PCログによる勤怠管理とは｜PCログの取得方法や注意点も解説

PCログを活用することは、勤怠状況の把握に役立ちます。従業員の労働時間や作業内容の正確な把握が可能です。本記事では、PCログの取得方法や勤怠管理に活用する際の注意点、勤怠管理システムの導入によるPCログ取得のメリット・デメリットを解説します。

目次

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1. PCログの意味を再確認
2. PCログによる勤怠管理の有効性
3. PCログを活用した勤怠管理でできること
4. PCログによる勤怠管理の主な活用シーン
5. PCログの取得方法
6. 勤怠管理システムでPCログを取得するメリット
7. 勤怠管理システムでPCログを取得するデメリット
8. PCログを勤怠管理に活用する際の注意点
9. おすすめの勤怠管理システム3選
10. まとめ
11. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

PCログの意味を再確認

PCログとは、パソコンの使用状況や活動履歴を記録したデータのことです。ログインやログアウト、ファイルの作成・編集、Webサイトの閲覧履歴などが確認できます。

主に、PCログはセキュリティや監査の目的で活用されますが、近年では勤怠管理にも使用されています。従業員の労働時間とPCの稼働時間を比較することで、労働時間の虚偽申告の抑止が可能です。

なお、PCログの活用では適切な管理が重要であり、終業時にPCの電源を切るなどの社内ルールを徹底する必要があります。

PCログによる勤怠管理の有効性

「パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と厚生労働省のガイドラインにも記述があるように、PCログを活用することにより、従業員の労働時間や、作業内容を正確に把握することが可能になります。

労働基準法や労働契約に基づいた適切な労働条件を提供し、過重労働と違法な長時間労働の予防にも役立ちます。正確な勤怠管理を行うことは、企業の法的な義務を果たし、従業員の権利保護や健康経営の実現にもつながる大切な取り組みです。

労働時間の正確な把握は企業の義務と捉え、PCログなどの機能を活用しながら勤怠管理を行う必要があります。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン | 厚生労働省

打刻データと組み合わせた確認がおすすめ

PCログを勤怠管理に活用する場合は、打刻データとPCログを突き合わせて確認する方法が一般的です。打刻だけでは勤務実態とのズレが生じることがあるため、PCのログイン・ログアウト時間などと照合することで、労働時間をより客観的に把握できます。

例えば、退勤打刻後もPCが稼働している場合は業務が続いている可能性があります。このような差異が見られる場合は従業員に確認し、必要に応じて勤怠データを修正するなどの対応を行いましょう。

PCログはあくまで補助的な記録ですが、打刻データと組み合わせて確認することで、より正確な勤務実態の把握が可能です。

勤怠管理を正しく行わなかった場合のリスク

勤怠管理業務への意識が低く労働環境の改善が進まない場合、従業員の負担が増えてブラック企業と見なされる・社会的信頼を損なうなどのリスクが生じます。

また、企業の経営にも深刻なダメージを与える可能性があるため、適切な勤怠管理が必要です。以下では、「法律違反の可能性」「コンプライアンス意識の低下」の2つの観点から、勤怠管理を正しく行わなかった場合のリスクについて解説します。

法律違反の可能性

勤怠管理を正しく行なわず、労働時間を正確に把握できていない場合、労働基準法に違反する可能性があります。正確な労働時間の把握は、労働者の権利保護や労働条件の適正化に関わります。

法律では、最低賃金の適用や時間外労働の制限、休憩時間の確保などが定められており、これらを遵守するためには正確な労働時間の把握が必要です。労働時間の適切な管理を怠ると、労働基準法違反による法的なリスクや労働者とのトラブルが生じる可能性があります。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

コンプライアンス意識の低下

正確な勤怠管理を怠ると、従業員や管理者が勤怠情報を改ざんするリスクが生じる可能性があります。勤怠情報の改ざんは不正行為となり、労働基準法や企業の規則に違反します。小さな不正が積み重なり、のちに企業全体の労働実態との乖離を引き起こしかねません。

このような行為は、信頼性や透明性の欠如を招き、コンプライアンス意識を低下させます。また、モチベーションの低下や離職率上昇といった問題にもつながるでしょう。正確な勤怠管理は組織のコンプライアンスを浸透させ、公正な労働環境の構築に不可欠です。

PCログを活用した勤怠管理でできること

PCログは、従業員の作業時間や業務内容を正確に把握することで、勤怠管理への活用が可能です。ここでは、PCログと勤怠管理の活用について解説します。

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正確な労働時間の把握

PCログを勤怠管理に活用することで、従業員の労働時間を正確に把握できます。自己申告に頼るのではなく、PCの電源オン・オフの操作履歴を基に実働時間を算出するため、客観的かつ信頼性の高いデータを得ることが可能です。

