サイトで確認してください。料金の体系は、次の4つに大きく分かれます。
| 料金体系 | 内容 | 向いている会社 |
|---|---|---|
| ユーザー数課金 | 利用するアカウント数に応じて月額料金が決まる | 送信する社員が限られている会社 |
| 容量課金 | 保存できる容量の大きさで料金が決まり、ユーザー数は無制限のことも多い | 多くの社員が少しずつ使う会社 |
| 従量課金 | 送信回数やデータ量に応じて料金が変わる | 送信の頻度に波がある会社 |
| オンプレミス型(自社サーバーに構築するシステム) | 自社サーバーに構築し、初期費用と保守費用がかかる | データを社外のクラウドに置けない規定がある会社 |
比較するときは、月額料金だけでなく、1回あたりに送れる容量、保存期間の上限、承認やログなどの管理機能がどのプランから使えるか、契約期間の縛りがあるかをあわせて確認しましょう。費用の目安や比較の全体像は、大容量ファイル転送とは？送る方法・選び方・費用相場をわかりやすく解説に任せ、この記事では「自社の使い方に必要な管理機能」から逆算する考え方を扱います。
導入の進め方｜小さく試してから広げる
導入では、いきなり全社に展開せず、大容量ファイルを頻繁に送る部署から小さく始めるのが無難です。トライアル期間がある場合は、日常的に送るサイズのファイルで速度を実測し、主要な取引先が実際に受け取れるかを確認します。そのうえで、使ってよいデータの範囲、保存期間の標準値、パスワードの伝え方を1枚のルールにまとめ、周知してから本格運用に移ります。
安全に送るための運用｜PPAPの見直し・パスワード・受け取る側の確認
大容量ファイルを安全に送るには、サービスの機能に加えて、URLとパスワードを別の経路で伝える、送る前に相手の了承を得る、受け取る側も送信元を確認する、という運用が必要です。
パスワード付きZIPの見直し
暗号化したZIPファイルをメールに添付し、パスワードを別のメールで送る方法は、同じ経路で送るため盗み見に対する効果が限られます。2020年11月24日の記者会見で、当時の内閣府特命担当大臣が、ZIPファイルの送付と同じ経路でパスワードを自動で送る方式を、内閣府・内閣官房で廃止する方針を示し、他の府省庁にも促すと述べています。大容量ファイル送信サービスは、この方法の代わりとしても使われています。
URLとパスワードの伝え方、送る前の了承
ダウンロードURLを送ったメールとは別の手段で、パスワードを伝えます。電話やチャットなど、メールとは異なる経路を使えば、メールを誤送信した場合でも、ファイルを開かれるリスクを抑えられます。宛先制限や上長承認の機能があるサービスなら、パスワードに頼らない運用もできます。また、個人情報や取引先の機密を含むファイルは、送る前に相手の了承を得て、使うサービスと受け取り方法を合意しておくとトラブルを避けられます。相手の会社が特定のサービスを禁止している場合もあるため、初回の取引前に、利用できる受け渡し方法を確認しておきましょう。
受け取る側が確認すること
受け取る側も、ダウンロードURLが届いたら、送信者のアドレスと本文の内容に心当たりがあるかを確認します。普段やり取りしない相手から突然URLが届いた場合や、本文と関係のないファイルが含まれている場合は、開く前に送信者へ別の経路で確認しましょう。保存期間が過ぎると受け取れなくなるため、期限の日付も控えておきます。会社として、不審なURLを見つけたときの連絡先を決めておくと、判断が個人任せになりません。
総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」やIPA(独立行政法人情報処理推進機構)の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、クラウドサービスの利用やデータの持ち出しに関する考え方を整理しているので、社内ルールを作る際の参考になります。個人情報を含むデータを送る場合は、個人情報保護法に基づく安全管理措置の観点からも、送信方法や保存期間を社内で定めておくことが求められます。なお、ここでの説明は一般的な情報であり、法的助言ではありません。具体的な対応は、必要に応じて専門家に確認してください。
大容量ファイル送信でよくある失敗パターン
大容量ファイル送信のトラブルの多くは、サービスの性能ではなく、使い方の運用ルールが決まっていないことから起こります。よくある失敗と、その改善策を整理します。
| 失敗パターン(Before) | 起きること | 改善策(After) |
