タイムカードは廃止するべきか？勤怠管理システムとの比較とメリット

タイムカードは多くの企業で使用されていますが、紙での管理や集計作業には多くの手間や工数がかかります。近年では、タイムカードに代わって勤怠管理システムが主流となりつつあります。本記事では、勤怠管理システムの比較とタイムカード廃止のメリット・デメリットを解説します。

目次

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1. タイムカードと勤怠管理システムの比較
2. 勤怠管理システムの機能とできること
3. タイムカードと勤怠管理システムどちらを選ぶべきか
4. タイムカード廃止・勤怠管理システム導入のメリット
5. タイムカード廃止・勤怠管理システム導入のデメリット
6. タイムカードから勤怠管理システムへ移行する手順
7. 勤怠管理システムの選定ポイント
8. おすすめの勤怠管理システム3選
9. まとめ
10. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

タイムカードと勤怠管理システムの比較

タイムカードは、労働時間を客観的に管理・把握できる手段として、多くの企業で長年にわたり利用されています。ただし、タイムカードは紙に時間を打刻して労働時間を管理するため、集計作業にかかる手間や不正打刻対策などの課題があります。

さらに、近年の働き方改革の推進や新型感染症の蔓延によって、テレワークが普及したことにより、タイムカードによる勤怠管理がしづらくなったという企業も多くなっています。

そういった状況を踏まえ、最近ではいくつかの課題への対策として勤怠管理システムが注目されており、システムを導入する企業が増えています。タイムカードと勤怠管理システムの特徴を比較すると下記のとおりです。

	タイムカード	勤怠管理システム
ランニングコスト	機器購入費用や管理費用がかかる	オンプレミス型：サーバーの導入・運用・保守・管理費用がかかる
	集計や他システムへのデータ授受に手間や時間がかかる	クラウド型：システムの基本料金とデータ利用料金がかかる
費用対効果	比較的安価で機材購入は1度で済む	オンプレミス型：機器購入を含めた初期費用が高額になるが、導入後の人件費などを削減できる
	集計作業など手作業による人件費が発生する	クラウド型：集計作業などが自動化され、人件費削減につながる
効率化	タイムカードを集計し、手作業で給与計算システムなどにデータ入力する必要がある	オンプレミス型：導入や運用・カスタマイズなどを自社で行う必要がある
		クラウド型：導入が容易で、システムのアップデイトは提供元が行う
利便性	タイムカードのある場所に、従業員が個別で出向く必要がある	オンプレミス型：自社内のPCなどから打刻が可能となる
	難しい操作がなく誰でも使える	クラウド型：インターネット環境により外部からの打刻が可能となる

勤怠管理システムの機能とできること

勤怠管理には、主に勤怠記録・保存機能、集計機能、管理機能、ワークフロー機能、アラート機能が搭載されています。ここでは、各機能でできることについて詳しく解説します。

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機能	できること
勤怠記録・保存機能	出退勤打刻機能や保存データによる給与システムなどとの連携が可能
集計機能	記録されたデータのリアルタイムでの集計・表示や一覧表の作成が可能
管理機能	勤務時間や労働条件を管理でき、職場環境の改善にもつながる
ワークフロー機能	申請から承認、決済までの処理を電子化
アラート機能	労基法などの規定内で業務が遂行されているかをチェックし、問題がある場合はアラートで通知

勤怠記録・保存機能

勤怠管理システムの基本となる機能の1つが、従業員の出勤・退勤時間を記録する「出退勤打刻機能」です。多くの従業員が1つのオフィスに出勤するような会社では、設置されたカードリーダーにICカードやスマホなどの個人端末をかざすタイプが一般的です。

営業担当者など外回り中心のスタッフや、テレワーク・在宅勤務が多い会社では、外出先や自宅からモバイル端末による打刻が可能な勤怠管理システムの採用が多いです。

また、デバイスのGPS機能を利用し、打刻時刻だけでなく打刻された場所も記録できるものもあります。タイムカード以外にも豊富な打刻方法を選択できるのが勤怠管理システムのメリットです。

さらに、記録された勤怠データを保存し、給与計算システムと連携することで、自動的に給与が計算され、給与未払いなどのコンプライアンス違反につながるトラブルも回避できます。なお、労務管理システムなどと連携すれば勤怠管理業務の一元化も可能です。

