電子契約システムとは？仕組みやメリット・デメリットを解説

電子契約システムとは、契約時のやり取りを電子上で行うことができるシステムです。この記事では、電子契約システムの仕組みや、メリット、導入する際の流れや注意点などを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 電子契約システムの基礎知識
2. 電子契約システムのメリット
3. 電子契約システムの導入フロー
4. 電子契約システムの注意点
5. 電子契約に関する法律
6. まとめ

電子契約システムの基礎知識

電子契約システムとは、電子署名や契約書の管理など、電子契約に必要な手続きをクラウド上で行うシステムです。電子契約を締結するまでのプロセスをオンライン上で完結できるため、スピーディ且つ簡単に契約を締結できるメリットがあります。ここでは、電子契約システムの概要について解説します。

電子契約の仕組み

電子契約は電子契約サービスを介して行うのが一般的です。送信者が電子契約システム上に契約書をアップロードし、受信者がオンライン上で署名をして締結されます。電子契約においても、一定の要件を満たせば契約の法的効力を持ちます。

電子契約では、契約書としてPDFのような電子データが使用され、署名押印の代わりに電子署名が用いられます。電子署名が印鑑、電子証明書が印鑑証明書の役割を果たすもので、本人による契約であることは担保されます。

書面契約との違いは、契約した証拠の形式が紙であるかデータであるかの違いです。書面契約では本人が合意したことを証拠として残すために、署名や押印が求められます。契約に不正が疑われた場合、筆跡鑑定や印影鑑定が行われます。

書面契約の場合、契約書の保管や捜索に時間がかかる・署名押印してもらうために来社を依頼するなど、双方に負担がかかることがありました。一方で、電子契約はオンライン上のやり取りのみで完結できるため、書面契約で必要だったプロセスを省くことができます。

電子契約の種類

電子契約システムには、当事者署名型と立会人署名型の2種類があります。両方とも契約として法的に認められるものになりますが、本人性を担保する効力の強さや契約時の流れが異なります。それぞれの特徴を知り、自社に合った方法を取ることが必要です。

当事者署名型は事業者を介せず、当事者が各自で電子証明書を取得して契約を締結します。契約書やその他の情報は各々が用意したサーバーまたはPC内で保存することになります。事前準備に時間を要しますが、高い本人性の確保が必要な場合に有効です。

立会人署名型は、電子契約システムを提供する事業者を介して締結する電子契約です。クラウドへのログインとランダムに選ばれたURLを使ったメール認証により電子署名が付与される認証方法がよく使われます。効率よく契約の手続きを進めたい場合におすすめです。

	当事者署名型	立会人署名型
介入者の有無	当事者同士のみで締結	事業者が介入して締結
本人性の担保	電子証明書の用意が必要	電子署名はメール認証など
保管方法	契約書の管理や保管は自分で	契約書の管理や保管はクラウド上
証拠力	証拠力が高い	当事者署名型に比べると証拠力は低い
効率性	手間がかかる	手間が省ける
電子証明書	必要	不要

電子契約システムの主な機能

電子契約システムには、契約の締結に必要な機能はもちろん、作業や管理がスムーズになる機能が搭載されています。どのような機能を持っているか知ることで、会社で活用できるかどうかを見極められるでしょう。ここでは、電子契約システムの主な機能を解説します。

契約締結

電子契約システムは、印鑑の役割となる電子署名の付与や電子証明書の発行、タイムスタンプ機能など、契約の締結に必要な機能が備わっています。電子証明書は電子署名が本人のものであることを証明し、タイムスタンプ機能は契約書の作成日時や署名日時を記録します。

これらの機能により契約書の真正性が高くなり、本人による契約であることが証明されます。第三者による不正行為の防止にも繋がるため、電子契約システムの重要な機能です。

業務効率化

電子契約システムは、業務を効率化する機能を果たします。例えばワークフロー機能では、オンラインで進捗状況の確認や契約書の不備がチェックできます。

インターネット環境があれば時間や場所を問わず契約書の状況を可視化できるため、入力漏れや遅延を防ぐことに繋がります。書面契約で必要とされる修正に関わる手続きが省かれることにより、契約の締結までの時間を短縮できるでしょう。

情報管理

電子契約システムには、データの保管機能や検索機能など電子契約書に関わる情報を管理するための機能があります。検索することですぐに該当する契約書のデータを見つけられるため、管理が容易です。

また、アドレス帳のように契約書以外の情報の管理機能が備わった電子契約システムもあります。連絡先を登録しておけば、速やかに連絡できるため、業務効率の向上にも繋がります。

