在宅勤務に勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット｜選び方も解説

在宅勤務では従業員の勤怠状況が見えないため、勤怠状況を把握しづらいという課題があり、解決には勤怠管理システムの導入がおすすめです。本記事では、勤怠管理システムの機能や在宅勤務に勤怠管理システムを導入する際のメリット・デメリット、選び方を解説します。

目次

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1. 在宅勤務における勤怠管理の課題
2. 在宅勤務の勤怠管理で起こりやすいトラブル
3. 在宅勤務における勤怠管理方法
4. 在宅勤務での勤怠管理で重要になるポイント
5. 在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入するメリット
6. 在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入するデメリット
7. 在宅勤務に適した勤怠管理システムの選び方
8. おすすめの勤怠管理システム3選
9. まとめ
10. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

在宅勤務における勤怠管理の課題

近年では、働き方の多様化によって、テレワーク・リモートワークなどの在宅勤務を導入する企業が増えています。しかし、実際の在宅勤務で従業員の労働管理を行うのには、さまざまな課題があります。

厚生労働省のガイドラインによると、進捗状況の確認やセキュリティの確保、労働時間の管理の難しさが、テレワーク・リモートワークを導入する企業が感じやすい課題として挙げられています。

また、出勤・退勤時間が従業員による自己申告となるため、虚偽申告やサービス残業といった問題が生じる場合もあります。これらの課題に対処していくためには、勤怠管理システムのようなシステムを導入して適切な勤怠管理を行うことが大切です。

参考：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン｜厚生労働省

在宅勤務の勤怠管理で起こりやすいトラブル

在宅勤務では、従業員が会社に出社しないため、勤務状況を直接確認することが難しくなります。そして、勤怠管理の運用が適切に行われていない場合、労働時間の把握ミスや不正申告などのトラブルが発生する可能性が高いです。

さらに、在宅勤務では仕事と私生活の境界が曖昧になりやすく、企業側が意図しない形で労務管理上の問題が生じるケースも考えられます。ここでは、在宅勤務の勤怠管理で特に起こりやすい代表的なトラブルについて解説します。

労働時間の申告ミスや不正打刻が発生する

在宅勤務は従業員が自宅などで業務を行うため、勤務開始・終了の状況を第三者が直接確認するのが難しいです。そのため、自己申告による勤怠管理を行っている場合、打刻の忘れや申告ミスが起こる可能性があります。

例えば、始業時刻の打刻を忘れて後から修正したり、実際の作業時間より長い時間を申告してしまったりするケースです。意図的な不正でなくても、こうしたミスが積み重なると正確な労働時間を把握できなくなります。

ミス・不正を防ぐためには、打刻のルールを明確にするだけでなく、PCログやシステムの操作履歴などを活用して、勤務時間を客観的に確認できる仕組みを整えることが重要です。

勤務時間の境界が曖昧になり長時間労働につながる

在宅勤務では通勤がなくなる反面、仕事と私生活の切り替えが難しくなることがあります。その結果、業務の開始や終了のタイミングが曖昧になり、知らないうちに長時間労働になってしまうケースも多いです。

例えば、業務終了後もメールやチャット対応を続けてしまったり、休憩時間を取らずに作業を続けてしまったりすることがあります。こうした状況が続くと、労働時間の適正な管理が難しくなるだけでなく、従業員の健康面にも影響を及ぼすでしょう。

企業側は、在宅勤務でも労働時間の上限や休憩取得のルールを明確にし、勤怠管理システムなどを活用して勤務時間を可視化することが大切です。適切な管理体制を整えることで、在宅勤務でも無理のない働き方を維持しやすくなります。

在宅勤務における勤怠管理方法

在宅勤務で勤怠管理を行う方法には、電話・メールを活用した方法や勤怠管理システムの導入など、いくつかの管理方法があります。ここでは、どのように勤怠管理を行うのか、注意すべき点などについても詳しく解説します。

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電話・メールの活用

電話やメールを活用した勤怠管理は、始業・終業時のそれぞれに上司へ連絡をする管理方法です。テレワークを導入する企業で最も利用されている方法で、これまで利用していたツールを使用すればコストの負担がなく、簡単に導入しやすいのがメリットです。

ただし、管理者側との情報伝達や意思疎通に時間と労力がかかります。メールの確認や電話対応に時間を取られ、業務に集中できないのがデメリットです。

従業員数が少ない企業なら導入しやすいですが、大企業の勤怠管理では負担も大きくなるため、現実的な方法ではありません。

Excel（エクセル）やスプレッドシートの活用

Excelやスプレッドシートを活用した勤怠管理は、従業員に始業・終業時の時間を入力してもらう管理方法です。Excelやスプレッドシートは従業員間で共有できるため、管理者側の負担が少なくなります。

数値を入力するだけで勤怠管理できる無料のテンプレートがあり、自社が扱いやすいものを選べるのもメリットです。ただし、従業員に入力を任せるため、記入漏れや虚偽申告などの問題が発生する事例も少なくありません。

