勤怠管理システムの費用相場｜オンプレミス・クラウドでの違いも比較

勤怠管理システムには多種多様な種類があるため、自社に適したものをどう選ぶべきかわからない方や、価格面に関する疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。この記事では、勤怠管理システムの費用相場について、種類による違いや費用対効果などを詳しく解説します。

目次

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1. 勤怠管理システムは費用を見極めて導入するのが重要
2. 勤怠管理システムの種類
3. 勤怠管理システムの費用相場
4. 勤怠管理システムの費用対効果とは
5. 勤怠管理システムの費用の違いについて
6. 勤怠管理システムの費用以外の選定ポイント
7. 勤怠管理システムを導入する際の注意点
8. おすすめの勤怠管理システム3選
9. まとめ
10. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムは費用を見極めて導入するのが重要

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間や出退勤状況を管理するためのシステムです。勤怠管理システムの導入により、従業員の労働時間を正確に把握し、人件費の管理や法令遵守を徹底することができます。

また、勤怠管理システムは従業員の勤務状況を分析し、生産性の向上やモチベーションのアップに役立てることも可能です。勤務時間の管理だけでなく、残業申請・経費精算などの効率化にも役立ちます。

一方で、勤怠管理システムの費用は、導入形態や機能、サポート内容などによって大きく異なります。例えば、自社内にサーバーを設置するオンプレミス型と、インターネット上で勤怠管理システムを利用するクラウド型では、初期費用や運用コストにも違いがあります。

そのため、勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の規模や業種、予算などを考慮して、適切なシステムを選ぶことが重要です。本記事では、勤怠管理システムの費用相場や選ぶ際の注意点などについて解説します。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを知り、自社に合ったシステムを選びましょう。

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オンプレミス型

オンプレミス型とは、システムを自社内に設置して運用する形態のことです。カスタマイズ性が高く、自社の業務フローや就業規則に合わせて機能を柔軟に調整できる点が特徴です。

そのため、大企業では開発費用をかけて自社専用の勤怠管理システムを構築し、運用するケースも少なくありません。また、オンプレミス型は買い切りが基本のため、導入後は利用料が発生しない点もメリットと言えます。

一方で、システムの開発を行うため、初期費用やコストが高額な点には注意しなければなりません。また、導入や運用開始までには時間がかかるため、システムの開発期間も加味したうえでスケジュールを立てる必要があるでしょう。

メリット	デメリット
セキュリティが高い	初期費用や運用コストが高い
カスタマイズ性に優れている	導入や運用に時間がかかる
システムの可用性が高い

クラウド型

クラウド型とはインターネットを通じて、インターネットを介してベンダーのサーバーにアクセスしてシステムを利用するタイプです。サーバーの構築が不要なため、初期費用を抑えて導入できます。

また、契約後は短期間で運用を始められるため、中小企業から大企業まで幅広い企業で導入されています。さらに、クラウド型のシステムはベンダーによって定期的にアップデートが行われることが多く、法改正や機能改善にも迅速に対応できます。

ただし、インターネットを介して使用するため、セキュリティや可用性のリスクがある点には注意しましょう。また、クラウド型のシステムに依存してしまうと、ベンダーロックインと呼ばれる乗り換えが困難な状態に陥るケースもあります。

メリット	デメリット
初期費用や運用コストを削減できる	セキュリティや可用性のリスクがある
自動でアップデートしてくれる	インターネット環境がなければ使えない
専門的な知識やスキルが必要ない	乗り換えが困難になりやすい

勤怠管理システムの費用相場

勤怠管理システムの費用相場は、選ぶタイプによって異なります。以下で、詳しい費用相場を見ていきましょう。

	初期費用	運用費用
オンプレミス型	30～150万円程度	30〜350万円/月
クラウド型	0～50万円程度	200円〜1万円/月 （従業員1人あたり）

勤怠管理システムの初期費用相場

勤怠管理システムの初期費用相場は、選ぶタイプによって大きく異なります。基本的にオンプレミス型は高額、クラウド型は安い傾向です。それぞれの費用相場を比較しながら見ていきましょう。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、30～150万円程度とかなり高額です。一からシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。システムの規模によって費用が異なりますが、クラウド型と比較すると高額と言えるでしょう。

オンプレミス型は初期費用が高額ですが、従業員数が大きくてもランニングコストが変わらない点が大きなメリットです。また、カスタマイズ性が高いため、自社の業務フローや就業規則に合わせたシステムの構築も可能です。

そのため、従業員数が多い企業や独自の勤怠ルールを持つ企業では、初期費用が高くても費用対効果が高い運用ができるでしょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～50万円程度です。中には初期費用無料で利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。クラウド型であっても、選ぶシステムによっては初期費用が高額なものもあるので、注意しましょう。