電子契約システムのメリット

電子契約システムを導入することで、経費の削減や業務の効率化、コンプライアンスの強化など様々なメリットが得られます。ここからは、電子契約システムを導入するメリットを詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

コストの削減

電子契約システムを導入することで、紙やインクなどの事務用品費から郵送費、人件費が不要となるためコストが削減できます。契約書の保管スペースも必要ないため、管理用のキャビネットなどの費用もかかりません。

また、書面契約の場合は印紙税がかかり、収入印紙が必要です。印紙税は契約金額が上がるほど高くなります。電子契約システムを使用した場合は収入印紙が必要ないため、大きなコストカットになるでしょう。

業務の効率化

電子契約システムを導入することで、オンライン上で作業が完結するため、業務の効率化を図ることができます。例えば、電子契約システムによって契約の進捗状況を可視化できるため、契約締結までの期間が短縮されます。

特に書類に不備があった際は、当事者同士で郵送や返送のやり取りが必要となります。しかしオンライン上で確認できる場合、連絡して修正を依頼できるため、可能な限り遅延を防ぐことができます。

また、クラウド上で保管される契約書は検索機能で容易に発見・閲覧ができるため、探す手間がかからず管理業務が簡潔です。

コンプライアンス強化

電子契約システムは、社内のコンプライアンスを強化できます。電子署名やタイムスタンプが用いられることにより、改ざんやなりすまし、情報漏洩を防止できるためです。

電子契約書へのアクセスには認証が必要で、履歴が管理されています。トラブルがあった際、誰が不正アクセスしたかの特定が可能です。

また、サーバー上から持ち出すことはできないため、契約書の紛失や外部への流出を防ぐことができます。

リモートワークでも対応可能

電子契約システムを導入することで出社する必要がなくなるため、リモートワークに対応できるメリットがあります。書面契約の場合、印鑑を押すためだけの出社や、取引先への訪問がありましたが、電子契約システムであれば直接出向くことは不要です。

リモートワークを導入している企業が多い中、オンライン上で完結できる電子契約システムは非常に便利なサービスと言えるでしょう。

電子契約システムの導入フロー

電子契約システムをいざ導入しようと思っても、どのような手順で導入すればよいのか迷うこともあるでしょう。せっかく導入しても、「思っていたサービスと違う」とならないように、電子契約システムの導入フローと選び方のポイントを解説します。

1.現状の体制を把握し目的を明確化する

まず、自社がどのような流れで契約作業を行っているのかを細かく把握することが大切です。その上で人の手が必要でないところや時間がかかっているところを見つけ、それらを改善するための目的を明確化しましょう。

2.サービスを比較検討する

電子契約システムには運営する企業によって様々なプランや機能があります。目的を果たすためにはどのような機能が必要か、コストは適正であるかを慎重に比較検討しましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

導入目的に合っているか

目的と照らし合わせることで会社のニーズに合った機能やサービスのある電子契約システムを選ぶことができます。また、会社で扱う契約内容や業務フローとシステムの機能などが合っているか確認することも必要です。

コストと効果が合っているか

電子契約システムの効果を十分に発揮するには、自社のニーズに合った機能を備えた電子システムに目星を付けて料金をシュミレーションすると分かりやすいです。大まかな費用と会社の予算を照らし合わせるとコストを予想できます。

セキュリティ対策がされているか

書面とは違い、思わぬサイバー攻撃を受ける可能性があるため、セキュリティ対策がされているかどうかは重要な基準になります。セキュリティ対策がされていることにより機密性が確保され、安全な管理が可能になります。

他システムとの連携は可能か

電子契約システムは、他のツールと連携させることによりさらなる業務効率の向上に繋げることができます。自社に導入したいと考えているツールや既存のツールで便利と感じているものは、連携ができる電子契約システムがあるか確認が必要です。

法令を遵守したシステムか

法で定められた要件に基づいて保存されていないことを指摘された場合、青色申告の承認を取り消されるなどのリスクがあります。法令に基づいた方法で契約を締結し、文書を管理するシステムであるかどうか慎重に見極める必要があります。

3.運用方法を確認

利用する電子契約システムが決定したら、運用に関するスケジュールを決めます。同時に、電子契約システム導入後の業務フローやルールも整えましょう。

4.取引先、社内への説明

事前に、社内に電子契約システムを導入するメリットを詳しく説明しましょう。取引先にも変更点などを丁寧に伝えることが大切です。トラブルを予防するためにマニュアルを作成することも効果的です。