集計機能

勤怠管理システムでは、従業員が打刻する時間を記録し、勤務状況として自動的に集計する機能があります。打刻情報や勤務時間、出退勤時間、残業時間、出勤日数、有給日数などの情報が従業員ごとに保存されます。

紙ベースのタイムカードを採用した場合、勤怠データの収集や記録は手作業で行うことになり、集計作業に時間がかかってミスも起きやすいです。

一方、勤怠管理システムには、保存されたデータを元にして詳細なデータを表示する機能が搭載されています。そして、集計作業や結果の表示、一覧表作成などの指示もリアルタイムで行えるため、より一層業務の効率化を図ることが可能です。

管理機能

勤怠管理システムには、さまざまな管理機能が搭載されています。例えば、従業員の打刻をベースにした勤務時間管理や残業時間管理、有給休暇管理、シフト管理、代休・振替休日、休日出勤管理などです。

また、従業員ごとの労働時間がリアルタイムで確認できるため、チーム内の労働時間のばらつきなども把握しやすいです。その結果、仕事の割り振りを再検討しながらチーム内に公平感を生み出し、モチベーションアップにもつなげられます。

さらに、従業員の残業時間や長時間労働もリアルタイムでチェックできます。そのため、法令で定められた規定を超えそうな場合には、当事者に警告したり話し合いをしたりして、法令違反となる超過時間勤務を未然に防ぐことが可能です。

ワークフロー機能

一般的に「ワークフロー」とは、社内の手続きに必要な「申請・承認・決裁」といった処理の流れを指します。この流れの中で、会社規程のルールに従っているかどうかが判断されます。申請には、交通費請求や有給休暇所得、入館証発行申請などがあります。

勤怠管理システムにおけるワークフロー機能では、申請から承認、決裁までの処理が電子化されて行われます。例えば、PC上のフォーマットに必要事項を入力して申請ボタンを押すだけで、申請の種類や部署に応じた担当者に向けて承認依頼が送信されます。

その際、承認者は依頼された申請書の中身を確認して問題がなければ「承認」、不備があれば理由などを添えて「差し戻し」をボタンで返信します。宛先はシステムが判断するため、誤って関係のない部署に送信してしまうような不安はありません。

アラート機能

勤怠管理システムのアラート機能は、労働基準法に定められた規定内で業務が行われているかをシステムが自動でチェックし、違反があれば警告を発する機能です。チェックの対象となるのは、月の総労働時間や残業時間、有給休暇の消化状況・有効期限などです。

仮に、労働基準法などの法令に違反している場合や違反しそうな状況を認識した場合は、アラート機能によって管理者や担当者に通知を行います。その結果、業務の効率化・改善などにつながり、法令違反を未然に防げます。

また、従業員の働き過ぎによる過労や疲労を防止する健康管理の面でも役立ちます。企業が法令遵守を行うコンプライアンス対応の観点からも、有効に働く機能です。

タイムカードと勤怠管理システムどちらを選ぶべきか

タイムカードと勤怠管理システム、自社ではどちらを使って勤怠管理を行うべきか悩むこともあるでしょう。まず考慮すべきなのは、企業規模や勤務形態です。

企業規模が小さく、勤務形態がシンプルかつパターンが少ない場合、タイムカードでの管理でも十分である可能性が高いです。導入・運用費用も比較的安いため、少ない予算でも導入しやすいでしょう。

一方、ある程度企業規模が大きく、勤務形態のパターンも複数ある場合は、勤怠管理システムを導入した方が大幅な業務効率化につながると予想できます。

また、複数拠点やリモートワーカーの勤怠情報もまとめて管理したい、工数削減を図りたいといった場合にも勤怠管理システムがおすすめです。

タイムカード廃止・勤怠管理システム導入のメリット

タイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入することで、集計工数の削減や不正打刻・改ざんの防止、集計ミスの軽減、コスト削減、法令遵守への対応などのメリットを得られます。ここでは、タイムカード廃止の理由につながるメリットについて解説します。

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集計にかかる工数の削減

タイムカードによる勤怠管理では、手作業による処理作業が多いです。従業員数が多くなるほど集計工数が増え、人事・労務担当者の業務負担も大きくなります。

仮に、Excel（エクセル）などの表計算ソフトを利用しても、勤務形態に合わせて複雑な計算式などを作成する必要があります。その点、勤怠管理システムでは、業務形態に対する個別設定が可能となり、集計工数の効率化を図れるのが特徴です。