これにより、労働時間の虚偽申告や改ざんを防ぎ、正確な給与計算や労働条件の遵守につながります。従業員も公平な勤務状況が保たれることを実感し、労働環境への信頼が高まるでしょう。

打刻忘れや虚偽の打刻申告に対応

PCログを勤怠管理に活用することで、従業員の打刻忘れや虚偽の打刻申告に対応できます。PCの使用状況などを基に勤務時間を正確に把握できるため、従業員の実働時間を把握しやすいです。

打刻ミスや意図的な申告の際も、PCログのデータを参考に補完することができます。正確な労働時間の管理が可能となることで、適切な給与計算や労働条件の遵守にも役立ちます。

PCログによる勤怠管理の主な活用シーン

PCログは、従業員のPCの利用状況を記録するデータであり、さまざまな場面で勤怠管理の補助情報として活用できます。特に、勤務状況を直接確認しにくい働き方が増えている現在では、客観的な勤務実態を把握する手段の1つとして利用されやすいです。

例えば、次のような場面でPCログが活用されます。

1. テレワーク・在宅勤務の勤怠管理
2. 打刻時間と実際の作業時間の確認
3. 長時間労働やサービス残業の把握

このように、PCログは勤怠管理の主な記録である打刻データを補完し、勤務実態を客観的に確認するための参考情報として活用されることがあります。適切に活用することで、より正確な労働時間の管理につながるでしょう。

PCログの取得方法

PCログを取得するためには、専用のソフトウェアやシステムを使用します。従業員のPCにログ収集用のツールをインストールし、PCの電源オン・オフや操作履歴を自動的に記録します。ここでは、ログ収集の方法について解説します。

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手動で収集

通常、PCには電源オン・オフの操作ログが備わっており、従業員のPCを1台づつ手動でチェックすればログ収集は可能です。しかし、手動でのPCログの収集には労力がかかり、従業員の数が多い場合や日々の確認を考慮すると非現実的です。

手動でのPCログの収集は、主に異常への対応や特定の問題解決に活用されるべきであり、通常の勤怠管理には適していません。

Windows10・11での取得方法

Windows10や11のパソコンであれば、下記の手順でログが確認できます。

1. スタートメニューの検索ボックスで「Event Viewer」を検索、もしくはWindowsマークを右クリックしてイベントビューアーを選択
2. 左サイドバーの「Windowsログ」をダブルクリック、「システム」を選択
3. 「システム」を右クリックで「現在のログをフィルタ」を選択
4. ポップアップ画面の「イベントソース」で「Power-Troubleshooter」を選択し「OK」をクリック

Windows7・8での取得方法

1. スタートメニュー内の「コンピューター」を右クリック
2. 「管理」を選択
3. 「コンピューターの管理」内の「イベントビューアー」を選択
4. 「Windowsログ」内の「システム」をクリック
5. 右クリックで「すべてのイベントを名前をつけて保存」を選択

Macでの取得方法

Macの場合は以下の手順で、コンピュータが開かれた直近の時間を確認できます。

1. Spotlightアイコンをクリックし「Console」を検索して開く
2. 左サイドバーの「kernel.log」をクリック、サイドバーが表示されない場合は「ログリストを表示する」をクリックして「/private/var/log」を開く
3. 検索バーで「Wake reason: EC.LidOpen」を検索

ログ管理システムを使って収集

ログ管理システムを活用することで、従業員のパソコン上での操作ログを効率的に収集できます。ログ管理システムは、自動的にログを取得して集計・分析を行うため、手動での確認作業やログの改ざんリスクを軽減します。

勤怠管理システムを使って収集

勤怠管理システムは、従業員の労働時間を自動的に管理するためのシステムであり、PCログの取得機能を備えたものも存在します。既存の勤怠管理システムでPCログの取得が可能な場合、そのシステムでログを取得しましょう。

また、既存の勤怠管理システムがPCログと連携できない場合は、新しく勤怠管理システムを導入するか、既存の勤怠管理システムとログ管理システムの併用がおすすめです。

ログ管理システムが搭載された勤怠管理システムを利用することで、勤怠管理システムの多彩な機能と連携して勤怠管理が行えるため、より正確な労働時間を算出できます。そして、勤怠管理システムとログ管理システムの連携は、信頼性と効率性の向上につながります。

勤怠管理システムでPCログを取得するメリット

勤怠管理システムでPCログを取得すると、サービス残業の抑止や勤務状況の見える化につながるなど多くのメリットがあります。ここでは、勤怠管理システムとPCログを連携するメリットについて、3つの項目に分けて解説します。

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サービス残業の抑止

勤怠管理システムでPCログを利用することで、サービス残業の抑止に効果があります。PCログによって従業員の労働時間を正確に把握し、適切な労働時間管理が可能です。

その結果、労働者の健康やワークライフバランスが向上し、個々のモチベーションアップにも期待できます。従業員が働きやすい環境で業務に取り組めることは、生産性向上や労働力の定着にもつながります。