電子契約システムの注意点

電子システムは便利ですが、何も知らずに使うと思わぬ落とし穴に嵌ることもあります。安全且つ有意義に使うためには、注意すべき点を知っておくことが必要です。ここからは、電子契約システムの注意点を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

書面との並行利用になることも

電子契約書は、書面の契約が義務付けられている契約書では契約することができません。高額な取引で権利関係を明確にすることが求められる場合や悪質な取引から消費者を守る必要がある場合、公正証書化する必要がある場合などが当てはまります。例えば、事業用定期借地契約、任意後見契約書、特定商取引（訪問販売等）の契約等書面などがあります。

電子契約システムを導入しても書面の契約しか認められていなければ、契約の意味を成さなくなるでしょう。電子契約システムの導入を検討する際は書面での契約が義務付けられているものを、自社が取り扱う契約に該当していないか一通り確認することが必要です。

効果や使いやすさを感じないことも

電子契約は作業効率の向上やコストの削減などメリットが多いですが、業種や人によっては思ったような効果を得られない可能性があります。電子契約システムを新たに導入した場合、契約業務のフローが変わり慣れるまでに時間がかかるというデメリットがあります。

急な業務フローの変更では社員が追いつくことが難しく取引が滞ることが懸念されるため、事前の周知が必要となります。説明会の開催やマニュアルを渡しておくなどして、導入時に社員がスムーズに利用できるような対策が求められます。

取引先も導入していないと利用できない

電子契約システムを利用して契約を締結するためには、取引先が同じように導入していないと利用できないというデメリットがあります。特に取引先が複数ある場合は、企業によって契約システムも異なるため、全ての企業に合意を得られるとも限らないでしょう。

「電子契約であれば契約を断る」という事態にならないよう、取引先への前もった説明やフォローにより合意を得る必要があります。

闇雲に導入することは避け、自社の抱える課題やメリット・デメリットのどちらが大きく影響するか分析しておくことで導入後の失敗を防げるでしょう。

電子契約に関する法律

電子契約システムを正しく使うためには、電子帳簿保存法や電子署名法などの法令の知識を得ておくことが重要です。万が一トラブルが起こった場合、契約そのものが法的効力を持たなかったり、自社が法令違反の扱いになったりする可能性があるためです。

様々な方面でのデジタル化が進むことで、法令は定期的に改正されています。会社が時代の流れに対応できるよう、法令が更新された際にも必ず確認が必要です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」を紙ではなく、電子データで保存することを認めた法律です。電子帳簿保存法には、次の3つの保存区分があります。

• 電子帳簿保存：パソコン等で作成した帳簿や国税関係書類を電子データのまま保存すること（希望者のみ）
• スキャナ保存：紙の書類をスマホやスキャナで読み取った電子データとして保存すること（希望者のみ）
• 電子取引データ保存：取引の際にやり取りした電子データをそのまま保存すること

なお、電子帳簿保存法では、帳簿書類や電子データの保管期限を7年と定めています。

参考：「電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」｜国税庁

電子署名法

電子署名法の正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」で、施行は2001年4月1日です。

電子署名とは、書面での契約書における押印や手書きのサインの役割を果たします。電子署名があることによって、その契約に法的拘束力を持たせることができます。

電子署名法に則って電子契約するには、次の2つを担保する必要があります。

• 電子署名が本人によってなされたことを示すもの
• 電子署名について改ざんがおこなわれていないかどうか確認できるもの

これらを証明するための代表的な手段としては、「電子証明書」「タイムスタンプ」があります。なお、電子署名の有効期間は5年間と定められています。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

その他の法律

電子帳簿保存法や電子署名のほかにも、e-文書法では電子データを保存する際の決まりが定められています。また、契約によっては電子契約ではなく書面上での契約しか認められていないものもあります。

電子契約には様々な法律が関係するので必ず確認が必要です。

まとめ

電子契約システムは、作業の簡略化による業務効率の向上やコストの削減など様々なメリットがあります。リモートワークが普及し、意思決定までのスピード感が求められる中で、電子契約システムを導入する企業は増えるでしょう。

しかし電子契約システムを正しく使うためには、社内のセキュリティ対策が万全であることや電子契約に関する法令の知識を持っておくこと等が大切です。書面での契約が義務付けられている契約も存在するため、理解した上で電子契約システムを選ぶ必要があります。

電子契約システムは会社の業務内容や取引先との相性にも関わります。電子契約システムの導入を考える際は、この記事で解説した選び方を参考にして、メリットとデメリットを理解した上で自社のニーズに合ったシステムを選定しましょう。