勤怠管理システムにおけるセキュリティとは？比較のポイントも解説

勤怠管理システムを導入する場合、提供元がどのようなセキュリティ対策を講じているのかを確認することは非常に重要です。この記事では、提供形式によるセキュリティの違いやセキュリティ対策が十分でない場合のリスク、利用時に気を付けたいチェックポイントについて解説します。

目次

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1. 勤怠管理システムのセキュリティ
2. セキュリティ対策が十分でない場合のリスクとは
3. システムのセキュリティのチェックポイント
4. 勤怠管理システムを提供する会社のチェックポイント
5. より安全に勤怠管理システムを使うために
6. おすすめの勤怠管理システム3選
7. まとめ
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムのセキュリティ

働き方改革やテレワークの普及により勤怠管理が難しくなり、中小の企業においても勤怠管理システムの導入が進んできています。勤怠管理システムは、生体認証やPCログイン連携など、さまざまな打刻方法や企業ごとの就業ルールに対応したものが提供されています。

同様にセキュリティ対策についても、システムの提供形式によって異なります。勤怠管理システムの提供形式には大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ施されるセキュリティ対策に違いがあります。

そのため、導入時には機能面だけでなく、どのようなセキュリティ対策が講じられているかを確認することも重要です。ここでは、オンプレミス型とクラウド型におけるセキュリティ対策の違いについて解説していきます。

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オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にサーバーを構築してシステムを利用する方式です。社内ネットワークで管理するため、情報漏洩のリスクが少ない点が特徴です。また、自社のセキュリティポリシーに沿った厳格なセキュリティ対策が施せます。

しかし、サーバーの設置やネットワーク環境の整備が必要になることから、初期費用や導入までの準備期間がかかりやすいことに注意しましょう。オンプレミス型の主なメリット・デメリットは、以下の通りです。

メリット	デメリット
機能のカスタマイズがしやすい	サーバーやネットワーク機器が必要
必要なセキュリティレベルに設定できる	専門員が必要（IT管理者など）
ローカルネットワーク環境での運用のため情報の流出や漏えいリスクが少ない	導入費用がかかる
他のシステムとの連携が容易	導入までの準備期間が必要

クラウド型

クラウド型は、システムを提供する会社のサーバーにインターネットを介してアクセスし、システムを利用する方式です。自社でサーバーやシステムを構築する必要がないため、導入費用を抑えやすい傾向にあります。

一方で、セキュリティ対策はシステムの提供会社に依存しやすいため、導入の際にはセキュリティや搭載機能が自社と適合するか慎重に見極める必要があります。クラウド型の主なメリット・デメリットは、以下の通りです。

メリット	デメリット
サーバーを設置する必要がない	カスタマイズ性に劣る
専門員の必要がない（IT管理者など）	セキュリティ対策はシステム提供会社に依存
導入コストが安い	オンライン接続されていて、情報の流出や漏えいリスクがある
すぐに導入できる	連携できるシステムが限られる

セキュリティ対策が十分でない場合のリスクとは

勤怠管理システムでは、多くの従業員の個人情報を管理するため、セキュリティ対策を怠ると情報漏洩によって社会的信用を損なう恐れがあります。また、ウイルスやマルウェアによるシステム停止のリスクもあり、甚大な損失を被ることも考えられます。

ここでは、セキュリティ対策が十分でない場合に起こりうるリスクについて解説していきます。

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不正アクセスによる個人情報の情報漏洩

悪意を持った第三者の不正アクセスは各企業で頻繁に起こっています。不正アクセスに対するセキュリティ対策がされていない場合、システム内で保管されている顧客情報や従業員情報などの個人情報が外部に漏洩する恐れがあります。

個人情報の漏洩は、顧客や従業員への被害につながるだけでなく、企業の社会的信用を損なう原因にもなります。場合によっては、損害賠償や対応コストの発生など、経営面にも影響を与えます。

このようなリスクを防ぐためにも、不正アクセスを受けてもシステム内に侵入できないよう、しっかりとしたセキュリティ対策が必要です。

従業員による不正打刻やデータ改ざん

勤怠管理システムのセキュリティ対策が十分ではない場合、不正打刻やデータの改ざんが発生するリスクがあります。例えば、同僚による代理打刻や実際とは異なる時間での打刻といった不正行為が行われると、正確な労働時間の把握が難しくなります。

また、打刻時間や勤務実績などのデータが書き換えられるケースもあり、給与計算にも影響を与えます。具体的には、残業時間が正しく計算されないことで、給与の支払いに差異が生じてしまうでしょう。

本来支払うべき残業代が適切に支払われない場合、法令違反に該当する可能性もあり、企業にとって大きなリスクとなります。

ウイルスやマルウェアによるシステム停止

マルウェアとは、ウイルスなどを含む悪意のあるプログラムの総称で、データの破壊や改ざん、システムの動作妨害などを引き起こします。そのため、これらに感染すると、勤怠管理システムが正常に動作しなくなり、最悪の場合はシステムが停止するリスクがあります。

