承認業務を効率化できる経費精算システムおすすめ15選【2026年最新/比較表付き】

経費精算の承認業務は、紙やメールによる運用の場合、承認待ち・差し戻し・進捗確認などに多くの時間がかかることがあります。本記事では、承認フローの基本や経費精算システムを導入するメリット、選び方、承認業務の効率化につながるポイントなどを解説します。

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目次

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1. 経費精算システムの始め方
2. 経費精算システムの承認フローとは
3. 経費精算システムを導入して承認業務を効率化するメリット
4. 承認業務を効率化できる経費精算システムの選び方
5. おすすめの承認業務を効率化できる経費精算システム15選
6. 【比較表】承認業務を効率化できる経費精算システム
7. その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムの始め方

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経費精算の承認業務でよくある課題

経費精算の承認業務では、承認待ちや差し戻し、進捗確認などに多くの時間がかかるケースがあります。特に紙やメールで運用している場合は、承認状況を把握しにくく、申請者・承認者・経理担当者それぞれの負担が大きくなりがちです。

ここでは、経費精算の承認業務でよくある課題について解説します。 

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承認待ちで精算が進まない

経費精算では、承認者の不在や確認漏れなどにより申請が滞留し、精算までに時間がかかることがあります。紙やメールで承認を行う運用では、承認依頼に気付くまで時間がかかったり、外出や出張中は確認できなかったりするケースも少なくありません。

承認が遅れると、申請者への交通費や経費の支払いが遅れるだけでなく、経理担当者も会計処理を進められなくなります。承認待ちが増えるほど、月末や月初に業務が集中しやすくなり、経費精算業務全体の効率低下にもつながるでしょう。 

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紙やメールでの確認に時間がかかる

紙の申請書やメールで経費精算を承認している場合は、申請内容の確認や承認作業に時間がかかりやすくなります。紙の申請書は回覧や押印が必要となり、承認者が不在の場合は手続きが止まってしまうことも少なくありません。メールによる承認も添付ファイルの確認や返信漏れが発生しやすく、やり取りが増えるほど管理は複雑になります。

申請内容を過去の履歴と照らし合わせる作業にも手間がかかるため、申請者・承認者・経理担当者の負担が大きくなり、承認業務の効率が低下しやすいです。

差し戻しが多く何度もやり取りが発生する

経費精算では、入力漏れや金額の誤り、領収書などの証憑の不足によって、申請が差し戻されることがあります。差し戻しが発生すると、申請者は内容を修正して再申請する必要があり、承認者も再度内容を確認しなければなりません。

同じ申請を何度も確認することで、申請者・承認者・経理担当者の作業負担が増え、経費精算にかかる時間も長くなります。差し戻しが繰り返されるほど業務効率は低下し、月末など申請が集中する時期には、承認業務全体の遅延につながる可能性があります。 

承認状況がわからず問い合わせが増える

紙やメールで経費精算を運用している場合は、申請がどこまで承認されているのかを把握しにくく、「承認は済んでいますか」「いつ精算されますか」といった問い合わせが増えやすくなります。そのたびに承認者や経理担当者が申請状況を確認する必要があり、本来の業務に割く時間が減ってしまいます。

また、問い合わせ対応が増えることで、承認業務そのものが遅れる悪循環に陥ることもあります。申請状況をリアルタイムで確認できないことは、経費精算業務の効率を下げる大きな要因の一つです。 

経費精算システムの承認フローとは

経費精算システムの承認フローとは、経費の申請から承認、経理確認、精算までの一連の流れをシステム上で管理する仕組みです。承認ルートをあらかじめ設定することで、申請内容が適切な担当者へ自動で送られ、スムーズに承認を進められます。

ここでは、経費精算システムにおける承認フローの基本的な流れや、システム化するメリットについて解説します。

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承認フローの基本的な流れ

一般的な経費精算の承認フローは、従業員が経費を申請し、上長が内容を確認・承認した後、経理担当者が最終確認を行い、精算や会計処理へ進む流れです。企業によっては、部門長や管理職による承認追加など、複数段階の承認フローを採用しているケースもあります。

