勤怠管理システムによる残業管理とは？残業代の計算方法も解説

信用低下などにつながらないよう、企業は勤怠管理システムなどを利用して従業員の残業時間を適切に管理しなければなりません。本記事では、残業管理の必要性やメリット、残業代の正しい計算方法などを紹介し、正しく管理する手段として勤怠管理システムについても解説します。

目次

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1. 日本の残業問題はなぜ減らないのか
2. 残業代の正しい計算方法
3. 残業抑制につながる勤怠管理システムとは
4. 勤怠管理システムを導入するメリットとは
5. 残業管理を行う際の注意点とは
6. 適切な残業管理を行うポイント
7. おすすめの勤怠管理システム3選
8. まとめ
9. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

日本の残業問題はなぜ減らないのか

働き方改革に伴い、労働におけるさまざまな変革が求められる中、重要視されているのが残業問題です。これまでに大きく取り上げられているのにもかかわらず、恒常的に残業がある企業では「業務量の多さ」や「個人の能力差」が残業が解消しない原因となっています。

そして、なぜ残業が減らないのかという根本的な理由としては、日本の変革しづらい労働環境が関わっています。

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残業が発生し続ける原因とは

残業管理は大事ですが、まず残業が発生する原因や残業を上手く管理できていない原因をしっかりと把握する必要があります。

パーソル総合研究所が発表した「職場の残業発生メカニズム」を紐解くと、企業の経営陣・管理職側と従業員側、2つの観点から残業がなくならない根本的な原因が見えてきます。

経営陣・管理職側の問題

残業抑制に対して前向きではない企業もあるでしょう。それには、日本産業が発展する中で、仕事への熱量や評価を労働時間の多さで推し量ってきた風土が影響しています。

また、過去を上司が賛歌としてうたってしまうと、部下はその方針に従わなければならなくなります。これは、業務量や効率を度外視し、形ばかりの残業規制に走ることにもなり、残業抑制につながらないだけでなく、サービス残業が横行する環境が生まれてしまいます。

従業員側の問題

会社側が残業削減に取り組んでいても、ずさんな管理体制の場合、「基本給が低いから」といった個人の理由で従業員が不必要な残業を行えてしまいます。そして、残業を名目に同僚と話しているだけのような実態も考えられます。

一方、業務量が多すぎて残業をしなければ仕事が終わらない、上司が率先して残業することで帰りづらいなど、環境的に残業を強いられる状況も少なくありません。

参考：パーソル総合研究所｜職場の残業発生メカニズム

残業の定義とは

一般的に、残業は企業ごとに定められた終業時間を過ぎてからも行う業務のイメージが強いでしょう。残業には、大きく分けて法定時間外労働と法内残業の2種類があります。また、残業の申請は15分単位や企業によっては30分単位で行っているケースも珍しくありません。

しかし、労働基準法の24条には、勤怠管理は1分単位で行うことが定められています。つまり、勤怠管理を15分や30分単位で行い端数を切り捨てることは違法であるため注意が必要です。

法内残業

法内残業とは、法定労働時間内で行う残業のことです。労働基準法の32条には、1日に8時間・1週間で40時間を上限とする法定労働時間が定められています。

短い勤務時間での契約を結んでいるパートやアルバイトの従業員が、勤務時間を超えて法定労働時間内で業務を行う場合などに当てはまります。この場合、雇い主が従業員に本来の賃金と同じ時給分を残業代として支払えば問題ありません。

法定時間外労働

法定時間外労働とは、法定労働時間である1日8時間もしくは1週間に40時間を超えて行う残業を指します。法内残業の場合とは違い、法定時間外労働では残業した分の賃金を本来の25％増しで支払うことが企業側に義務付けられています。

残業の種類・特徴など

種類	特徴	残業時に発生する賃金
法内残業	1日8時間・週40時間の法定労働時間内で行う残業	通常時と同等の額で問題なし
法定時間外労働	上記の法定時間を超えて行う残業	通常時より25％増しにする必要あり

残業管理の必要性とは

企業において、残業管理は多くの役割を担っています。法律違反の回避や生産性の向上など、残業管理の必要性について詳しく解説します。

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法律違反になるのを避ける

従業員の勤務時間や残業を何時間したかなどをしっかり把握できれば、過重労働にならないための対策を考えることができます。

残業が多すぎるなどの問題ある労働については、早めの改善が必要です。改善によって法律違反を避けつつ、過度な残業による健康被害などで訴えられるリスクを回避できます。

生産性を上げる

残業管理を行うことによって、生産性の向上も期待できます。一定時間に従業員1人あたりが生み出す利益を労働生産性といいますが、この労働生産性を効率良く上げるには、労働と休息のバランスを取ることが重要です。