たとえ被害が小さくても、復旧のためにシステムを停止せざるを得なくなります。システム停止中も通常の業務を続けるためには、システム復旧まで手書きやExcelなどで打刻を行なう必要があります。

このように、システム停止は一時的であっても現場の運用に大きな支障をきたすため、事前のセキュリティ対策が重要です。

サーバーで保管・管理しているデータの破損

セキュリティ対策が十分でない場合、不正アクセスやマルウェアだけでなく、さまざまなことが原因でサーバー上のデータ破損が起こる場合があります。

例えば、アクセス権限の管理が不十分だと、人的ミスによって必要なファイルやデータを誤って削除されることが考えられます。また、バックアップ体制が整っていない場合、落雷や停電などのトラブルや、地震・台風などの自然災害によりデータが損失する恐れもあります。

このように、十分な対策が講じられていないと、データの破損や消失は業務継続に大きな影響を与えます。

システムのセキュリティのチェックポイント

では、勤怠管理システムの導入に当たって、セキュリティ面でどのようなチェックをしていけばいいのでしょうか。ここでは、サービス利用時のチェックポイントを解説していきます。

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OSやアプリケーションのアップデートは適用されるか

勤怠管理システムを選定する際は、OSやアプリケーションのアップデートが適用される仕組みになっているか確認しましょう。OSやアプリケーションにはセキュリティ上の脆弱性が見つかることがあり、脆弱性を悪用したサイバー攻撃のリスクが常に存在します。

こうした脆弱性に対しては、システムの提供会社がアップデートを通じて対策を行いますが、アップデートが適用されていなければ十分な防御はできません。そのため、システムが自動でアップデートされるか、常に最新の状態で運用できるかどうかの確認が重要です。

データは自動的にバックアップが取れるか

データのバックアップがあれば、人為的なミスやファイル破損などによるデータ損失は復元できます。特に手動でのバックアップは対応漏れや作業忘れが発生しやすいため、自動で定期的にバックアップが行われる仕組みがあるかがポイントです。

あわせて、バックアップの取得頻度や保存期間、復元方法などについても確認し、万が一の際に確実にデータを復旧できる体制が整っているかをチェックしておきましょう。

データセンターの予備電源は確保できているか

落雷などによる瞬電や停電などに備えて、データセンターには予備電源の確保が必要です。サーバーは常時起動が原則ですが、瞬電や停電が起こるとそのまま電源が落ちてしまい、保存前のデータはもちろんそれ以外のデータの破損の恐れもあります。

そこで、データセンターには無停電電源装置（UPS）などの予備電源の装備が必要になります。UPSは停電になってもある程度の時間必要機器に電源を供給し、その間にシステムを正常に終了させてデータを守ります。

予備電源には様々な方式があり、それぞれの企業に合った予備電源を確保する必要があります。

サーバーやネットワークは多重化されているか

サーバーもネットワークも常に故障するリスクを持っています。サーバーが故障すると勤怠管理システムを運用できなくなり、一時的に手作業やアナログな方法で管理する必要があります。このようなリスクを回避する手段がサーバーやネットワークの多重化です。

多重化とは、複数のサーバーやネットワークを用意して、1つのサーバーやネットワークがダウンしてももう1つのサーバーやネットワークが働く仕組みです。そのため、仮にサーバーやネットワーク機器が故障しても、業務の停止時間を最小限に抑えられます。

ウイルス・マルウェア感染への対策は取れているか

サーバーには勤怠管理以外にも各企業の重要なシステムが導入されています。そのサーバーがウイルスやマルウェアに感染してしまうと、企業に重大な損失を生じさせる恐れがあります。従業員が使うPCだけでなく、サーバーへの感染対策も必要です。

そのためには、従業員へのネットワークポリシーの向上のほかに、ファイアウォール設定などのシステム面での整備も必要です。また、サーバー用のウイルス対策ソフトの導入も有効的です。

多要素認証に対応しているか

勤怠管理システムでは、多要素認証（MFA）に対応しているかについても確認しましょう。多要素認証とは、ID・パスワード（知識情報）以外にも、ワンタイムパスワード（所持情報）や指紋（生体情報）など、複数の要素を組み合わせて本人確認を行うことです。

IDとパスワードのみの認証では、パスワードの使い回しや漏洩によって不正ログインのリスクが高まります。しかし、多要素認証に対応していることで、強固なセキュリティ対策につながり、第三者による不正アクセスのリスクを大幅に低減できます。