例えば、フレックスタイム制や変形労働時間制などの複雑な労働形態でも、1度の設定で自働的に集計・計算が可能となり、ミスも低減されます。

他の業務に集中しやすい

従業員数が多い企業ほど日々の勤怠管理を行うのは難しく、従業員一人ひとりの問題やエラーを見つけるのは大変です。そして、勤怠管理は法令遵守の観点から大切な業務ですが、直接的な利益を生み出すわけではありません。

有給の取得状況の管理や、勤怠の申請関連機能なども組み込まれている勤怠管理システムを使うことで、これまで担当者が勤怠管理にかけていた時間を削減できます。その結果、他の企業利益につながる重要な業務に時間を振り分けることが可能です。

不正打刻や改ざんの防止

タイムカードや手書きによる勤怠時間の管理には、不正打刻・改ざんの恐れがあります。例えば、本人が他の人にタイムカードの打刻を頼むケースです。対策としては監視カメラなどの設置が考えられますが、確実な証拠を捉えるのは難しいです。

また、カメラの設置は従業員との信頼関係を悪化させることにもなり、撮影したデータの解析にも手間がかかります。タイムカードは導入しやすいですが、管理面では完全にカバーしづらい問題も抱えています。

しかし、勤怠管理システムでは、社員証やICカードの利用、顔・指紋による人体認証などの活用によって本人以外の打刻を防止でき、記録ミスも少ないです。また、GPS打刻機能を利用して場所と時刻を特定し、一元管理できるシステムもあります。

多様な働き方への対応

タイムカードによる勤怠管理では、打刻のためにタイムカードが設置されている会社に出勤する必要があり、働く場所が限定されてしまいます。そのため、働き方改革などで推奨している柔軟な働き方への対応が難しいです。

対して、勤怠管理システムによる打刻は、主にPCやモバイル端末を使って出勤・退勤時刻を記録して管理する打刻方法です。さらに、ICカードや生体認証などを採用した打刻方法、専用のアプリと連動したもの、入退室管理システムと連携したシステムもあります。

中でも、モバイルを利用した打刻方法は直行直帰や在宅勤務、テレワークなどの多い企業におすすめです。GPSに対応している機器からの打刻では、時刻と場所を特定できる管理が可能となり、より正確な勤怠情報を把握できます。

コスト削減につながる

タイムカードによる勤怠時間の管理では、タイムカードや関連書類の保管コスト、タイムカードの購入費用がかかります。また、勤怠時間の集計や給与計算システムへの転記などに工数・時間がかかり、人的ミスも発生しやすいです。

しかし、勤怠管理システムには、給与計算機能を兼備した製品もあります。1つのシステムで管理できる場合、個々の従業員に対応した労働時間の管理で給与などが自動的に計算され、担当部署の業務効率化やコスト削減につながります。

法令を遵守した適切な管理

勤怠管理システムを活用することにより、法令を遵守した勤務体制や労働管理を実現できます。例えば、国が推進している働き方改革に沿った労働・残業時間の管理を適正に行えるため、企業としてのコンプライアンス対応が可能です。

近年では、労働基準法によって、以前まで実質無制限で行われてきた残業が、働き方改革の一環として月45時間・年360時間までの上限が設定されました。勤怠管理システムを活用することで、この制限内での労働・残業時間の管理が容易となります。

労働関連の法令は短期間で制度改正されることが多く、勤怠管理もその都度、改正内容に応じた変更・対応が必要です。勤怠管理システムでは、法改正の度に新しい内容を自動で反映することで、法令に遵守した業務の管理が適切に行えます。

参考：時間外労働の上限規制わかりやすい解説｜厚生労働省

タイムカード廃止・勤怠管理システム導入のデメリット

勤怠管理システムの導入前には、システム導入整備や運用ルールの設定、回線トラブルなどによる影響を把握しておくことが大切です。ここでは、タイムカード廃止と勤怠管理システム導入におけるデメリットについて解説します。

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システム導入整備や運用ルールの設定が必要

勤怠管理システムを導入する際には、事前の準備や稼働にコストがかかります。多くの機能を有するシステムほど運用コストが高くなる傾向にあるため、候補となるシステムを比較して運用のしやすさやコスト面を検討することが大事です。

また、勤怠管理システムは全従業員が利用することになるため、使い方や運用のルールなどの事前周知が求められます。従業員に対する説明会の開催や操作面でのサポートなど、細やかで丁寧なフォローも必要となり、手間とコストがかかります。