また、クラウド型は初期費用が安価ですが、従業員の数に応じて運用費用が決まるため、場合によっては高額になるケースもあります。機能の自由度も低い傾向にあるため、初期費用だけでなく導入費用も加味した上で検討しましょう。

勤怠管理システム導入後の運用費用相場

次に、勤怠管理システム導入後の運用費用相場を見ていきましょう。システムを選ぶ際には、初期費用だけでなくランニングコストにも目を向ける必要があります。以下で、それぞれの運用費用相場とともに違いを解説します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の運用費用は、月額30〜350万円程度です。システムの規模や運用体制によって費用は大きく変動しますが、使用する人数が多いほど利用料が高額になるクラウド型に対し、オンプレミス型は従業員数に関わらず運用費用は一定になるケースが多いです。

そのため、従業員数が多い企業では、導入後のコストを抑えられるでしょう。しかし、オンプレミス型では自社でシステムを管理・運用する必要があるため、保守費用やサーバー運用費用などのコストが発生します。

また、システム保守を外部に委託する場合は保守契約費用が必要になったり、自社で運用する場合でも担当者の人件費がかかったりします。このように導入費用だけではなく、継続的な運用コストが発生することを把握しておきましょう。

クラウド型の場合

クラウド型では多くの場合、従業員1人あたりの費用が決められています。1人あたりの費用相場は、月額200円〜1万円です。例えば1人あたり月額1,000円かかる場合、従業員が300人いる企業では月に30万円の費用がかかります。

従業員数が少ない場合にはクラウド型を検討し、ランニングコストを抑えるのがおすすめです。予算や自社の社員数、運用状況などを加味しながら検討してみましょう。

勤怠管理システムの費用対効果とは

勤怠管理システムを選ぶ際は、費用対効果を計算することも大切です。タイムカードを用いた管理との比較や、システムの導入で得られるメリットを確認しながら、費用対効果を計算しましょう。

システムを導入する場合には、導入費用や運用費用などを算出した上で、導入によって得られるメリットの分の金額から導入費用を差し引きます。差し引いた金額がプラスになっている場合は、費用対効果が得られていると考えられるでしょう。

勤怠管理システムの費用の違いについて

勤怠管理システムは、選ぶシステムによって費用が異なります。ここでは、選ぶシステムの種類による費用の違いについて見ていきましょう。

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使用できる機能の違い

選ぶシステムによって費用が異なる理由としては、使用できる機能の違いが挙げられます。機能が豊富なシステムは費用が高額で、シンプルなものは安価な傾向があります。不要な機能があっても無駄になるため、必要な機能を見極めましょう。

有給休暇管理機能や残業管理機能のほか、他システムとの連携機能が備わったシステムもあります。複雑なものは便利な一方で、使い慣れるまでに時間がかかるデメリットがあるため、自社に必要な機能に絞ったシステムを選ぶのがおすすめです。

使用人数やオプションの違い

勤怠管理システムの運用費用は、使用人数やオプションの有無によっても変動します。特にクラウド型のシステムでは、1人あたりの月額料金が設定されているケースが多く、利用人数が増えるほど運用費用も高くなります。

例えば、1人あたり月額1,000円かかるシステムを10人で使用する場合は1万円で済みますが、100人で使用すれば10万円になってしまいます。従業員数によって運用費用が異なるため、使用人数まで加味したうえで予算を検討しましょう。

また、システムによっては、顔認証打刻機能やチャットボット機能などさまざまな追加オプションが用意されています。そのため、これらのオプションを多数追加すると、費用が高額になってしまう点に留意が必要です。

勤怠管理システムの費用以外の選定ポイント

勤怠管理システムを導入する際、どうしても費用の面に目が行きがちですが、コストだけで選ぶと導入に失敗しやすいです。ここからは、システム選びで抑えておきたいポイントを解説します。

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就業規則や雇用形態に対応しているか

休憩の回数やフレックスタイム制など、企業によって異なる細かな就業規則・雇用形態に対応しているかを確認しましょう。特に休憩時間や時短勤務は企業ごとに細かな違いがあるため、入念な確認が必要です。

このような細かなカスタマイズに対応していない場合、どうしても使いにくさが出てきます。細かな規則や採用している雇用形態を把握した上で、どのシステムを選ぶか検討しましょう。

自社に必要な機能を搭載しているか

勤怠管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能を搭載しているか確認しましょう。システムを導入しても必要な機能を搭載していない場合、導入によるメリットを感じにくくなります。