そのため、セキュリティ対策を重視する場合は、多要素認証に対応したシステムを選ぶことが重要です。

ネットワーク通信の暗号化がされているか

ネットワークを通してデータのやり取りをする場合、第三者に盗聴される恐れがあります。万が一盗聴されてもデータが暗号化されていれば、第三者はデータの内容を判別できず、データ漏洩を防げます。

導入を考えている勤怠管理システムがどのような形で暗号化を図っているかのチェックが重要です。暗号化や暗号化解除のしやすさもチェックポイントになります。

データセンターのセキュリティ対策は十分か

データセンターのセキュリティ対策は、サイバー攻撃などからシステムを守る情報セキュリティ対策のほかに、建物やサーバールームへ悪意ある者が侵入してのデータの改ざんやデータの持ち出しを防ぐ物理的対策をしなくてはなりません。

そのためにも、データセンターへの入退室管理はもちろん、アクセス権には制限を設け、防犯カメラの監視・警備員の常駐・緊急アラーム・消火システムの整備などできる限りのセキュリティ対策を施し、24時間データセンターを守る必要があります。

勤怠管理システムを提供する会社のチェックポイント

特にクラウド型勤怠管理システムの場合、セキュリティ対策はシステムの提供会社に依存しやすい特徴があり、慎重にチェックしていく必要があります。ここでは、提供形式に関わらず、システムを提供する会社のチェックポイントを解説していきます。

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プライバシーポリシー

勤怠管理システムを導入する際には、システム提供会社のプライバシーポリシーの確認は極めて重要です。サーバーやシステム点検の頻度や、システムのアップデートの頻度なども選択のチェックポイントになります。

特にクラウド型勤怠管理システムでは、個人情報を外部のサーバーで管理するため、情報の取り扱い方針や安全管理措置が明確に示されているかを確認しましょう。

プライバシーマーク

プライバシーマークは、個人情報の適切な取り扱い体制が整っている企業や団体に付与される認証制度です。プライバシーマークの取得では、個人情報保護法や関連ガイドラインなどに基づいて審査されます。

そのため、個人情報保護法以上に厳しい管理が行われている証となっています。ただし、プライバシーマークの有無だけで判断するのではなく、実際のセキュリティ対策や運用体制とあわせて確認することが重要です。

参考：プライバシーマークとは｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

ISMS認証

ISMS認証とは、情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際規格であり、情報セキュリティの要件を満たす企業に付与されます。ISMS認証で求められるセキュリティ要件は、機密性・完全性・可用性の3つです。

機密性は認められた人のみが情報を扱える状態、完全性は情報の改ざんや不正な削除が行われない状態、可用性は認められた人がいつでも情報の閲覧・編集できる状態です。ISMSでは、これらをバランスよく管理していることが求められます。

参考：ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）とは｜情報マネジメントシステム認定センター

サポート体制の充実度

勤怠管理システム導入の際、どうしても機能面や費用に重点をおいてしまいますが、見落としがちなサポート体制の充実度も重要なポイントです。

どんなに強固なセキュリティシステムを扱っていても、システムサポートのサービスを提供しておらず、万が一のトラブルの際にシステムが使えない、ということもないとは言い切れません。

サポートやヘルプセンターが充実していれば、導入前から自社の抱える課題に適した使い方や提案も受けられます。せっかく導入したのに使いこなせないという不安点も払拭され、専門家の視点からもセキュリティへの万全な処置をとることができます。

より安全に勤怠管理システムを使うために

勤怠管理システムを導入する際は、上述のようなセキュリティ機能要件をチェックすることが重要ですが、運用時には社内においても以下のような対策を行いましょう。

1. パスワードの厳重な管理
2. 従業員へのセキュリティ教育
3. アクセス権限の見直し

基本的なことですが、パスワードを利用するシステムの場合は、厳重に管理しなければなりません。流出しないように保管することや、定期的に変更することなどが求められます。

また、対策を怠るとどのようなリスクがあるかを従業員に周知し、社内全体のセキュリティ意識を高めておくことも有効です。

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まとめ

勤怠管理システムを導入すれば、従業員の出退勤の時刻を記録し、適切な労働時間管理ができます。そして、給与関係のシステムと連携させれば、さらに業務の効率化が図れるのが大きなメリットです。

勤怠管理システムの提供形式には、自社でサーバーを構築してシステムを運用する「オンプレミス型」と、システムの提供会社のサーバーにインターネットを介してアクセスし、システムを利用する「クラウド型」があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

しかしどちらの提供形式においても、多くの個人情報がサーバー中に保管され、各企業はしっかりとしたセキュリティ対策を施し、個人情報を守る義務があります。個人情報の漏洩は企業にとって大きな損失を招くとともに、社会的信用も失う原因となります。

そのため、勤怠管理システムを導入する際は、バックアップ体制やウイルス感染対策、第三者機関から受けた認証の有無などをチェックして、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが重要です。

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