経費精算システムでは、あらかじめ設定した承認ルートに沿って申請が自動で回付されるため、担当者を都度確認する必要がありません。申請から精算までの進捗もシステム上で確認できることから、承認漏れや手続きの遅延を防ぎやすくなります。 

承認フローをシステム化するメリット

承認フローをシステム化すると、申請内容に応じて承認ルートを自動で振り分けられるため、手作業による回覧や承認依頼の手間を削減できます。承認依頼や未対応の通知を自動で送信できるシステムも多く、確認漏れや承認忘れの防止も可能です。

さらに、申請の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、「誰が承認中なのか」「どこで止まっているのか」をすぐに把握できます。承認業務の見える化が進むことで、問い合わせ対応や確認作業の負担も軽減され、承認スピードの向上や人的ミスの防止、経費精算業務全体の効率化につながります。 

経費精算システムで承認業務を効率化できる理由

経費精算システムには、承認業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。オンラインでの申請・承認や承認状況の見える化、通知機能などを活用することで、承認にかかる時間や担当者の負担を軽減できます。

ここでは、経費精算システムによって承認業務を効率化できる主な理由を解説します。

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オンラインでの申請・承認

経費精算システムでは、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンから経費の申請や承認を行えます。そのため、オフィスだけでなく出張先や外出先、自宅など場所を問わず承認業務を進めることが可能です。

紙の申請書を回覧したり押印したりする必要がないため、承認者の不在による業務の停滞防止に効果的です。また、営業担当者や管理職など外出が多い従業員でも、空き時間を利用して申請内容を確認・承認できることから、承認までの時間を短縮にもつながります。

このように、テレワークを導入している企業や複数拠点を運営している企業の場合、場所に左右されず同じ手順で承認業務を行える点もメリットです。申請から承認までの流れをオンライン化することで、経費精算全体がスムーズになるでしょう。

承認状況をリアルタイムで把握

経費精算システムでは、申請が現在どの段階まで進んでいるのか、誰が承認を担当しているのかをリアルタイムで確認できます。申請者・承認者・経理担当者が同じ情報を共有できるため、「現在どこで止まっていますか」といった問い合わせの削減につながります。

紙やメールで運用している場合のように、申請書の所在を確認したり、担当者へ個別に連絡したりする手間も削減できます。申請状況が見える化されることで、進捗確認の負担が軽減されるだけでなく、承認業務全体を計画的に進めやすくなります。 

通知機能で承認漏れを防止

多くの経費精算システムには、承認依頼や未処理案件を自動で通知する機能が搭載されています。新しい申請が届いた際や一定期間承認されていない案件がある場合に、メールやアプリなどで通知を受け取れます。

承認者が外出中やテレワーク中でも通知を確認できるため、申請に気付きやすく、空いた時間に承認作業を進められます。経理担当者も未処理案件を一覧で確認しやすくなるため、個別に催促する手間を減らせます。通知機能を活用することで、承認業務の停滞を防ぎ、経費精算のリードタイム短縮や業務効率化につながるでしょう。 

承認ルートの自動化

経費精算システムでは、部署や役職、申請金額などの条件に応じて承認ルートを自動で設定できます。申請内容に合わせて適切な承認者へ自動で回付されるため、手作業で指定する必要がなくなり、申請先の誤りや承認漏れの防止につながります。

企業ごとの承認ルールに合わせて、複数段階の承認フローを設定できるシステムも多く、部門長や役員による承認が必要なケースにも柔軟に対応できます。

人事異動や組織変更があった場合も設定を変更するだけで、新しい承認ルートへ反映し、運用ルールを維持しやすい点もメリットです。承認ルートを自動化することで、手作業によるミスや管理負担を軽減し、承認業務全体を効率的かつ正確に運用できるようになります。