なお、自社独自の就業規則や勤務形態を設定している企業では、改修・変更を余儀なくされることも多いです。システムが複雑すぎると規則にそぐわない可能性があり、費用対効果の面からもシステム選びは慎重に行いましょう。

回線トラブルなどの可能性がある

勤怠管理システムは、ネットワークを介して稼動する場合が多いです。特に、利用しているインターネット回線の速度が遅いとシステムの処理速度も遅くなり、画面上のページ切り替えに時間がかかり正しく読み込めないなど、業務の支障となるケースがあります。

このような状況が多発する場合は、インターネット回線のサービスやプランを変更して回線スピードを速めることが大切です。なお、Wi-Fiなどのネットワークが利用できる場合は、回線を切り替えて表示速度などを確認してみるのも1つの方法です。

タイムカードより使いにくい場合がある

業務効率化において非常に便利な勤怠管理システムですが、従来まで使用していたタイムカードからの変更で、かえって業務の効率が悪くなる場合があります。例えば、通信環境にトラブルが起きて打刻ができない、専用のシステムトラブルで打刻ができないなどです。

認証方法が自社の業務形態と合っていなかったり、1つのパソコンへの負担が大きくなっていたりする場合、システムに誤作動が生じやすいでしょう。その場合、タイムカードよりも使いにくくなってしまうことが考えられます。

導入前にはシステム運用におけるシミュレーションをしっかりと行い、サポートの有無なども確認しながら自社にとって価値のある運用を行いましょう。

タイムカードから勤怠管理システムへ移行する手順

タイムカードによる勤怠管理はシンプルで導入しやすい反面、集計作業の負担や打刻ミス、不正リスクなどの課題が生じやすいです。勤怠管理システムへの移行を検討する企業も増えていますが、事前準備や進め方を誤ると現場の混乱・運用トラブルにつながります。

ここでは、スムーズに移行を進めるための基本的な手順を解説します。

現行業務の棚卸しと運用ルールの整理

勤怠管理システムへ移行する前に、現在のタイムカード運用を正確に把握することが重要です。具体的には、打刻方法や締め処理、残業・休憩の扱い、承認フローなどを洗い出します。

特に、部署ごとに異なる運用や例外的な対応が存在する場合、それらを整理しておかないとシステム設定との不整合が生じやすくなるでしょう。現行ルールを明確にしたうえで、「どこを標準化するか」「どの業務を自動化するか」を決めることが大切です。

テスト運用と段階的な切り替え

新しい勤怠管理システムは最初から社内全体に導入するのではなく、テスト運用を経て段階的に切り替えるのが効果的です。一定期間はタイムカードと併用し、打刻データや集計結果に差異がないかを確認します。

テスト期間中に運用上の課題や従業員の操作面での不明点を洗い出し、マニュアルの整備とルールの見直しを行うことで、本格導入後のトラブルを防げます。最終的には、現場に無理のない形で完全移行することが大事です。

勤怠管理システムの選定ポイント

勤怠管理システムは、業種に合ったシステムや導入形態、操作性、セキュリティ対策などを確認するのがおすすめです。ここでは、勤怠管理システムの選定におけるポイントを解説します。

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業種に合ったシステムか

勤怠管理システムを選定する際は、自社の業種や企業規模などにマッチしているかどうかが重要です。業務形態や就業規則は企業によって違い、勤務体制と就業規則も会社ごとに異なります。

また、企業ごとにフレックスタイム制の導入や在宅勤務の活用、休日出勤の扱いなど、独自の就業規則を設定している場合が多いです。そのため、勤怠管理システムが自社の勤務スタイルに対応しており、的確に稼働するかどうかがポイントになります。

さらに、勤怠管理システムの導入には予算と時間もかかり、1度導入したらその後すぐに変えられるわけではありません。短期的な観点に加えて、将来の働き方も見据えた中長期的な視点から選定することが大事になります。

導入形態

勤怠管理システムの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型が挙げられます。それぞれのメリット・デメリットは下記のとおりです。

オンプレミス型

オンプレミス型の勤怠管理システムは自社にサーバを用意し、システムをインストールして利用する形態です。インターネット経由の接続にならないため、外部からの攻撃リスクが軽減し、セキュリティ面でも強固なシステム構築が可能となります。

また、自社独自の機能を追加する際にも、比較的容易にカスタマイズできるのがメリットです。一方、サーバ導入・設置にかかる費用や、運用費などのコスト面が高額になりやすいのがデメリットとして挙げられます。