給与計算システムと連携してバックオフィス業務の負担を軽減したい場合、連携機能が不十分だと本来の導入目的が叶えられない可能性があります。導入によるメリットを最大限に得るために、搭載機能の確認は入念に行いましょう。

勤怠管理システムの機能例

勤怠管理システムには、出勤・退勤の打刻や勤怠データ集計などの基本機能のほか、以下のような機能を搭載したものもあります。

1. 休暇管理・承認機能
2. シフト管理機能
3. 残業時間超過を知らせるアラート機能
4. レポート出力機能

休暇管理やシフト管理は別のソフトで行っているケースも多いですが、勤怠と一元管理することでより効率化できる場合があります。また、残業が常態化している会社では、法令遵守のために、残業時間超過を知らせるアラート機能があると便利です。

従業員がスムーズに打刻できるか

勤怠管理システムを選ぶ際は、従業員がスムーズに打刻できるかどうかも確認しましょう。打刻方法としては、PCブラウザやスマホを活用した打刻や、ICカード打刻、生体認証打刻などがあります。

従業員が操作しにくい打刻方法を選んでしまうと、打刻漏れやミスが生じ、修正を行う手間がかかってしまいます。また、打刻完了までに時間がかかってしまうと、打刻時刻が正しく記録されないリスクもあります。

そのため、事前にどのような方法で打刻を行うかを明確にした上で、動作環境や打刻のしやすさを確認しておくのがおすすめです。

サポート内容を確認する

システムを選ぶ際は、サポート内容も必ず確認しましょう。どのようなサポートが受けられるのかを確認するのはもちろん、夜間や土日のサポート体制を確認することも大切です。システム導入時のサポートがあるシステムを選ぶと、スムーズな導入ができるでしょう。

また、導入後のサポートが充実していると、トラブルや不明点があった際も安心です。中には社内研修をしてくれるようなベンダーもあるため、気になる方はチェックしてみましょう。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを導入する際は、必要な機能を事前に洗い出し、無料のトライアルなどで操作性を確認しておく必要があります。ここでは、勤怠管理システムを導入する際に気を付けたいポイントを解説します。

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必要な機能を先に洗い出しておく

勤怠管理システムを導入する際は、まずは必要な機能を洗い出しておくことが重要です。必要な機能を把握しないままシステムを選んでしまうと、機能が不足して思うような効果が得られなかったり、使わない機能に費用をかけてしまったりする可能性があります。

そのため、より高い費用対効果を生み出すためにも、必ず先に必要な機能を確認しましょう。基本の機能だけで十分な場合はシンプルなシステムを選び、より便利に使いたい場合はオプションや連携機能が充実しているシステムを選ぶのがおすすめです。

不要な機能が多いと費用が無駄になるだけでなく、使いにくくなってしまう可能性もあるので注意しましょう。特に、給与計算の業務を効率化したい場合には、「給与計算ソフトとの連携機能」があると便利です。

事前に無料のトライアル期間などで操作性・機能を確認する

多くの勤怠管理システムには、無料のトライアル期間が設けられています。機能や費用から自社に合ったシステムを選んでも、実際に使ってみるとイメージと違い、思ったような効果が得られず後悔するケースもあるでしょう。

そのような事態を防ぐためにも、本格的に導入する前に無料のトライアルで試しに使ってみるのがおすすめです。テスト運用をすることでシステムの使い勝手がわかるほか、導入の際の課題なども見えてくるでしょう。

トライアルの期間は選ぶシステムによっても異なりますが、だいたい1～2週間程度です。1つのシステムを試すのではなく、複数のシステムを使いながら比較検討しましょう。

費用の安さだけで選ぶのは注意が必要

勤怠管理システムを導入する際、費用の安さだけに注目して選ぶのは避けましょう。安価なシステムは導入コストを抑えられるメリットがある一方で、利用できる機能が必要最低限に限られている場合があります。

例えば、有給休暇の管理や残業時間のアラート通知などの機能は、上位プランや追加オプションとして用意されているケースが多いです。そのため、費用の安さだけを重視してシステムを選んでしまうと、思うように活用できないといったリスクがあります。

勤怠管理システムを選ぶ際は、費用だけで判断するのではなく、利用できる機能やサポート内容なども含めて比較することが重要です。

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まとめ

勤怠管理システムの費用相場は、選ぶタイプや機能の充実度、利用する従業員の数によって大きく異なります。オンプレミス型は初期費用が高額ですがカスタマイズ性に優れ、クラウド型は安価なものの機能に制限があるのが特徴です。

また、システムを選ぶ際は自社に必要な機能があり、サポート体制が充実しているものを選びましょう。導入の際は、システムのシェア率などをチェックすることも大切です。ぜひ本記事を参考にしながら、自社に合った勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら