経費精算が遅くなる理由は？遅くなった場合の対応・解決方法を解説

経費精算が毎月遅い場合、決算の修正や従業員と会社の信頼性の低下につながる可能性があります。本記事では、経費精算が毎月遅くなる・経費精算が遅れがちになっている方のために、経費精算が遅くなった場合の対応や解決方法などを解説します。

目次

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1. 経費精算の遅延で起きること
2. 経費精算が遅い会社・人の特徴や遅延理由
3. 経費精算が遅れてしまう業務フロー上の問題
4. 経費精算の期限について
5. 経費精算が遅れた場合の対応
6. 経費精算を早期化する方法
7. まとめ

経費精算の遅延で起きること

毎月の経費精算が期限内に間に合わず、頭を悩ませている経理担当者は少なくないでしょう。経費精算が遅くなると会社は正確な経費を把握できず、事業計画などの経営判断に影響を及ぼします。

また、経理担当者の負担も増え、タイミングによっては決算修正を行われなけばなりません。経費の支払いが遅れた場合、申請した従業員との間でトラブルになるケースもあります。そのため、経費精算は期日までに行うことが重要です。

経費精算が遅くなる主な原因には、「社内の清算期日が曖昧」「経費申請・精算フローが複雑」などがあります。スピーディーかつスムーズな経費精算のために、経費精算が遅れることで生じるリスクを把握しておきましょう。

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決算の修正が必要になる

決算処理後に前期分の経費の未精算が発覚した場合、決算書類の修正が必要になります。その結果、経理担当者の負担が増えるだけでなく、会社の信用も損なわれてしまいます。

経費精算は、「発生主義原則」に基いて行う必要があります。なぜなら、企業会計原則で「すべての費用及び収益は、その支出及び収入に基づいて計上し、その発生した期間に正しく割り当てられるように処理しなければならない」と定められているからです。 

経費精算の遅れによって決算の修正が必要になると、経理担当者にかかる負担も大きくなります。負担を増やさないためには、滞りのない経費精算が求められます。

経理担当者の負担が大きくなる

勤怠データの集計・帳簿作成など、経費精算に伴う経理処理は多岐にわたります。決算期に提出期限を過ぎた経費精算書が提出された場合、業務負担の大きい時期に余計な業務が増えてしまいます。

さらに、経理担当者の負担が大きくなるとミスの発生率が高まります。税務署に誤った決算書を提出した場合は会社の信用問題にも関わってくるため、経費精算は期日内に行うことが大切です。

決算の信用性・従業員と会社の信頼性の低下

決算書は、企業の評価基準となる重要書類です。融資審査・信用調査などの判断材料としても使用されるため、決算書が誤っていると決算書の損益計算書の信用性が低下し、融資を受けられない場合があります。

また、経費精算が遅れると従業員は自己負担で支払った経費が返還されず、経済的な負担がかかります。それにより、従業員のモチベーションが低下し、会社への信頼・業務へのやりがいが損われる原因にもつながるでしょう。

万が一、未精算の経費をめぐって法的に争うようなことになれば、原因が従業員側にあったとしても企業イメージの低下は避けられません。そのようなリスクを抱えないために、社内ルールを整備して遅延のない経費精算を心掛けましょう。

不正の原因になる

経費精算が常に遅延している状態では、従業員の会社への信頼が低下するだけでなく、不正を増加させる原因にもなります。特に、何ヶ月も前に立て替えた経費は内容が曖昧になり、経理担当者による厳格なチェックも困難です。

そのため、架空の経費を申請したり、領収書を改ざんしたりといった不正行為が起きてしまいます。

経費精算が遅い会社・人の特徴や遅延理由

経費精算が遅い会社・人には、共通した特徴があります。ここでは、経費精算が遅れる会社・人の特徴と、よくある遅延理由について詳しく解説します。

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経費精算の手続きが複雑になっている

経費精費は、支払いを立て替えた従業員自身が経費精費書を作成し、上司の承認を受けてから経理へ提出する流れが一般的です。経費精算書は支払いが発生したら速やかに提出するのが原則ですが、つい後回しにしたことで領収書を紛失してしまうケースもあります。

また、上司・経理部と複数の人が関わるため、申請から精算までのタイムラグが生じがちです。仕分けミスなど不備があった場合は経理部から精算書が差し戻され、より精算までに時間を要します。

このように、経費精算の手続きが複雑になっている会社では、経費精算に時間がかかって遅れがちな傾向があります。

立替期間や振込期限が明確ではない

立替期間や振込期限が不明確だと、従業員は経費精算の重要度を把握できず、他の業務を優先して経費精算を後回しにしてしまうことがあります。その他、上司が他の業務を優先して承認が遅れるケースも考えられます。

税法上、経費精算の時効は原則として年度内とされていますが、何ヶ月も前の経費を精算しようとすると、内容や金額が思い出せないなどトラブルの発生率が上がります。その場合、処理に多大な時間を要するため、立替期間や振込期限は明確にしておくのが大切です。

立替期間は1ヶ月で設定しておくと、特定の月だけ経費が増えるのを防ぎながら収益を把握しやすくなります。

小口現金の管理に手間がかかっている

企業では、日常的に発生する小額の経費精算のため、小口現金を用意していることが一般的です。しかし、経費の精算頻度が高いと、出納帳への記入ミスや出金額の相違などの人為的ミスが起こりやすくなり、小口現金が不足して精算ができないケースも発生します。

このように、小口現金の管理が不十分で手間がかかっていると、精算業務がスムーズに回りません。経費精算担当者の負担を軽減して精算時のミスを減らすためには、精算業務の効率化が必須です。また、経費精算は速やかに行うようにしましょう。

経費精算が遅れてしまう業務フロー上の問題

経費精算の遅れは、単に「申請が遅い」「承認が遅い」といった個別の要因だけでなく、業務フロー全体の設計に問題があることも多いです。特に、各工程のつながりや処理の順序が最適化されていない場合、一部の工程で発生した滞りが全体の遅延につながります。

ここでは、経費精算が遅れてしまう業務フロー上の問題点について解説します。

工程間の連携不足で処理が停滞する

経費精算は、申請・承認・経理処理といった複数の工程で成り立っていますが、それぞれの工程が独立して運用されていると情報の引き継ぎに時間がかかります。例えば、申請内容に不備があった場合に差戻しのルールが明確でないと、処理が長期化しがちです。

また、部門ごとに確認方法や基準が異なると、同じ内容でも再確認が必要になるなど、余計な手間が発生します。こうした工程間の連携不足は、個々の作業時間が短くても全体の処理時間を増やす要因となるため、フロー全体で統一された運用設計が求められます。

処理タイミングの偏りで業務が集中する

経費精算の処理が特定のタイミングに偏ることも、業務フロー上の大きな問題です。例えば、月末や締め日前に申請・承認が集中すると、担当者の処理能力を超えてしまい、一時的に処理が滞る状況が発生します。
このような偏りは、日常的に処理を分散できる仕組みが整っていないことが原因です。通常時は問題がなくても、繁忙期で一気に遅延が顕在化します。安定した処理を維持するためには、申請・承認のタイミングを分散させる仕組みや業務量に応じたフロー設計が必要です。

経費精算の期限について

経費精算の期限には、法律で定められているものと会社のルールで決められているものがあります。会社は、決算書類の提出のため法令に従い、従業員は会社のルールに従って経費精算処理を行う必要があります。

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社内の経費精算は企業のルールに従う

社内の経費精算は、企業ごとにルールが設けられています。経費精算の期限は、1ヶ月で設定している企業が多いです。あらかじめ社内規定の経費精算の期限を確認し、それに従って経費精算を行いましょう。

決算期の経理部門は、決算処理のために業務が立て込んでいるため、年度末にまとめて経費を精算しようとすると、処理が間に合わない可能性があります。精算書に不備があり、差し戻しが生じた場合はなおさらです。

経費精算は、「発生主義原則」に基いて行うのが基本であるため、溜め込まず速やかに行うよう、社内ルールを徹底させましょう。

法律上の期限は年度内

税法上、経費精算の期限は原則年度内とされています。なぜなら、年度末に企業が決算書を作成し、税務署に提出する必要があるからです。企業は、決算書によってその年の利益や損失を確定させ、利益に応じた法人税を納めなければなりません。

万が一、法人税額が確定した後に追加の経費が発生すると利益が変動してしまうことから、法人税額の変更のために決算書類を修正し、再提出する必要があります。これは、経理部門に多大な負担をかけるだけでなく、決算書類の信用度も低下してしまいます。

民法上においては、従業員が立替経費を請求できる期間は5年間とされていますが、会社と従業員間の取り決めによって決まります。経費精算の提出期限は企業ごとに就業規則で定められているため、自社の就業規則に従うようにしましょう。

経費精算が遅れた場合の対応

経費精算が遅れた場合は、発覚した時点ですぐに上司に報告し、経理担当者に相談することが大切です。ここでは、報告の際にどのぐらい遅れてしまったかなど、把握しておくべきポイントについて解説します。

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会社に報告して指示を仰ぐ

経費精算の遅れが発覚した場合は、速やかに上司に報告するようにします。上司を通じて経理担当者に相談し、指示を仰ぐのが大切です。会社によっては、罰則などのペナルティを設けているところもあります。

しかし、ペナルティを恐れて放置してしまうと社内だけの問題を通り越し、会社が社会的な影響を受ける可能性があります。そのため、経費精算の遅れが発覚したら、すぐに上司に報告して迅速に対応するようにしましょう。

経費精算がどのくらい遅れているか確認

経費精算がどのくらいの期間遅れているかにより、対応方法が変わります。そのため、経費精算が遅れた期間は必ず確認し、上司や経理担当者に報告するようにしましょう。

以下では、経費精算における「月またぎ」「四半期・半期またぎ」「年度またぎ」の処理方法について詳しく解説します。

月またぎの場合

月またぎは、月末をまたいだ経費精算のことです。例えば、6月末までが精算期日だった経費精算を、期限を守らず翌月に持ち越してしまった場合、一般的には6月分ではなく翌月分として処理します。

また、経費精算書の提出期限を7日後までと定めている場合、仮に30日付の領収書を翌月提出しても社内ルール的には問題ないものの、精算は月またぎになるというケースが起こり得ます。その場合にどのような対応をするのか、詳細なルール決めが大切です。

経費精算は、発生後速やかに申請の手続きをするのが原則です。申請が遅れないようにするため、従業員へのルール周知を徹底しましょう。

四半期・半期またぎの場合

多くの企業が、四半期（3ヶ月）や半期ごとに区切って業績を開示しています。四半期・半期をまたいでの経費精算は区切りの期間を過ぎてしまっているため、会社側は開示している業績報告書の修正が必要になります。

従業員側は、経費精算の金額が少額で年度をまたいでいなければ、精算期限を過ぎていても精算処理を行ってもらえる可能性があります。しかし、会社側に大きな負担をかけることになるため、経費精算は発生時に速やかに行うよう心掛けましょう。

年度またぎの場合

前年度以前の領収書を処理（年度またぎ）しようとする場合、社内規定で経費精算を認めていない企業もあるため注意が必要です。例えば、3月31日を期末に設定している会社では、従業員が1月の領収書を4月に経費精算しようとしても、精算できない可能性があります。

経費精算の法的な時効は5年と定められているため、社内規定に違反していても、ペナルティを科したうえで経費精算を行う会社もあります。しかし、決算書の修正に伴う決算書の信用性が疑われるなど、会社側にとってリスクが大きいです。

経費清算の年度またぎは会社と従業員の双方にとってデメリットが大きいため、社内全体で協力して社内規定を守ることが重要です。

経費精算を早期化する方法

社内ルールの見直し・経費精算のシステム導入など、経費精算を早期化する効果的な方法はいくつかあります。ここでは、早期化のポイントについて解説します。

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社内ルールの見直し・周知の徹底

ルール自体が曖昧だと、従業員が混乱してルールを十分に把握しないまま運用され、期日を過ぎてしまうケースがあります。経費精算を期日内に終えるためには、経費精算の期限など、社内のルールを明確化し、それを厳守する仕組みづくりが必要です。

経費精算の遅れが会社に及ぼすデメリットと、ルール違反があった場合のペナルティも含め、従業員全体に社内ルールを周知しましょう。デメリットやペナルティを正しく把握できれば、従業員がルールを守る確率は高くなります。

また、経費精算に関する社内ガイドラインを作成し、清算期日を繰り返し伝えるなど、従業員にルールを浸透させるための対策を講じることも大切です。

経費精算の注意点を把握させる

遅延のない経費精算のためには、申請者と経理担当者の双方に経費精算の注意点を把握させて、全員が協力してミスを減らすように努力をすることも大事です。申請者と経理担当者、それぞれがどのような点に注意すべきかポイントを解説します。

申請者の注意点

経費精算書に記載する項目は、会社によって異なりますが、以下のような項目を記載するのが一般的です。

1. 申請日
2. 支払日
3. 支払先
4. 金額
5. 用途
6. 申請者の情報

申請者の情報は、申請者名や申請者の所属部署・社員番号などを含む場合があります。経費申請の際は、会社側が求めている申請書の記載項目を確認してから記入するようにしましょう。

1枚の経費精算書で同時に複数の支払を精算する場合は、日付順に領収書をまとめておくのがポイントです。そのような経費精算書であれば書類確認の際にわかりやすく、スムーズに処理できます。

経理担当者の注意点

経理担当者は、提出された精算書が期日内のものか、金額など記載内容に間違いがないか、精算する際に確認しておくことが重要です。この段階で精算書の不備を見逃してしまうと、正しい決算書類が作成できません。

経費精算時に問題が発生した場合は、従業員への適切なサポートや指導をし、再発防止に努めましょう。また、精算書や領収書はわかりやすく整理しておくと、提出された精算書を調べる必要がある際、迅速に対応できます。

経費精算の業務フローを見える化する

経費精算の遅れは、経費精算の業務フローを見える化することで防げます。業務フローの見える化には、「経費精算マニュアルを作成する」「経費精算への理解を深める講習会を行う」「タスク管理ツールやプロジェクト ツールを使用する」などの方法が挙げられます。

誰にでもわかりやすいマニュアルを用意し、必要があれば講習会を開催して、経費精算の業務フローを理解してもらうのが大切です。また、運用面でも、タスク管理ツールやプロジェクト ツールを使用し、関係者が進捗状況を把握しやすくなるようにしましょう。

業務フローを見える化すると遅延が発生する原因を究明しやすくなり、管理体制の改善に役立ちます。

法人カードなどでキャッシュレス化する

法人カードを導入したり電子マネーを取り入れるなど、キャッシュレス化によって経費精算にかかる手間を大幅に削減することができます。煩雑な小口現金の管理や大量の領収書整理から解放されるだけでも、担当者にとっては大きな差です。

会計システムと連携することで、法人カードや決済の明細が一元管理でき、利用状況も可視化されます。経理担当者だけでなく、精算に手間取っていた従業員の時間も節約できるのは、企業にとって大きなメリットです。

経費精算システムを導入

経費申請遅れの対策には、経費精算システムの導入がおすすめです。経費申請をシステム上で処理すれば、これまで手間がかかっていた手作業での業務を大幅に効率化できます。また、経費精算処理を行う経理部門だけでなく、申請者にも多くのメリットがあります。

業務の効率化に役立つ

経費精算システムは、経費精算の申請・承認フローの電子化によって、経費精算にかかる時間を短縮できます。経費精算の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、経費精算に関わるすべての人が経費精算の状況を把握しやすくなるのもメリットです。

経費精算データの集計・分析・経費精算書類のチェックも自動で行えるため、業務の効率化と経費の削減にもつながります。

申請者・経理担当者の負担を軽減できる

紙の申請書で経費精算を行っていると、申請者が出張などで不在の場合、申請書の提出が遅れるケースがあります。その点、経費精算システムを導入していれば、申請者は出張先からパソコンで速やかに出張精算の申請が可能です。

中には、スマートフォンでの利用に対応したクラウド型の経費精算システムもあります。スマートフォンのカメラで領収書を撮影し、そのままアップロードできるため、より簡単でスピーディーな経費申請が可能になります。

申請者が入力した金額や項目はそのままデータに取り込まれるため、経理担当者の転記の手間や転記ミスをなくして負担軽減を図れます。

まとめ

経費精算が遅いと、申請者との間でトラブルになったり、決算書の内容に影響して会社の信用を損ねたりするリスクがあります。経費精算に透明性を持たせ、効率的に処理するためには、経費精算システムの導入がおすすめです。

ただし、初期費用やランニングコストなどの費用面で、システムの導入を不安視する企業もあるでしょう。そこで、システム導入を検討する際は、導入メリットと費用対効果を考慮して選ぶのが大切です。
経費精算を電子化し、申請者と経理担当者の業務負担を軽減することは経費精算の遅延防止に役立ちます。本記事を参考に、軽減経費精算システムの導入を検討してみましょう。

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