勤務状況の見える化

勤怠管理システムでPCログを利用することで、勤務状況の見える化が可能です。例えば、テレワークや在宅勤務の場合、従業員のPCログから作業開始と終了時間、アクティビティを把握し、自己申告以外の方法で労働時間を記録できます。

これにより、従業員の実労働時間や作業の進捗状況を可視化し、管理者はリモートでも従業員の勤務状況を把握できます。また、テレワークや在宅勤務などの勤務形態においても、効果的な勤務管理が実現できます。

打刻時間の改ざん防止

勤怠管理システムでのPCログの利用は、打刻時間の改ざん防止に役立ちます。PCログは、従業員のパソコン上での操作履歴を記録するため、正確な作業開始・終了時間を把握できます。

従業員は、自身のパソコンで作業開始や終了の操作を行い、そのログが勤怠管理システムに自動で反映されます。これにより、手動での打刻ミスや虚偽の打刻申告を防止しつつ、正確な勤務時間の記録が可能です。

打刻時間の改ざん防止により、公平性と正確性のある勤怠管理を実現しながら勤怠記録との乖離もなくなります。

勤怠管理システムでPCログを取得するデメリット

勤怠管理システムでPCログを取得する際、いくつかのデメリットもあります。自社のニーズとメリット・デメリットを比較することが大切です。ここでは、勤怠管理システムでPCログを取得するデメリットについて解説します。

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PCログ取得に対応した勤怠管理システムが少ない

現状、PCログ取得に対応した勤怠管理システムはそれほど多くありません。PCログの取得機能を備えた勤怠管理システムは限られているため、導入や切り替え時には注意が必要です。

特に、企業がすでに利用している勤怠管理システムがPCログ取得に対応していない場合、新たなシステムを導入する必要があり、別途費用がかかります。

Macに対応したシステムが少ない

Macに対応したシステムが少ないのもデメリットです。従業員がMacを使用している場合、既存の勤怠管理システムがMacに対応していないことが多く、別途新たなシステムを導入しなければならないでしょう。

出社時間と労働時間の区別が必要

勤怠管理システムでPCログを取得する際には、出社時間と実際の労働時間の区別が必要です。PCログは従業員のパソコンの操作履歴を記録しますが、出社時間と実際の労働時間は必ずしもイコールではありません。

例えば、パソコンの起動やログイン時間は出社時間に含まれる場合もありますが、その間に実際に業務を開始していないことも考えられます。つまり、PCログだけを頼りに勤怠管理を行うと正確な労働時間を把握するのが困難です。

スリープモードに対応していない可能性がある

PCがスリープモードに入った場合、ログの収集が停止する可能性があります。スリープモードではパソコンの動作が一時的に停止し、ログの記録も中断されるケースがほとんどです。

そのため、PCログだけに頼るのではなく、他の手段や情報を組み合わせて勤怠管理を行うことが重要です。従業員に対して、スリープモードの利用方法やPCログ収集の制約について事前に周知するようにしましょう。

PCログを勤怠管理に活用する際の注意点

PCログは勤怠管理に活用する際に利便性の高いツールですが、勤怠管理ではPCログだけに頼るべきではありません。PCログは従業員の操作履歴を記録するものであり、労働時間や勤務内容との直接的な関連性が限定的です。

PCログだけでは作業中の実際の労働時間や休憩時間、業務の進捗状況などは把握しづらく、正確な勤怠情報を得ることが難しい場合があります。そこで、PCログの補完には他の手段や機能との組み合わせが必要です。

さらに、総合的な勤怠情報を得るためには、複数の情報源を継続的に監視・分析し、従業員とのコミュニケーションを図ることも重要です。

従業員への周知も必要

PCログを取得する際は、その目的や取得する情報について事前に従業員に周知し、理解を得なければなりません。

十分な説明がないままPCログを取得すると、従業員によっては監視されている・信用されていないなどと感じ、モチベーションや業務効率の低下を招く場合があります。

正確な労働時間の把握やサービス残業・長時間労働の防止など、従業員を守るために有効な施策であることを周知しておきましょう。

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まとめ

PCログは、正確な勤怠管理に有効です。PCログを勤怠管理に活用すると、従業員の作業開始・終了時間や休憩時間の把握が可能です。勤怠管理を正確に行うことで、労働基準法などの法令を遵守しつつ、従業員のコンプライアンス意識も向上します。

また、サービス残業の抑止や打刻時間の改ざん防止も検知でき、労働時間の適正化と過重労働の抑制につなげることが可能です。PCログの活用により、効率的な勤怠管理と業務改善を実現し、組織の全体の生産性向上を図りましょう。

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