長時間の労働で従業員の疲労が溜まってくると、生産性が落ちてしまいます。適切な残業管理で企業全体の労働生産性を上げていきましょう。

労働環境を改善する

労働環境をより良いものに整えることも、残業管理の大事な目的の1つです。労働環境の悪い職場では従業員が長い期間働きづらく、離職率が高まってしまいます。

残業管理を行い、従業員が働きやすい職場を維持することで、企業のために長く貢献してくれる人材の確保につなげられます。

残業代の正しい計算方法

残業代の計算はどのようにすれば良いか、その正しい計算方法を知っておく必要があります。残業代は、法内残業か法定時間外労働か、また賃金契約が時給か月給かによっても計算方法が異なります。ここでは、パターンごとに例を挙げながら詳しく解説します。

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時給制のパート・アルバイトの場合

短時間での労働契約を結んでいるパート・アルバイト従業員の場合、総労働時間が1日8時間・週40時間に収まる範囲の残業については法内残業となります。法内残業では、本来の賃金と同等の額が残業時間数に応じて発生します。

例えば、時給1,000円・1日5時間・週25時間で契約している従業員に、3時間の残業をしてもらった場合の残業代は、下記の計算式で求められます。

時給1,000円×残業3時間＝残業代3,000円

次に、法定時間外労働の場合です。法定時間外労働では、残業分の賃金は25％増し・1.25倍となります。

例えば、上記と同じ従業員が3時間ではなく1日4時間の残業をした時は、1日にトータルで9時間働いたことになります。この場合、1日8時間の枠を超えた1時間分は割り増し賃金として計算します。

時給1,000円×法内残業3時間＋時給1,000円×法定時間外労働1時間×1.25倍＝残業代4,250円です。

月給制の従業員の場合

企業に属する従業員・正社員のほとんどが月給制です。月給制における残業代を計算するには、まず1時間当たりの賃金を算出します。これは、月給を「1ヶ月当たりの平均労働時間」で割ったものです。

1ヶ月当たりの平均労働時間は、1日の所定労働時間数に、年間労働日数（365日から、年間で定められた休日数を引いた日数）を掛け合わせ、12ヶ月で割って導き出します。

例えば、1日8時間・年間休日107日の場合だと、8時間×（365日-107日）÷12ヶ月で計算し、1ヶ月当たりの平均労働時間は172時間です。

残業代には通勤手当や住宅手当、臨時で支給されるボーナスなどは含めないため、1ヶ月の給与からそれらを除外した金額を平均労働時間数で割って算出します。

残業抑制につながる勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤・残業・休暇など、勤怠に関する情報を一元管理できるものです。法令に沿ったアラート付きのシステムもあり、労働に関するトラブルの回避に役立ちます。

中でも、残業抑制につながる機能として残業申請機能が挙げられます。この機能を利用することで、従来まで計算が複雑で煩雑化しやすかった残業の管理が、簡単かつスムーズに行えるようになります。

残業時間の上限を把握できるアラート機能

勤怠管理システムの多くには、従業員の労働時間や残業時間を自動で集計し、一定の基準に近付いた際に通知するアラート機能が備わっています。

例えば、月間の残業時間が一定時間を超えそうな場合に管理者へ通知が届くよう設定すれば、早い段階で業務量の調整や人員配置の見直しを検討できます。

手作業で労働時間を確認する場合と比べ、リアルタイムで状況を把握しやすくなるため、長時間労働の未然防止につながるのが特徴です。

残業時間を分析して業務改善に活かせる

勤怠管理システムでは、蓄積された勤怠データをもとに残業時間の傾向を分析することも可能です。部署別・従業員別などの単位で残業時間を可視化することで、どの部門で残業が多いのか、どの時期に業務が集中しているのかといった傾向を把握できます。

こうした分析結果をもとに業務分担の見直しや作業工程の改善を行えば、長期的な残業削減につながります。単に労働時間を記録するだけでなく、データを活用して働き方の改善に役立てられる点も、勤怠管理システムの大きな特徴といえるでしょう。

勤怠管理システムを導入するメリットとは

勤怠管理システムで残業管理を行うことで、残業時間の削減や従業員の健康管理ができるなどの、多くのメリットを得られます。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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正確な労働時間を記録・把握できる

勤怠管理システムを導入することで、さまざまな勤怠形態に左右されず正確な労働時間を記録できます。そして、残業申請制を取り入れたり、どんな内容で残業するのかを明確にしたルールを設けたりすれば、業務内容の把握にもつながります。

また、労働時間の記録に関する書類については、労働基準法に基づき5年間の保存が必要です。勤怠管理システムによって記録漏れやミスもなくなり、管理者の負担を減らすことができます。

リアルタイムで労働時間を把握でき、残業時間を削減できる

残業時間をリアルタイムで把握でき、どの従業員がどれほど残業しているのか、どういった業務で残業しているかがわかりやすいです。さらに、勤怠管理システムのアラート機能により、残業をしている当人と上司にも警告を促し、迅速な対策を講じることができます。

上司には、業務の再振り分けなどの調整に注力してもらいつつ、マネジメント力と職場全体の残業抑制に対する意識を向上させていきましょう。

業務効率の向上や従業員のモチベーションアップにつながる

勤怠管理システムによって正確な残業管理ができれば、従業員の労働時間も整えていきやすいです。適切な労働時間の管理で長時間にわたる無理な労働がなくなることで、従業員の健康管理に役立ちます。

