ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ16選を徹底比較！選び方も

経費精算システムには、ワークフロー機能を備えたものや、ワークフローシステムと連携可能なものもあります。申請・承認・支払におけるミスを防止し、効率化を図りましょう。この記事では、ワークフローを管理できるおすすめの経費精算システムや選ぶ際のポイントを解説します。

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目次

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1. 経費精算業務のワークフローとは？
2. ワークフローを管理できる経費精算システムのメリット
3. ワークフローを管理できる経費精算システムの選び方
4. ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ16選
5. 【比較表】ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ
6. 経費精算システムの導入で使える補助金
7. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

経費精算業務のワークフローとは？

経費精算のワークフローとは、企業内で従業員が経費を申請して承認者が申請を承認・差し戻しを行い、最終的に経理担当者が精算処理を完了するまでの一連の流れを管理するプロセスのことです。

具体的には、最初に従業員が経費を立て替えた後、経費精算書に必要な情報を記入し、領収書などの証拠書類を添付してシステム上で申請します。申請内容は上司や管理者に送られ、内容が正しいかどうかを確認します。

承認されると次の工程へ進みます。一方、申請内容に不備や確認事項がある場合は差し戻され、申請者が修正したうえで再度承認を受けます。承認が完了すると、経理担当者が精算処理を行い、立て替えた経費が従業員へ支払われます。

経費精算システムのワークフロー機能を活用すれば、一連のプロセスをシステム上で管理し、申請から承認、精算までの業務を効率化できます。

経費精算業務のワークフローにおける課題

経費精算業務のワークフローを整えていても、差し戻しに時間がかかったり、承認状況を把握しにくかったりするといった課題が生じるリスクがあります。ここからは、経費精算業務のワークフローにおける課題について解説します。

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差し戻しに時間がかかる

経費精算のワークフローを整備していても、申請者による入力漏れや金額の入力ミス、必要書類の添付漏れなどが発生するケースは少なくありません。不備があると差し戻しや修正依頼が必要となるため、申請者だけでなく承認者や経理担当者にも手間がかかり、経費精算業務全体の効率低下につながります。

また、差し戻しが繰り返されると承認までに時間を要し、経費の支払いや会計処理が遅れる原因になることもあります。そのため、入力ミスを防ぎ、申請内容をスムーズに確認できるようなシステムの導入が求められます。

承認状況の把握が難しい

経費精算のワークフローを整備していても、承認者が出張や外出などで対応できない場合は、承認が滞ることがあります。特に紙の申請書を回覧したり、メールでやり取りしたりする運用では、申請がどの段階で止まっているのかを把握しにくく、承認状況の確認にも手間がかかります。

また、承認が滞っていることに気付くのが遅れると、経費精算や会計処理全体の遅延につながる可能性もあります。そのため、申請から承認までの進捗をリアルタイムで把握できる仕組みが大切です。

物理的・時間的なコストがかかる

紙の経費精算書で運用している場合は、申請書や領収書を提出・回覧・保管するための手間が発生します。特に複数の拠点を持つ企業では、経費精算書を郵送する必要があり、配送にかかる時間や郵送費などのコストがかかるケースも少なくありません。

また、申請内容に不備があった場合は、差し戻しや再提出のたびに書類のやり取りが必要となるため、経費精算が完了するまでに時間がかかるリスクもあります。このような紙中心の運用は、業務効率の低下やコスト増加につながる要因の一つです。

不正申請や誤申請に気づきにくい

経費精算業務では、承認フローが複雑な場合、不正申請や誤申請に気づきにくいリスクがあります。例えば、通勤定期区間を差し引かない交通費の申請や、社内規程に沿わない経費申請が提出されても、チェック漏れによってそのまま承認・精算されるケースも多いです。

また、不備や申請ルール違反を後から発見した場合は、差し戻しや再申請が必要となり、申請者・承認者・経理担当者の双方に負担がかかります。不正や誤申請を防ぐには、承認ルートやチェック基準を明確にし、適切に運用できるワークフローを構築することが重要です。

ワークフローを管理できる経費精算システムのメリット

システムを活用して経費処理を完結できると、業務スピードや正確性の向上やペーパーレス化の推進など、さまざまなメリットを生み出します。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムのメリットを解説します。