|---|---|---|
| URLとパスワードを同じメールで送る | メールを誤送信した時点で、ファイルも相手以外に開かれてしまう | パスワードは電話やチャットなど別の手段で伝えるか、宛先制限のある機能を使う |
| 保存期間を確認せずに送る | 相手が休暇明けに開いたときには期限切れで受け取れない | 相手の予定に合わせて期間を設定し、本文に期限を明記する |
| 社員がそれぞれ無料サービスを使う | 誰が何を社外に送ったか、会社として把握できない | 会社として使うサービスを決め、利用ルールを周知する |
| 最新版か確認せずに送る | 修正前のデータが納品され、送り直しや作業のやり直しが発生する | 社内でファイルの保管場所と版の管理ルールを決めておく |
| 相手の受け取り環境を確認しない | 相手の社内ルールでサービスのURLが開けない | 初回の取引前に、利用できる受け渡し方法を相手に確認する |
特に4つ目の「最新版の取り違え」は、送信サービスを変えても解決しません。原因は送信の手段ではなく、社内のファイル管理にあるためです。ファイル名に日付や版番号を付けるルールを決める、確認依頼をメールの添付ではなく案件ごとの1か所に集める、共有の保管場所を一本化するといった社内側の対策と組み合わせることで、送信ミスそのものを減らせます。セキュリティを重視した法人向けのファイル転送サービスの選び方は、セキュリティ重視の法人向けファイル転送サービスとは｜暗号化・アクセス制限の選び方も参考にしてください。
ここまでの内容を踏まえて、自社の大容量ファイルの受け渡しが今のやり方で足りているかを、次のセルフチェックで確認できます。
大容量ファイルの受け渡し、今のやり方で大丈夫？セルフチェック
当てはまるものを選んでください(登録不要)
業種別に見る大容量ファイル送信の活用シーン
大容量ファイル送信の使い方は業種によって異なり、送るデータの種類と相手との関係に合わせてタイプを選ぶと運用が安定します。代表的な業種の例を整理します。
| 業種 | 送る主なデータ | 向いているタイプ | 運用のポイント |
|---|---|---|---|
| デザイン・印刷 | 入稿データ、高解像度の画像 | 転送専用型 | 入稿先が指定するサービスがあればそれに合わせる |
| 動画制作 | 編集前の素材、完成動画 | ストレージ共有型、転送専用型 | 修正確認はストレージ共有、最終納品は転送専用と使い分ける |
| 建設・設計 | CAD図面、現場写真 | ストレージ共有型 | 協力会社が多いため、案件ごとにアクセスできる範囲を分ける |
| 製造 | 設計データ、仕様書 | 転送専用型(管理機能付き) | 技術情報を扱うため、承認とログの記録を重視する |
| 士業・コンサルティング | 決算資料、契約関連の書類 | メール拡張型、転送専用型 | 個人情報を含むことが多く、保存期間を短めに設定する |
| 自治体の委託先・公共関連 | 住民や事業者の情報を含むデータ | 発注元が認めたサービス | 発注元の情報セキュリティの規程で、使えるサービスが決められていることがあるため、先に確認する |
建設業や動画制作のように、ひとつの案件に多くの関係者が関わり、同じデータを何度も修正する業種では、送信サービスだけで受け渡しを完結させようとすると、どれが最新版か分からなくなりがちです。社外とのやり取りは送信サービスで、社内での確認依頼と共有はビジネスチャットなどの共有の場で、と役割を分けると整理しやすくなります。案件ごとに確認の場とフォルダを分け、閲覧できる人を絞っておくと、送る前の準備にかかる時間も、送り間違いのリスクも小さくできます。
たとえば製造業の事例では、グループチャットに関連するシートやドキュメントのURLを概要欄に貼り、すばやくアクセスできるようにしている運用が紹介されています。送るファイルの置き場所と確認の場を結びつけておく工夫の一例です。大容量ファイルを送る前の確認依頼を、案件ごとのチャットとタスクにまとめたい場合は、Chatworkの詳細を確認してみてください。
よくある質問(FAQ)
Q1. 大容量のファイルをメールで送るにはどうすればよいですか？
A. 個人のGmailなら添付の上限は25MBで、超えるとGoogleドライブのリンクが自動で追加されます。ほかに、ファイルをZIPなどで圧縮する、クラウドストレージの共有リンクをメールに書く、大容量ファイル送信サービスのダウンロードURLを知らせる、といった方法があります。数GBを超える場合や管理が必要な場合は、送信サービスが向いています。
