海外出張の経費精算はどうしたらいい？注意点や精算方法を解説

海外出張時の経費精算は、国内出張と流れは同じですが手間がかかってしまいます。本記事では、海外出張時の経費精算を楽にしたい方のために、海外出張時の経費精算の注意点や手間がかかる理由、海外出張の経費精算を簡単にできる方法を解説しています。

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目次

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1. 海外出張の経費はどこまで含まれるのか
2. 海外出張時の経費精算の注意点
3. 海外出張の経費・旅費精算が複雑である理由
4. 海外出張時の経費精算を簡単にする方法
5. 海外出張に対応した経費精算システムおすすめ5選
6. 経費精算システムと一緒に使える出張管理システムもおすすめ
7. まとめ

海外出張の経費はどこまで含まれるのか

海外出張の経費は、タクシー代や航空券などの旅費交通費・宿泊費・接待交際費などが挙げられます。仕訳の項目も国内の出張と同じですが、従業員の経費精算を平等にするためには、経費の規定を設けておかなければなりません。

例えば、観光や自身への土産などの私的な出費を含んで申請された場合、従業員は私的な出費まで経費として受け取ることになります。

また、税務上で海外出張において過度な出費は認められないため、税務調査が入った場合には従業員がどのような目的で出費したか明らかにする必要があるでしょう。

経費として確実に精算するための規定を定め、従業員がそれに則って申告しているか把握することが必要です。

海外出張中に支払ったチップは経費になるか

海外出張中に支払ったチップは、業務に関するものであれば経費精算の対象になります。しかし、国によってチップが必要となるシーンやルールは異なり、多くの場合チップに関する領収書や明細が発行されません。

海外出張が多い企業では、あらかじめチップ代を日当に含めているところもあるので、自社の海外出張規定に従い対応しましょう。

海外出張時の経費精算の注意点

海外出張でも国内と同じように経費精算が必要ですが、注意しなければいけない点もあります。ここでは、海外出張時の経費精算の注意点を解説します。

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領収書の原本（証跡）を保管

海外出張の経費精算には、領収書の原本やレシート、外貨換金時のレシートなど証跡となるものの保管が必要です。交際費とする場合は、取引先や目的を記入した申請書が必要です。

チップの場合は証跡がもらえませんが、記録を残しておくことでスムーズに経費精算ができるでしょう。

証跡の頻出単語を読めるようにしておく

海外出張の経理担当者は、証跡の頻出単語や記載パターンを外国語でも理解できるようにしておく必要があります。精算の際には、使用日時や内容・金額などを読み取る業務が発生します。証跡が読めないと、精算ミスにつながることもあるでしょう。

また、海外出張は英語圏のみとは限りません。それぞれの国に合わせた理解が必要となるため、なるべく英語で印字された証跡を発行してもらうよう、従業員への周知も効果的です。

経費精算時の為替レートは経費使用日のもの

海外出張の経費精算で気になるのは、為替レートです。ドルやユーロなど外貨で支払ったレートは、経費使用日のもので精算される必要があります。海外で経費を使用する際、日本出発前または現地到着後に円を外貨に交換することが予想されます。

レート	精算
TTS	日本円→外貨のレート
TTB	外貨→日本円のレート
TTM	TTSとTTBの平均値（仲値）

上記の表を参照すると、海外出張で使用するレートはTTSとなりますが、外貨両替には手数料が発生します。手数料も経費として精算するためには、両替時に発行された計算書が必要です。計算書を紛失した場合は、経費を使用した日のTTSやTTMで精算できます。

海外出張の社内規程を作成しておく

正しく経費精算するためには、海外出張の社内規程を作成し従業員に周知しましょう。従業員が社内規程に則って経費の申請をすることで、精算の負担が軽くなります。

例えば、「利用する交通機関は鉄道、航空機、バス、船舶とし、タクシーはやむを得ない場合は上長の許可を得た場合に許可する」「観光などの私的な出費は経費として認められない」などといった規程を分かりやすく定める必要があるでしょう。

海外出張の経費・旅費精算が複雑である理由

国内とは事情が違う場所へ赴く海外出張は、経費精算が複雑です。ここでは、経費精算が複雑になりがちな理由を解説します。

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海外出張前後の手続きが煩雑

海外出張の際は、経理に関わる申請書の提出や書類の作成があるため、手続きが煩雑になりがちです。例えば、所属の上長へ出張の申請書や計画書などの提出、帰国後には海外出張精算書の提出などが必要となります。

提出後、上長は出張中の出費に問題点がないか確認することで、経理精算が認められることになります。海外出張には経費管理に多くのプロセスが発生するため、業務は複雑化しがちです。

経費精算に手間がかかる

海外出張の経費は国内出張と手順はほとんど同じですが、手間がかかります。経理担当者は提出された証跡を1枚ずつ確認し、使用日時の為替レートに合わせて精算しなければならないためです。出張の期間が長いほど、作業量は膨大になるでしょう。

海外出張時の経費精算を簡単にする方法

海外出張時の経費精算は、事前に対策しておくことで作業を簡単にできます。ここでは、海外出張時の経費精算を簡単にする方法を解説します。

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クレジットカードで精算する

クレジットカードは、使用した都度為替レートを計算して金額が反映されるため、経費精算の際に為替レートを調べる必要がなくなります。また、明細表で使用日時や内容、金額を特定できるため、領収書の確認作業も不要です。

法人カードを使用することで個人の支出との混同も避けられます。ただ、出張先の国によってはクレジットカードの支払いに対応していない場合もあります。国の事情をしっかり調査した上で決めることが大切です。

出張前に外資で仮払金を渡しておく

海外出張前の段階で従業員に仮払金として外貨を渡し、帰国後に精算する方法もあります。精算業務の際に外貨レートの計算が不要となるため、経費精算が簡単になるメリットがあります。

ただ、仮払金として外貨を渡すためには、出張先の国に分けて保管する必要があります。外貨の保管業務や両替の手間もあるため、自社に合った方法であるか見極めることが大切です。

都度精算も検討する

海外出張で使った経費の全てをあとでまとめて精算するのではなく、支出が発生する毎に

精算する方法もあります。特に海外出張が長期に渡る場合は、従業員の立て替え負担が減るだけでなく、領収書の紛失や不正も防ぎやすくなります。

都度精算を行うには、後述する経費精算システムが便利です。クラウド型の経費精算システムでは、現地のレシートをスマホで読み取るだけで、その日の為替レートでリアルタイムに精算処理ができます。

経費精算システムを使用

外貨対応の経費精算システムを使用すれば、正確かつ効率的な経費精算が可能です。為替レートの自動計算やクレジットカードのデータの取り込み機能により、大幅に作業が簡略化されます。

海外出張が多い企業は、経費精算システムを活用することで、組織の生産性の向上を期待できます。以下では、海外出張の経費精算に役立つ機能を紹介します。

クレジットカードの利用履歴取り込み機能

海外出張の精算時に、クレジットカードの利用履歴を取り込んで経費処理ができます。クレジットカードとデータ連携することで、経費精算システムで使用日時・内容・金額を確認できます。

システム上で管理でき、わざわざクレジットカードの明細を開く必要がなくなるため、作業工程が減る画期的な機能です。

為替レート自動計算機能

為替レートの自動計算機能があるシステムを利用すれば、使用日時と金額から為替レートを反映した日本円に換算できます。海外出張の経費精算時に必要な、領収書の確認や使用日時にあたる為替レートの調査が不要です。

交通費算出機能

移動経路を入力するだけで適正な交通費を算出できる機能のあるシステムは、交通費の調査が不要となるメリットがあります。海外出張の経費精算時に、従業員が交通費を過重請求したり、誤った金額で請求したりすることもあるでしょう。

海外出張向けの経費精算システムの機能を利用すれば、従業員の不正やミスの防止に効果的です。

海外出張に対応した経費精算システムおすすめ5選

経費精算システムと一緒に使える出張管理システムもおすすめ

海外・国内の出張が増えていくと、経費精算だけでなく航空券や宿泊施設の予約の管理なども煩雑になってくるのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、出張の申請や予約を一元管理できる出張管理システムの導入です。経費精算システムと出張管理システムを連携すれば、経費精算業務に加え出張業務もスムーズに進み、時間も手間も大幅に削減できます。

経費精算の見直しを機に、ぜひ出張管理も見直してみてください。

まとめ

海外出張時の経費精算手順は国内出張とほとんど同じですが、為替レートや提出書類の関係で手続きや精算が煩雑になりがちです。特に為替レートは、支出の日時に合わせた計算が必要なため、出張期間が長いほど多くの作業が発生します。

確実で作業性の高い経費精算を行うためには、クレジットカードによる経費処理や社内規定をしっかり定めるなど対策を取る必要があるでしょう。

また、海外出張に対応した経費精算システムを利用すれば、クレジットカードの取り込みによる管理の一括化や為替レートの自動計算ができます。

作業量が大幅に削減されることで、生産性の向上も期待できるでしょう。自社に合った経費精算システムを導入し、経費精算を効率化させましょう。