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申請・承認までがスピーディーになる

ワークフローを管理できる経費精算システムを導入すると、申請や承認をシステム上でリアルタイムに行えます。これにより、紙やメールでのやり取りが不要になり、申請書が承認者に届くまでの待ち時間も大幅に短縮できます。

また、承認者が複数いる場合でも、システムが自動で次の承認者に申請を回すため、承認フローが滞りにくくなります。進行状況の可視化によって、プロセスがどこで止まっているかも簡単に確認でき、必要に応じてリマインダーを送ることも可能です。

システムによっては、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスでき、出張中や在宅勤務でも申請・承認ができます。このように、システムの活用によって、紙の場合と比較してスピーディーに業務を進められます。

不備や抜け漏れを防止できる

経費精算システムでは、事前に設定されたルールや承認フローに従って、申請が適切な承認者に自動で回されます。また、承認が必要な金額や種類に応じて、自動的にフローが分岐するため、手間をかけずに正しい手順で処理を進められます。

このように承認フローをあらかじめ設定しておくことで、手動での回覧ミスや承認漏れが起きにくくなります。多くの経費精算システムには、入力項目や添付書類に不備がある場合に自動的にアラートを表示する機能もあり、申請時点で抜け漏れに気付きやすくなります。

また、承認が遅れている際にもリマインダーが自動で送信されるため、申請が途中で滞ることが少なくなります。システムの中には、不正確なデータを検出するエラーチェック機能が搭載されているものもあり、申請内容の正確性も高められます。

ペーパーレス化を推進できる

経費精算システムを活用することで、紙の書類を扱う機会が減り、ペーパーレス化を推進できます。申請から承認までの一連の流れをシステム上で完結できるため、紙の申請書を回覧・保管する必要がありません。

紙の申請書や領収書の印刷費用・保管スペースの確保など、書類管理にかかる時間とコストを削減できる点もメリットです。これまで必要だったファイリング作業や物理的な書類の管理が不要になるため、企業全体の業務効率化や運用コストの削減につながります。

不正防止とコンプライアンス強化が可能

経費精算システムでは、企業の経費規程に沿って承認フローや権限を設定できるため、規定に沿った運用を徹底しやすくなります。また、申請内容を自動でチェックする機能があれば、規定外の経費計上や二重申請などのミス・不正を防止できます。

さらに、申請・承認の履歴をシステム上で記録できるため、誰がいつ承認したのかを簡単に確認できます。必要な権限を持つ人だけが情報にアクセスできるように制御することで、内部統制の強化を図れます。

多様な働き方に対応できる

紙の申請書で経費精算を行っている場合は、申請者だけでなく、承認者や経理担当者も書類の提出や承認、捺印のために出社しなければならないケースがあります。

一方、経費精算システムを導入すれば、パソコンだけでなくスマホやタブレットからでも経費申請や承認を行えます。場所を問わず経費精算業務を進められるため、テレワークにも対応しやすくなり、従業員一人ひとりの働き方に合わせた柔軟な運用が可能です。

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ワークフローを管理できる経費精算システムのデメリット

システムの導入は便利な点が多くありますが、コストや教育の手間がかかることに注意しなければいけません。ここでは、ワークフローを管理できる経費精算システムのデメリットを解説します。

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コストが増える

経費精算システムの導入には、システムのライセンス料・セットアップ費用・カスタマイズ費用が必要になります。導入後も、毎月の利用料金・メンテナンス費用・サポート料金が発生します。

特に、高機能なシステムや大規模な企業向けのシステムでは、これらの費用が高額になる傾向があります。システムの拡張や機能追加が必要になった場合、別途費用が生じるため、必要な機能に絞って過剰なコストの発生を避けるのが重要です。

また、クラウド型のシステムを利用することで、初期費用や運用コストを抑えることも可能です。システムの導入と運用には、初期費用と継続的な費用がかかるため、事前にそのシステムがどの程度業務効率化に寄与するかを明確にしたうえで導入を検討しましょう。

使い方の周知に手間がかかる

新しいシステムを導入すると、全社員に操作方法や運用ルールを周知する必要があります。特に、経費精算のワークフローが複雑な企業や多機能なシステムを導入する場合、操作に慣れるまで時間がかかります。そのため、社内での研修やトレーニングの実施が不可欠です。

また、従来の運用方法に慣れている社員の中には、新しいシステムへの移行に戸惑うことがあります。特にシステムの操作に不慣れな社員への教育には、一定の時間や労力が必要です。