Q2. iPhoneで大容量ファイルを送信するにはどうすればよいですか？
A. メールアプリで添付が大きいと、iCloudのMail Dropで送る提案が出ます。Mail Dropは最大5GBまで送れ、受け取る人がダウンロードできるのは送信後30日間です。5GBを超える場合や、相手のメール環境の上限が小さい場合は、クラウドストレージの共有リンクや大容量ファイル送信サービスを使います。
Q3. 大量のデータを送信するにはどうすればよいですか？
A. ファイルの数が多いときは、フォルダごとにZIPなどで1つにまとめ、リンク共有で渡すと、相手の受け取りが1回で済みます。動画や図面のように1つが大きいときは、圧縮してもほとんど小さくならないため、クラウドストレージの共有リンクか送信サービスを使い、相手の受け取り期限から逆算して送信を始めます。
Q4. 無料の大容量ファイル送信サービスを仕事で使っても問題ありませんか？
A. 社内ルールで認められていれば使えますが、保存期間が短い、広告が表示される、送信履歴を会社として管理できないといった制限があります。機密情報や個人情報を送る場合や、送信の頻度が高い場合は、管理機能のある有料サービスを会社として導入するほうが安心です。
Q5. ダウンロード用のパスワードはどう伝えればよいですか？
A. URLを送ったメールとは別の手段で伝えるのが基本です。電話やチャットツールなど、メールとは異なる経路を使えば、メールを誤送信した場合でもファイルを開かれるリスクを抑えられます。宛先制限機能のあるサービスなら、パスワードに頼らない運用もできます。
Q6. 送信ミスを減らすために社内でできることはありますか？
A. 会社として使う送信サービスを決めること、ファイル名に日付や版番号を付けるルールを作ること、確認依頼を1か所に集めることが有効です。送信ミスの多くは最新版の取り違えから起こるため、確認依頼と共有をメール添付から移す方法として、Chatworkのようなビジネスチャットの資料を確認するのも一案です。
まとめ
大容量ファイル送信は、メールに添付できない大きなデータを、リンクやダウンロードURLを通じて受け渡す方法です。最後に、導入や見直しの際に押さえておきたい点を整理します。
- メールで送れないときは、圧縮、GmailやiPhoneの標準機能、クラウドの共有リンクの順に試す
- 数GB以上のデータや管理が必要な場面では、転送専用型などの大容量ファイル送信サービスを選ぶ
- 容量、転送速度、保存期間、セキュリティ、操作性、サポート体制の6つの基準で比べ、実環境で試す
- URLとパスワードは別の経路で伝え、送る前に相手の了承と社内ルールを確認する
- 無料サービスを使う範囲を決め、会社として使うサービスを周知する
- 送る前の確認依頼や共有をメール添付から移す方法として、Chatworkなどビジネスチャットの資料を確認する
送信サービスを選ぶことと、送る前の社内の確認の流れを整えることは、セットで考えると効果が高まります。自社の業務で送っているデータの大きさと頻度、そして送る前に誰がどのファイルを確認しているかを書き出すところから始めてみてください。
参考文献
- 総務省「テレワークにおけるセキュリティ確保」(テレワークセキュリティガイドライン第5版)https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/telework/
- 独立行政法人情報処理推進機構(IPA)「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/about.html
- 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/
- 内閣府「平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日」https://www.cao.go.jp/minister/2009_t_hirai/kaiken/20201124kaiken.html
- Gmail ヘルプ「Gmail のメールにファイルを添付して送信する」https://support.google.com/mail/answer/6584?hl=ja
- Apple サポート「Mail Dropの制限」https://support.apple.com/ja-jp/108329
- Chatwork「株式会社モリチュウ 導入事例」https://go.chatwork.com/ja/case/morichu.html