個人のプライベートにかける時間が増えれば、残業抑制だけでなく私生活を充実させることも可能です。その結果、業務効率の向上や従業員のモチベーションアップにつながります。

勤怠データ集計・給与計算の手間を削減できる

勤怠管理システムには、給与計算ソフトと連携できるものもあります。給与計算ソフトとの連携によって勤怠データを自動で給与に反映できるため、集計の手間や計算の人的ミスをなくすことが可能です。

従業員には、残業代を含めた正確な金額の給与が支払われるのもメリットです。サービス残業を解消し、従業員との信頼関係を構築するうえでも、給与計算ソフトと連携できる勤怠管理システムは有用といえます。

残業管理を行う際の注意点とは

残業管理を行う際には、いくつかの注意点があります。残業の承認基準やルールの周知など、押さえておきたいポイントを解説します。

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承認の基準を明確にする

残業管理を行うには、残業の承認基準を明確にしておきましょう。定時を過ぎ、急ぎの仕事がないにも関わらず社内に残っている従業員から残業代を申請されるのは、企業側の立場で考えると不本意です。

そのような状況を避けるためにも、残業とみなされるのはどのような状況でどのような仕事を行う場合か、明確な基準を設けて従業員に周知しましょう。それにより、必要最低限の残業のみを効率的に行ってもらうことができます。

また、承認される残業内容を明らかにすれば、従業員の残業に対するモチベーションの向上を図ることも可能です。

ルールが形骸化しないよう注意する

残業管理を続けるうえでは、ルールが形骸化しないように注意するのも大切なポイントです。せっかく定めたルールも、その意義を失って形だけになってしまうと意味がありません。

まずは、ルールの内容や定めた理由などを全従業員に周知しましょう。なお、時間の経過とともに忘れてしまったり、人員が入れ替わったりする可能性があるため、定期的な呼びかけがおすすめです。

例外が生まれないよう徹底する

残業のルールを定めたら、例外が生まれないように徹底することも大切です。例えば、特定の従業員のみが有利になるような例外を作ると、他の従業員の不満を招いたり、モチベーションの低下にもつながってしまいます。

そして、ルールに変更の必要性を感じた際も、全従業員にアンケートを取るなど十分に協議してから慎重に改正を行いましょう。

適切な残業管理を行うポイント

適切な残業管理を行うためには、残業時間・内容の可視化や勤怠管理システムの利用がおすすめです。ここでは、適切な残業管理を行うポイントについて詳しく解説します。

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残業時間や残業内容を可視化させる

残業時間・残業内容の可視化とは、残業の内容や時間の目標、結果を全体に見えるようにすることです。まずは、これまでの労働時間や内容を整理し、部署ごとに表でまとめておくと、残業が多くなりがちな繁忙期での状況把握がしやすくなります。

次に、部署ごとでまとめた労働時間を参考に残業時間の目標を設定します。その結果を開示して全従業員が見やすくすれば、残業に対する社内全体の意識を高めることが可能です。

残業に関するルールを制定する

残業は無限に課せられるものではなく、時間外労働には、原則月に45時間・年間360時間を上限とする枠があります。繁忙期や急を要する業務などに対応して、より多くの残業が可能となるケースもありますが、その場合には調整のための上限が制定されています。

残業管理を適切に行うには、どのような場合に残業をするのか、1日の上限時間などを含めた残業に関するルールをしっかりと定めておきましょう。

また、残業を事前の申請制にするのも1つの方法です。それにより、従業員は気軽に残業できなくなるため、定時内で業務を終わらせようとする動きの活性化に期待できます。

勤怠管理システムを利用する

勤怠管理システムを利用すると、従業員の勤怠に関わる情報をまとめて管理できます。特に、残業申請機能を搭載した勤怠管理システムは、残業管理をよりスムーズに行えるシステムとして重宝されやすいです。

勤怠管理システムには無料で利用できるものもあり、少しでも興味を持った企業が気軽に試せるのも嬉しいポイントです。ただし、無料のシステムは利用制限があるため、より確実に管理を行うには有料の勤怠管理システムの利用がおすすめです。

残業管理を適切に行うために

方法	内容
残業時間・内容を可視化	・残業時間の目標を設定し、結果を開示する ・全従業員に可視化し、残業に対する社内全体の意識を高める
残業に関するルールの制定	どのような場合に残業をするかや1日の上限などを決めておく
勤怠管理システムの利用	残業申請機能のついた勤怠管理システムがおすすめ

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まとめ

残業とは、企業ごとに決められた終業時間・定時を過ぎてからも行う業務を指します。この残業には、法定時間外労働と法内残業の2つの種類があります。残業管理をすることで、過労働による法律違反を回避しながら従業員の健康を管理できるのが大きなメリットです。

また、生産性の向上によって企業の利益にもつながります。適切な残業管理を行うには、残業内容と時間の可視化や残業に関するルールの制定などが必要です。

しかし、残業内容や時間の把握、ルール設定、個々に異なる残業代の計算といった残業管理をすべて独自で行うのは大変です。必要に応じて勤怠管理システムを活用しつつ、より適切な残業管理をしていきましょう。

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