対策としては、一度に全社へ導入するのではなく、特定の部署やチームで試験的に運用し、フィードバックをもとに段階的に導入する方法があります。段階的に導入と教育を進めることで、効果を確認しつつ導入の手間を分散できます。

さらに、システム提供会社のサポートサービスも活用すると、担当者の負担の軽減につながります。例えば、オンライン研修やサポートデスクの利用により、社員への教育やトラブル対応を円滑に進めることができます。

承認者の負担が増える可能性がある

経費精算システムを導入すると、申請や承認の進捗を可視化できるため、業務を効率的に進められます。一方で申請件数が多い企業では、承認者に確認・承認業務が集中し、本来の業務を中断して対応しなければならないケースもあります。

そのため、一括承認機能や代理承認機能などを活用し、承認作業の負担を軽減できるシステムを選ぶことが重要です。また、承認フローを設定する際は、必要以上に承認者を増やさず、適切な承認ルートを設定することも大切です。

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ワークフローを管理できる経費精算システムの選び方

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システムの導入の仕方で選ぶ

ワークフロー機能を活用して経費処理を行う方法は、「ワークフロー機能が搭載された経費精算システムを選ぶ」「ワークフローシステムに特化したサービスと既に導入している経費精算システムを連携させる」の2パターンがあります。

そこで以下では、ワークフロー機能搭載の経費精算システム」「ワークフローシステム特化サービス」それぞれについて解説します。

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ワークフロー機能搭載の経費精算システム

経費精算の機能とワークフロー機能を備えたシステムでは、経費申請・承認・支払いまでの一連のプロセスが1つのシステムで完結します。経費申請時に必要な情報を入力すると、承認フローが自動で設定され、スムーズに処理が進行します。

1つのシステムで完結するため、複数のシステムを別々に管理する手間が省け、運用管理が容易になります。システム間の連携が不要で、経費処理が行えるシンプルさも使いやすさにつながります。

検討する際は、ワークフロー機能が自社のルールや承認ルートに沿った細かい設定に対応できるかをチェックしましょう。システム上で設定しておけば、自動で不正や間違いをチェックできるので、規約違反やミス防止に役立ちます。

ワークフローシステム特化

ワークフローシステムに特化したサービスは、経費精算システムを連携する形で運用します。経費精算システムにもワークフロー機能は存在しますが、中には承認フローが複雑なことにより、対応しきれないケースも少なくありません。

一方ワークフローシステムに特化したサービスなら、複雑な社内ルールにも対応可能なケースがあります。しかし、システムの利用にかかる費用は経費精算システム・ワークフローシステムそれぞれで発生するため、コストの面で注意が必要です。

経費精算業務の負担を軽減できる機能で選ぶ

ワークフロー管理への関心が高い事業者様は、そもそもの経理業務負担を軽減したいと考えているケースも多いのではないでしょうか。

以下では、経理負担・申請や承認の負担を軽減できる経費精算システムの機能を解説します。ワークフロー搭載の経理精算システムを検討している方は、こちらも踏まえてサービスを検討してみてください。

入力補助機能

自社の経費の種類や支払い方法とマッチした入力補助機能を使えば、経費入力を効率的かつ正確に行うことができます。次のような機能が入力補助機能の例です。

領収書のOCR読み取り	領収書を撮影するだけで自動でデータ入力できる
乗り換えサービス連携	出発駅と到着駅を選ぶだけで交通費を自動算出できる
交通系ICカード連携	ICカードから交通費明細を取得し申請できる
法人クレジットカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
プリペイドカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
スマホ決済アプリ連携	利用履歴を自動で取込み申請できる
ECサイト連携	購入履歴から自動で取り込み申請できる
代理入力	他の担当者が申請・承認作業を行える
外貨レート換算	海外の通貨を日本円または他の通貨に変換できる

「交通機関の利用や出張が多く交通費・旅費の精算を効率的に行いたい」「法人カードとカード連携を行いたい」「スマホの決済アプリと連携したい」など、企業によってニーズが異なるため、適切なものを選びましょう。

申請・承認機能

経費精算システムには、経費の申請から承認までのワークフローをスムーズに行える機能を搭載しています。スマホ対応の経費精算システムであれば、時間や場所を問わずいつでも経費精算業務が可能です。