それらの問題を防止するためには、従業員の勤怠が適正に行われているかを担当者がチェックしなければならず、多くの手間がかかります。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムを活用した勤怠管理は、アカウントにログインして出勤・退勤などの操作を行う管理方法です。従業員ごとの勤務時間を簡単に管理しつつ、担当部署内などで記録を共有できます。

また、有給休暇や時間外労働の管理・申請、シフト管理、給料計算までも一元管理できる便利なシステムです。操作に慣れるまで少し手間がかかる場合もありますが、将来的な労務にかかるコストを削減できます。

なお、他の勤怠管理の方法に比べて導入・運用コストがかかり、操作が難しいシステムは業務が煩雑になる場合があります。すべての従業員が扱いやすいように、可能な限り操作が簡単なものを選ぶことが大事です。

在宅勤務での勤怠管理で重要になるポイント

在宅勤務では、従業員が物理的にオフィスにいるわけではありません。そのため、労働時間の管理や従業員とのコミュニケーションが大切になります。ここでは、在宅勤務での勤怠管理で重要になるポイントについて詳しく解説します。

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労働時間の管理

2019年4月1日から、働き方改革によって労働基準法や関連法が改正され、各企業・事業者には、従業員の労働時間の把握が義務付けられました。在宅勤務の場合でも労働時間の管理が必要です。

労働時間を適切に把握し、過重労働や長時間労働を防止するだけでなく、従業員の健康を守るためにも、適正な休憩時間の確保と労働時間の均等化が求められます。

在宅勤務における適切な労働時間の管理は、従業員のストレスや過労を軽減して生産性を高める効果があり、企業側にとっても法令順守と労働環境の改善につながります。

参考：「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について｜厚生労働省

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

従業員とのコミュニケーション

在宅勤務の環境では、従業員と直接対面する機会が減少し、コミュニケーションの不足が生じる可能性があります。そのため、定期的なチームミーティングや週次の進捗報告など、定められたコミュニケーションの枠組みを整えることが大切です。

定期的なコミュニケーションを取ることで、従業員の進捗状況や業務への取り組みを把握しやすくなります。その結果、業務の進捗や時間の使い方に関する情報を得られ、効果的な勤怠管理が可能です。

従業員とのコミュニケーションを通じて、従業員が業務に集中し、適切なサポートを受けながら働ける環境を整えることで、勤怠管理の向上と生産性の向上を両立させられます。

在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入するメリット

在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入すると、就業状態のリアルタイムな把握や申請の管理などにより、管理業務の負担が軽減します。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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就業状況をリアルタイムに把握できる

勤怠管理システムは、就業状況をリアルタイムに把握できるのがメリットです。パソコンやスマホなどの端末を利用して打刻ができるため、従業員は自宅でも会社でもリアルタイムに近い勤怠状況を送信することができます。

送信した状況は、インターネット上ですぐにシステムに反映されるため、管理者側の業務効率化にもつながります。残業が多い、有給休暇を取得していないなどの情報も反映させることができるため、こうした労働問題にも素早く対処できるのも魅力です。

不正防止につながる

勤怠管理システムでは上述のようにリアルタイムで打刻する必要があるため、Excelでの管理のように不正が起こりにくいこともメリットです。出勤時間を過ぎてから手入力して遅刻をごまかしたり、別の従業員が代わりに打刻したりすることはできません。

また、システムによってはGPS機能を備えており、打刻した場所も記録できます。いつどこで勤務しているかが明確になるため、不正を防止する効果が期待できます。

各種申請を管理できる

勤怠管理システムは、各種申請を管理できるのもメリットの1つです。有給休暇や時間外労働の申請・承認の業務を、勤怠管理のシステム上で行うことができます。

従来の申請方法では紙ベースの申請用紙に記入し、直属の上司、役員の承認という流れが一般的です。

しかし、勤怠管理システムを利用すればシステム上で完結するため、ペーパーレス化やスムーズな承認が可能となり、業務効率化や従業員が申請がしやすくなるのがメリットです。

その他業務と連結できる

勤怠管理システムでは、給料計算や年休付与といった労働時間以外の業務も管理できます。給料計算ソフトと連結できれば、システム上の労働時間や出勤日数を基に、給与、社会保険料等などの給料計算作業が自動化されるため、労務の業務負担が大幅に軽減します。

フレックスタイムや裁量労働などを多様な働き方を導入している企業でも、集計や管理の負担の手間を大幅に削減できます。また、所定年休消化数に達しているかも簡単にチェックすることができるため、有給取得日数の増加にも役立ちます。

在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入するデメリット

以上のように在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入すると多くのメリットがありますが、一方でデメリットが発生する可能性もあります。システム導入を検討する際は、これらの項目に注意して導入しましょう。