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経費精算システムを導入して承認業務を効率化するメリット

経費精算システムを導入すると、承認業務のスピード向上だけでなく、経理担当者の負担軽減や申請ミスの防止など、さまざまなメリットが期待できます。ここでは、経費精算システムを導入して承認業務を効率化する主なメリットを紹介します。 

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承認時間を短縮できる

経費精算システムを導入すると、申請から承認までの流れをオンライン化できるため、承認にかかる時間を短縮できます。例えば、紙の申請書を回覧したり、メールで承認依頼を送ったりする必要がなくなり、承認者へ申請内容が自動で通知されます。

承認者はパソコンやスマートフォンから内容を確認し、その場で承認や差し戻しを行えるため、外出中や出張中でも承認業務を進められます。承認状況もリアルタイムで確認できることから、どこで申請が止まっているかを把握しやすくなり、経費精算業務全体をスムーズに進められるでしょう。 

経理担当者の負担軽減につながる

経費精算システムを導入すると、経理担当者が行う進捗確認や承認状況の確認、申請者への催促などの業務を効率化できます。承認状況をシステム上でリアルタイムに確認できるため、申請の進捗を一件ずつ確認したり、個別に連絡したりする手間を減らせます。

また、承認済みのデータを会計システムへ連携できるシステムであれば、仕訳入力や転記作業も削減でき、入力ミスの防止にもつながります。日常的な確認作業や事務処理の負担が軽くなることで、月次決算や予算管理、経営分析など、より付加価値の高い業務へ時間を充てやすくなるでしょう。 

申請ミスや不正を防止できる

経費精算システムには、入力内容のチェック機能や承認履歴の管理機能など、不備や不正申請を防ぐための機能が搭載されています。必須項目の入力漏れや金額の誤り、証憑の添付漏れなどを申請時に確認できるため、不備のある申請を減らしやすくなります。

経路検索による運賃の自動計算や定期区間の自動控除、重複申請のチェックなどに対応している場合、交通費申請の正確性も向上するでしょう。

また、申請や承認の履歴がシステム上に記録されるため、誰がいつ承認したのかを簡単に確認でき、内部統制の強化にもつながります。その結果、不正や人的ミスを防止しながら、安心して経費精算業務を運用できるでしょう。 

テレワークや出張中でも承認可能

経費精算システムは、インターネット環境があれば場所を問わず利用できるため、テレワーク中や出張中でも経費の申請・承認を行えます。承認者がオフィスにいなくても、パソコンやスマートフォンから申請内容を確認し、その場で承認や差し戻しが可能です。

紙の申請書を回覧したり、出社を待ったりする必要がないため、承認待ちによる業務の停滞を防ぎやすくなります。また、営業担当者や管理職など外出の多い従業員も、移動時間や空き時間を利用して承認業務を進められるため、経費精算のスムーズ化につながります。

働く場所を問わず同じ承認フローを利用できることから、テレワークやハイブリッドワークを導入している企業でも、安定した承認体制を維持しやすい点がメリットです。 

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承認業務を効率化できる経費精算システムの選び方

経費精算システムは製品によって搭載されている機能や対応できる運用が異なるため、自社の業務に合ったものを選ぶことが重要です。ここでは、承認業務を効率化するために確認しておきたいポイントを解説します。 

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自社の承認フローに対応できるか

経費精算システムを選ぶ際は、自社で運用している承認フローに対応できるかを確認しましょう。企業によっては、上長承認だけでなく部門長や役員による承認が必要な場合や、申請金額によって承認者が変わるケースも少なくありません。

こうしたルールをシステム上で柔軟に設定できれば、現在の運用を大きく変更することなく導入できるでしょう。また、組織変更や人事異動が発生した際に、承認ルートを簡単に変更できるかも重要な比較ポイントです。