そして、システム運用や保守を自社で行わなければならず、運用管理者・担当者の確保と育成も必要です。

メリット	デメリット
セキュリティ面を強固にできる	機器購入など導入時の費用が高額
カスタマイズが容易	運用管理者などのアサインが必要
	導入から稼働までに時間がかかる

クラウド型

クラウド型の勤怠管理システムは、オンラインで利用できるクラウドサーバを経由してシステムを利用する形態です。インターネット環境があれば場所に関係なくアクセスでき、利便性の良さや初期費用をかけずに導入できる点などが選ばれやすいポイントといえます。

クラウド型の勤怠管理システムは、初期投資が抑えられて導入が容易、運用管理業務が不要、法改正の際にも自動でアップデートされる、場所・時間を問わずにアクセス可能、給与システムとの連携が円滑に行われるなどがメリットです。

反対に、拡張性が低くセキュリティ面は提供元に依存すること、連携可能なシステムは製品によって異なる点がデメリットといえます。ただし、無料で試すことができるサービスもあるため、勤怠管理システムの主流となっています。

メリット	デメリット
初期投資が抑えられる	拡張性が低い
容易に導入できる	セキュリティ面は提供元に依存する
運用管理業務が不要	連携可能なシステムは製品によって異なる
法改正にも自動アップデートで対応
場所・時間を問わずアクセス可能
給与システムとの連携が円滑
無料のお試し版が用意されていることも多い

操作性

勤怠管理システムの選定ポイントとして重要なのが、操作性の良さです。これまで、タイムカードの打刻に慣れてきた従業員が利用する場合、画面設計がシンプルかつ直感的に操作可能なシステムがおすすめです。

無料プランや期間限定のトライアル版などがあれば、導入前に操作性を確認することができます。実際に従業員や管理者に使ってもらい、操作性を確認・評価してもらうことで、システム選定の失敗を減らせます。

セキュリティ対策やサポート体制

勤怠管理システムには、従業員の個人情報などが登録されることになります。そのため、外部からのアクセスや情報漏洩などに対する強固なセキュリティが求められます。このセキュリティ対策も、システムの選定における大事なポイントです。

外部からの不正アクセスに対しては、ファイアウォールによる防御や悪意のあるサイバー攻撃に対して備えが万全であるか確かめましょう。また、データの通信を暗号化し、盗難や改ざんを防ぐ仕組みである、SSL（Secure Sockets Layer）の搭載も有効です。

さらに、データ保護対策として、XSS（クロスサイトスクリプティング）やCSRF（クロスサイトリクエストフォージェリ）などのデータ保護対策が取られているか、事前にシステムのサービス会社に確認するのもおすすめです。

費用対効果

勤怠管理システムは直接的な企業利益を生むソフトではないため、費用対効果を判定しにくい面があります。そこで、システム導入ではいくつかの項目を詳しく比較検討することが重要です。

例えば、システム導入による会社側と従業員にとってのメリット、具体的に業務をどれだけ効率化できるのか、システム導入前と導入後のコスト差はどのくらいになるのかなどです。それらを踏まえて、社内の理解・同意を得ることも大切なポイントとなります。

給与計算システムとの連携

勤怠管理システムと給与計算システムの連携は、業務効率化の観点から非常に重要です。互いのシステムが連携できる環境が整っていないと、システム導入のメリットを最大限に活かせません。

最近では、勤怠管理と給与計算がセットになって1つのシステムとして提供されている製品もあります。そのため、勤怠管理システムを選定する場合には、一体型の製品も選択肢の1つです。

なお、2つのシステムを連携させる場合には、業務の自動化によって何度もデータの入力や出力を繰り返す必要がなくなり、人的ミスが低減されます。さらに、必要な人材も減って人件費の削減や人材の再配置も可能となります。

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まとめ

勤怠管理システムを導入して、従来のタイムカードによる打刻を電子化することにより、さまざまなメリットが得られます。例えば、集計作業の効率化や労働時間管理の強化、紙保管の抑制、労働時間の正確な把握、働き方改革への柔軟な対応などです。

そして、従業員のモチベーションアップや内部統制の強化、企業全体の利益にもつながります。勤怠管理システムの導入により、企業の大幅な業務効率化に役立ちます。

今後、従来から使用しているタイムカード制度を見直し、勤怠管理システムの導入を検討する際には、本記事を参考にしながら自社に適したシステムを選定し、さらなる業務改善や業績向上につなげましょう。

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