承認フローの自動分岐	金額や経費の種類など申請内容に応じて 承認ルートを自動で変更できる
申請書テンプレート	申請内容別の申請書テンプレートを選択できる
場所を選ばない申請・承認	Webブラウザやスマホアプリから 手軽に経費申請・承認ができる
規律違反チェック	規定に違反している申請を拒否・差し戻す
アラート・通知機能	承認・差し戻しなど進捗に合わせて 自動で通知
コメント・データ添付機能	申請・差し戻し時にコメント・画像を表示

経理担当者の負担軽減機能

勘定科目ごとの自動仕訳機能やFBの作成、会計ソフトとの連携機能など、経費精算システムには経理担当者の負担を軽減する機能も備わっています。

自動仕訳	仕訳データの自動生成
FBデータの作成	FBデータの自動生成
会計ソフト連携	CSV・API・シリーズ連携

ペーパーレス化機能

書類や領収書の管理、承認プロセスをデジタル化することで、手間を省き、コストや環境負荷を削減する目的で導入されます。

申請から承認・保存・分析まで、経費精算のプロセスをデジタル化することで、経費業務を大幅に効率化できます。また紙を使わないことで、コスト削減や環境負荷の軽減にも貢献します。

領収書の電子保存	領収書や請求書をアップロードし 書類をデータで保存・管理
クラウドベース保存でファイリング不要に	経費精算データや領収書をクラウド上で保存し、 日付やフリーワード検索から 簡単にデータを引き出せる

既存のシステムと連携できるか

経費精算は給与計算システムや労務管理システムと連携させることで、更なる効率化につながります。API連携なのかCSVを読み込ませるのか、システムによって連携方法は異なりますが、なるべく加工せずに連携できるものを選びましょう。

ワークフロー機能搭載の経費精算システムもワークフローシステム特化のサービスも、給与計算システムや人事システムと連携できるものが多数存在します。

ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ16選

ここでは数ある経費精算システムを厳選し判明した、ワークフローを管理できる経費精算システムのおすすめ10選を紹介します。資料請求と合わせて自社に最適なサービスを選びましょう。

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ワークフロー機能搭載の経費精算システムおすすめ10選

【比較表】ワークフローを管理できる経費精算システムおすすめ

ワークフローシステム特化のサービスおすすめ6選

ワークフローを管理できる経費精算システムを導入する際のポイント

ワークフローを管理できる経費精算システムを導入する際は、あらかじめ承認ルートの整理や差し戻しの基準を統一しておくことで、スムーズな運用につながります。ここからは、ワークフローを管理できる経費精算システムを導入する際のポイントについて解説します。

承認ルートや決裁の権限を整理しておく

経費精算システムを導入する前に、誰が申請内容を確認し、どの段階で承認・決裁を行うのかを明確にしておくことが重要です。金額や申請内容によって承認者が変わる場合や、複数人の承認が必要な場合は、それぞれの条件も整理しておきましょう。

経費精算システムでは、申請内容や金額に応じて承認ルートの分岐や、決裁権限を細かく設定できます。ただし、社内のルールが曖昧なままでは、自社に適したワークフローを構築できない恐れがあります。そのため、現在の承認ルートや決裁権限を確認し、不要な承認工程がないかも見直したうえで、システムに反映しましょう。

差し戻しの基準を統一しておく

経費精算システムを導入する際は、どのような場合に申請を差し戻すのかといった基準を明確にしておくことが重要です。差し戻しの判断基準が担当者ごとに異なると、承認のばらつきや確認作業の増加につながり、業務効率が低下する原因になります。

また、入力必須項目や添付書類の有無などをシステム上でチェックできる機能があれば、申請時点で不備を検知しやすくなります。こうした機能を活用することで、差し戻しの回数を削減でき、承認者や経理担当者の負担軽減につながります。

経費精算システムのその他の選び方

ここでは記事上部の選び方では紹介しきれなかった、「経費精算システムのより詳しい選び方」について解説します。ワークフロー機能搭載の経費精算システムの導入を検討している方は、こちらもぜひ参考にしてみてください。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用は抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方でオンプレミス型は、初期費用は高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多く、利用が広まっています。プランの内容をよく確認することが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのため、まずは自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性が高く、複雑な承認フローにも柔軟に対応できます。