自社の承認ルールを正確に再現できるシステムを選ぶことで、導入後の運用負担を抑えながら、承認業務をスムーズに進められます。 

スマホから承認できるか

経費精算システムを選ぶ際は、スマートフォンから申請や承認を行えるかも確認しておきましょう。営業担当者や管理職など外出が多い従業員は、オフィスに戻るまで承認作業を行えないケースがあります。

スマートフォンに対応したシステムであれば、出張先や移動中、リモートワーク中でも申請内容を確認し、その場で承認や差し戻しを行えます。結果として、承認が滞留しにくくなることで、経費精算全体のスピード向上にもつながるでしょう。

専用アプリの有無やスマートフォン画面での操作性、通知機能の使いやすさなども比較し、自社の働き方に合った製品を選ぶことが大切です。 

会計ソフトと連携できるか

経費精算システムを導入する際は、利用中の会計ソフトと連携できるかを確認しましょう。会計ソフトと連携できると、承認済みの経費データや仕訳データを自動で取り込むことが可能です。そのため、従来のように手作業による入力が減り、入力ミスや転記漏れを防ぎやすくなります。

また、CSV連携だけでなくAPI連携に対応したシステムなら、よりスムーズにデータを反映できる場合もあります。導入前には、現在利用している会計ソフトとの対応状況や連携方法を確認し、経理業務全体を効率化できるシステムを選ぶことが重要です。 

申請ミスを防ぐ機能があるか

経費精算システムを選ぶ際は、申請ミスを防ぐための機能が充実しているかどうかの確認も大切です。入力内容を自動でチェックする機能や必須項目の設定機能があれば、入力漏れや金額の誤りを申請前に確認できます。

領収書の添付漏れや勘定科目の入力ミスを検知する機能を備えていると、差し戻しの回数を減らし、承認業務をスムーズに進めやすくなります。あわせて、経路検索による運賃の自動計算や定期区間の自動控除など、交通費申請を支援する機能も確認しておくと安心です。

申請時の不備を未然に防げるシステムなら、申請者・承認者・経理担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

権限管理・内部統制に対応しているか

経費精算システムを選ぶ際は、権限管理や内部統制に対応しているかも重要なポイントです。例えば、部署や役職ごとに閲覧・編集・承認権限を細かく設定できれば、不要な情報へのアクセスを制限し、適切な権限管理を行えます。

また、操作履歴や承認履歴を自動で記録できる機能があると、誰がいつ申請・承認・修正を行ったのかを簡単に確認できます。不正な操作や承認ミスの防止にもつながるため、企業のガバナンス強化を図りたい場合にも有効です。

安心して長期間運用するためにも、権限管理機能や内部統制への対応状況を事前に確認しておきましょう。 

おすすめの承認業務を効率化できる経費精算システム15選

ここでは数ある経費精算システムを厳選し判明した、承認業務を効率化できる経費精算システムのおすすめ15選を紹介します。資料請求と合わせて自社に最適なサービスを選びましょう。

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大企業向け経費精算システムおすすめ6選

小規模〜中小企業向け経費精算システムおすすめ9選

【比較表】承認業務を効率化できる経費精算システム

その他の経費精算システムの選び方

ここでは記事上部の選び方では紹介しきれなかった、「経費精算システムのより詳しい選び方」について解説します。ワークフロー機能搭載の経費精算システムの導入を検討している方は、こちらもぜひ参考にしてみてください。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用は抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方でオンプレミス型は、初期費用は高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多く、利用が広まっています。プランの内容をよく確認することが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのため、まずは自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムがおすすめです。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をシンプルかつ、リーズナブルな価格で利用することができます。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しているかも確認しましょう。電帳法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年からは電子取引を行った際のデータは、オンラインで保管することが義務化されています。

電子帳簿保存法にどこまで対応しているかは製品によって異なります。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、対応の有無を判断する1つの目安となるでしょう。