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導入・運用のコストがかかる

勤怠管理システムは、導入・運用にコストがかかります。電話・メールやExcelなどは無料で利用できる場合も多く、導入・運用にかかるコストが低いです。しかし、勤怠管理システム以外の管理方法では、管理者の負担やミスなどさまざまな課題があります。

そして、管理業務の負担が大きく、労働コストが増えてしまうことも多いです。一方、勤怠管理システムは導入や運用コストがかかりますが、大幅な業務効率化による労働コストの削減を図れます。

自社の勤怠ルールに対応できない場合がある

勤怠管理システムは、自社の勤怠ルールに対応できない場合があります。近年は働き方改革によって、フレックス制・裁量労働制・夜勤交替勤務制・時差出勤など、さまざまな勤務形態を採用している企業も多いです。

勤怠管理システムが自社の勤怠ルールに対応していない場合も考えられるため、自社の働き方に対応できる勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

仮に対応していないシステムを選んでしまうと、新たな仕事が増えたり管理業務がより煩雑になってしまったりするため、必ず自社の働き方とマッチしているか確認しましょう。

在宅勤務に適した勤怠管理システムの選び方

最近はさまざまなタイプの勤怠管理システムがあるため、どのシステムを選べば良いのかわからない方も多いでしょう。ここでは、在宅勤務に適した勤怠管理システムを選ぶ際に着目したいポイントについて解説します。

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クラウド型であること

在宅勤務に勤怠管理システムを導入する際は、クラウド型であるかが重要です。テレワークでは自宅で働く方も多いですが、家庭の事情でシェアオフィスやカフェ、コワーキングスペースを活用している方もいます。

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネット上のWebブラウザや管理アプリを通して、いつでもどこでも出勤・退勤の記録と勤怠管理ができるようになります。

在宅勤務以外にも、スマホやタブレット端末のアプリで、通勤中や外出中に勤怠管理ができるのもメリットです。

自社の勤務ルールと合っているか

勤怠管理システムを導入する際には、自社の勤務ルールと合っているかの確認が必要です。近年は、フレックス制・時差出勤制・裁量労働制などの労働時間制度や、派遣・アルバイト・業務委託といった働き方の多様化が進んでいます。
従業員全員がスムーズに勤怠の記録を行えるように、勤務形態や労働時間制にマッチした設定ができるかどうか確認しましょう。また、できるだけ操作が簡単なものを選ぶのも重要な選定ポイントです。

作業状況が把握できるか

在宅勤務中の作業状況が把握できるかもチェックしておきましょう。勤怠管理システムの中には、遠隔で従業員のパソコンのスクリーンショットが撮れる機能を搭載したものもあり、作業状況を把握しやすいです。

虚偽の申告防止や進捗状況の確認に役立ちます。従業員は上司から作業状況を把握されることにより、出社時と変わらない緊張感を持って仕事に取り組めるため、業務効率化にもつながるでしょう。

関連システムと連携できるか

勤怠管理システムは、関連システムとの連携も大切です。例えば、給与管理システムとの連携によって給与計算作業の効率化が図れます。従来の管理方法では、労働時間を基に給与や残業代、社会保険料等を算出する必要があり、労務管理の負担が大きいのが課題でした。

しかし、給与管理システムと連携すれば、煩雑な業務も簡単に管理できます。勤務時間の記録も正確に行えることから、情報を活用して人事評価なども効率的に実施できるのもメリットです。

導入・運用のコスト

勤怠管理システムの導入・運用のコストがどれくらいかかるのか、事前に十分な確認が必要です。システム導入の費用が経営の負担になってしまう場合、効果的とはいえません。

特に、多機能なシステムは導入・運用コストも高くなるため、自社に必要な機能のみを搭載したシステムを選ぶのもポイントです。自社が本当に必要とする機能を見極め、さまざまなシステムのコストを比較検討するのがおすすめです。

サポート体制

勤怠管理システムの運用では、サポート体制も大事なポイントとなります。勤怠管理システムの導入時には、操作や運用方法がわからないといった問題・不具合などが起きる可能性があります。

そのため、事前に操作方法・運用方法などのトラブルに対してどのような対応をしてくれるのか確認しておきましょう。中でも、365日24時間サポートに対応しているシステムが安心です。

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まとめ

在宅勤務において、進捗状況の確認や労働時間の管理の難しさが課題でした。しかし、最近の勤怠管理システムでは、システム上で勤怠管理を行い、進捗状況が確認できる機能なども増えているため、在宅勤務の勤怠管理における課題解決につなげやすいです。

なお、勤怠管理システムは導入・運用コストがかかるため、十分な比較検討が求められます。自社の勤務ルールに対応しているのか、関連システムと連携できるかなど、自社とマッチしているか確認し、適切なシステムをスムーズに導入しましょう。

在宅勤務に対応した勤怠管理システムの導入を検討する際は、システムの選定や準備を行いながら、導入メリットを実感できる環境づくりが大切です。

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