一方、中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムが適しています。経費精算に必要なシンプルな機能を利用でき、比較的リーズナブルな価格で導入しやすい点が特徴です。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法に対応しているかも確認しましょう。電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年からは電子取引で授受したデータの電子保存が義務化されています。

電子帳簿保存法への対応範囲は製品によって異なります。そのため、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を取得しているかどうかを、対応状況を判断する目安の一つにしましょう。

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が記載されます。登録番号をもとに仕訳区分を判定できるシステムであれば、手作業による手間を軽減できます。

経理担当者の負担を増やさないためにも、電子帳簿保存法・インボイスに対応したシステムなのか確認が必要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

お試し無料トライアルがあるかで選ぶ

一度導入した経費精算システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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経費精算システムの導入手順

経費精算システムを導入する際には以下のような大まかな手順を踏み、それぞれの工程で見逃した点がないように導入手順を進めましょう。

1.自社の課題を洗い出す

経費精算システムを選ぶ際は、自社が必要とする機能が備わっているかが重要な比較ポイントです。そのため、まずは「自社が必要とする機能とは一体何か」を明確にするために、経費精算業務における課題を洗い出しましょう。

課題を洗い出すことで、解決の優先度やシステム導入で実現したいことなど、導入の目的が明確になります。これを踏まえて、必要な機能に優先順位をつけてシステムの比較を行いましょう。

2.費用対効果を見極める

経費精算システムの導入・運用にはコストがかかります。初期費用やランニングコストの見積もりを出し、運用のシミュレーションを行いましょう。

システムの導入によって発生するコストと、業務効率化で削減できるコストや生産性の向上などを比較し、費用対効果が見込めるシステムを選ぶことが大切です。

3.テスト運用で導入を判断する

利用したいシステムが選定できたらお試し期間を活用してテスト運用を行い、本導入の判断のために次のような点を確認しましょう。

1. 予定通り運用できるか
2. 操作性や使い勝手は良いか
3. 実際に業務効率化は実現できているか

従業員の感想や意見も集めて社内評価を行い、利用するプランや機能についても改めて検討するのがおすすめです。

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経費精算システムの導入で使える補助金

小規模法人や中小企業の場合、経費精算システムを導入する際に国からの補助金・助成金の支援を受けることができます。導入の際に合わせて確認しておきましょう。

デジタル化・AI導入補助金

デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）は、中小企業・小規模事業者等の業務効率化やDX推進、AI活用を支援するための補助金制度です。補助金にはソフトウェアの種類や目的によって大きく5種類に分かれており、経費精算システムの導入は「通常枠」または「インボイス枠（インボイス対応類型）」になります。

通常枠の補助額はソフトのプロセス数で異なり、最低5万円から最大450万円までで、補助率は1/2以内です。また「インボイス対応類型」の補助額は50万以下から最大350万円までで、補助率は3/4以内、4/5以内、2/3以内と変わります。

参考：デジタル化・AI導入補助金2026

IT導入補助金からの変更ポイント

デジタル化・AI導入補助金は、従来のIT導入補助金をベースとした制度であり、基本的な仕組みは大きく変わっていません。

一方でAI活用の推進が強化され、AI機能を有するツールが明確に区分された点が主な変更点です。これによって、ITツール検索ではAI機能の有無による絞り込みが可能となり、自社の目的に合ったツールを探しやすくなりました。

なお、AIツールとして扱われるためには、IT導入支援事業者がAI機能を有するツールとして申請し、事務局の認定を受ける必要があります。そのため、AI機能を搭載している製品であっても、すべてがAIツールとして登録されているわけではない点に注意しましょう。

参考：1月23日更新 【デジタル化・AI導入補助金2026】デジタル化・AI導入補助金2026の概要について

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まとめ

経費精算システムは、経費申請・承認・支払いを効率的に管理するためのツールです。ワークフロー機能を活用すれば、一連の処理を自動化し、経費精算業務の正確性やスピードを高められます。

また、紙ベースの手作業による入力ミスや承認漏れを防ぎ、ペーパーレス化を推進できる点もメリットです。ただし、導入には費用がかかり、全社員への使い方の周知やトレーニングが必要になることも考慮する必要があります。

経費精算システムを選ぶ際は、企業のニーズに合ったワークフロー設定の柔軟性や、モバイル対応の有無などを確認することが重要です。本記事の内容を参考に、自社に合った経費精算システムを選び、スムーズかつ正確な経費精算業務につなげましょう。

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