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が記載されます。この登録番号の有無によって仕訳区分を変更する際、システムがインボイスに対応していなければ、仕訳区分の手直しが別途発生します。経理担当者の負担を増やさないためにも、電子帳簿保存法・インボイスに対応したシステムなのか確認が必要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

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お試し無料トライアルがあるかで選ぶ

一度導入した経費精算システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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承認業務をさらに効率化するためのポイント

経費精算システムを導入するだけでも承認業務を効率化できますが、運用方法を見直すことで、さらに高い効果が期待できます。ここでは、承認業務をさらに効率化するためのポイントを解説します。 

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承認ルートをシンプルに設計する

承認業務を効率化するためには、承認ルートをできるだけシンプルに設計することが重要です。必要以上に承認者を増やしたり、複雑な承認フローを設定したりすると、承認に時間がかかり、経費精算全体の遅延につながる可能性があります。

まずは現在の承認フローを見直し、本当に必要な承認段階だけを残すことが大切です。申請内容に応じて適切な承認者を設定し、不要な確認作業を減らすことで、承認スピードの向上が期待できます。

組織変更や業務内容の変化に合わせて承認ルートを定期的に見直すことも、効率的な運用を維持するポイントです。

金額ごとに承認フローを分ける

すべての経費申請を同じ承認フローで処理すると、少額の申請でも多くの承認者を経由することになり、業務効率が低下する場合があります。そのため、申請金額や経費の内容に応じて承認フローを分けることが効果的です。

例えば、少額の交通費は直属の上長のみで承認し、高額な経費や特別な支出については、部門長や役員による承認を追加するといった運用が考えられます。

経費精算システムでは、申請金額や部署などの条件に応じて承認ルートを自動で切り替えられるものも多くあります。申請内容に適した承認体制を構築することで、承認スピードと内部統制の両立を図れます。 

代理承認のルールを整備する

承認者が出張や休暇などで不在になると、申請が承認待ちのまま滞留してしまうケースも少なくありません。そのような事態を防ぐためには、代理承認のルールを事前に整備しておくことが重要です。

誰がどのような条件で代理承認を行うのかを明確に定めておけば、承認者が不在でも経費精算業務を継続できます。経費精算システムの中には、一定期間承認が行われない場合に代理承認者へ自動で回付できる機能を備えたシステムもあります。

代理承認の履歴を記録できる仕組みがあれば、後から内容を確認しやすく、内部統制の維持にもつながります。経費精算システムを活用して、業務を止めない運用体制を整えることは承認業務を円滑に進めるためのポイントです。

承認が滞留しない運用ルールを決める

承認業務を効率化するには、経費精算システムの機能だけでなく、社内の運用ルールを整備することも重要です。例えば、「申請から◯営業日以内に承認する」といった承認期限を設けておくことで、承認者は対応すべきタイミングを把握しやすくなります。

一定期間承認されていない申請に対して、自動でリマインド通知を送る機能を活用すれば、承認忘れや対応漏れの防止にも役立ちます。申請者と承認者の双方が運用ルールを共有し、期限を意識して対応することで、承認待ちによる業務の停滞を防ぎやすくなります。

システムの通知機能と社内ルールを組み合わせて運用すれば、承認業務を円滑に進めやすくなるだけでなく、継続的に安定した承認体制も維持しやすくなります。

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まとめ

経費精算の承認業務は、紙やメールで運用している場合、承認待ちや差し戻し、進捗確認などに多くの時間がかかり、業務負担が大きくなりがちです。

経費精算システムを導入すれば、オンラインでの申請・承認や承認ルートの自動化、通知機能、進捗管理機能などにより、承認業務を効率化できます。また、承認時間の短縮や経理担当者の負担軽減、申請ミスや不正防止などの効果も期待できます。

本記事を参考に、自社の承認フローや運用に合った経費精算システムを選び、承認業務の効率化と経理業務全体の生産性向上を目指しましょう。 

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