海外出張の経費精算はどうしたらいい？注意点や精算方法を解説

海外出張時の経費精算は、国内出張と流れは同じですが手間がかかってしまいます。本記事では、海外出張時の経費精算を楽にしたい方のために、海外出張時の経費精算の注意点や手間がかかる理由、海外出張の経費精算を簡単にできる方法を解説しています。

目次

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1. 海外出張の経費対象とは
2. 国内出張の経費精算処理と異なる点
3. 海外出張時の経費精算を簡単にする方法
4. 海外出張に対応した経費精算システムおすすめ5選
5. 経費精算システムと一緒に使える出張管理システムもおすすめ
6. 海外出張の経費・旅費精算が複雑である理由
7. 海外出張と経費精算システムのよくある質問
8. まとめ

海外出張の経費対象とは

海外出張の経費は、旅費交通費・宿泊費・接待交際費などが挙げられ、仕訳項目も基本的に国内出張と同じです。ただし「外貨レート計算」が必要になるため、経費処理が複雑になります。

海外出張の経費に含まれる主な項目

1. 航空券代・パスポートやビザ取得費用・海外旅行保険料
2. ホテル代などの宿泊費
3. 現地での交通費
4. 業務に必要な通信費
5. 業務に関連する飲食代
6. 業務で使用する文具や電源プラグ　など

海外出張の経費に含まれない主な項目

1. 私的な目的の観光
2. 家族へのお土産
3. 休日の食事代など
4. ファーストクラスやスイートルームの利用料金

さらに、企業が海外出張規定で項目の範囲や金額の上限を定めている場合、その規定を超えたものについては基本的に経費とは認められません。

海外出張中に支払ったチップは経費になるか

海外出張中に支払ったチップは、業務に関するものであれば経費精算の対象とします。

ただし現金でチップの支払いを行うとレシートに記載されないため、チップ代に関する海外出張規定が定められているかを確認した上で経費精算を行います。また日当で処理する場合もあります。

国内出張の経費精算処理と異なる点

海外出張でも国内と同じように経費精算が必要ですが、注意しなければいけない点もあります。ここでは、海外出張時の経費精算の注意点を解説します。

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チップの扱い

海外出張の経費精算には、国内出張と同様に領収書の原本やレシート、外貨換金時のレシートなど証跡となるものが必要ですが、この時困るのが現金払いで証憑が残らないチップの扱いです。

チップの精算方法は会社の社内規定によって定められていることがほとんどです。

• 都度「支払い理由」「金額」をメモし精算する
• 日当に含める

このような会社が多く、もし海外出張に関する社内規定がまだない場合はあらかじめ作成するのが望ましいです。また会計処理はレストランのウェイターへの支払いなら「交際費」や「会議費」、ホテル従業員への支払いなら「宿泊費」とします。

証跡の頻出単語を理解する必要がある

海外出張の経理担当者は、証跡の頻出単語や記載パターンを外国語でも理解する必要があります。領収書・レシートの使用日時や金額といった内容と、申請内容が正しいか判断する必要があるためです。

また、海外出張は英語圏のみとは限りません。それぞれの国に合わせた理解が必要となるため、なるべく英語で印字された証跡を発行してもらうよう、従業員への周知も効果的です。

経費精算時の為替レートは経費使用日のもので計算

海外出張の経費精算で気になるのは為替レートです。経費精算で使用されるレートは3種類あり、基本的に経費使用日のレートで計算します。

レート	精算
TTS	日本円→外貨のレート
TTB	外貨→日本円のレート
TTM	TTSとTTBの平均値（仲値）

法人税法では取引日のTTMを使用しますが、社内規定によりTTSを使用する会社も少なくありません。

また海外出張者の不利益をなくすために、外貨両替手数料も含めて経費計算をしなければなりません。両替時に発行された計算書や、計算書を紛失した場合はTTSやTTMで精算します。

海外出張用の社内規程が必要

出張者の不利益をなくすため、海外出張の社内規程をあらかじめ作成し従業員に周知する必要があります。出張者が社内規程に則って経費の申請をすることで不公平や不利益をなくし、また経理担当者は精算の負担が軽くなります。

たとえば、「利用する交通機関は鉄道、航空機、バス、船舶とし、タクシーはやむを得ない場合は上長の許可を得た場合に許可する」「観光などの私的な出費は経費として認められない」などといった規程を分かりやすく定める必要があります。

海外出張時の経費精算を簡単にする方法

海外出張時の経費精算は、事前に対策しておくことで作業を簡単にできます。ここでは、海外出張時の経費精算を簡単にする方法を解説します。

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クレジットカードで精算する

出張者がクレジットカードで決済すれば、使用した都度為替レートを計算して金額が反映されるため、経費精算の際に為替レートを調べる必要がなくなります。また、明細表で使用日時や内容、金額を特定できるため、領収書の確認作業も不要です。

法人カードを使用することで個人の支出との混同も避けられます。ただ、出張先の国によってはクレジットカードの支払いに対応していない場合もあります。国の事情をしっかり調査した上で決めることが大切です。

出張前に外貨で仮払金を渡しておく

海外出張前の段階で従業員に仮払金として外貨を渡し、帰国後に精算する方法もあります。精算業務の際に外貨レートの計算が不要となるため、経費精算が簡単になるメリットがあります。

ただ、仮払金として外貨を渡すためには、出張先の国に分けて保管する必要があります。外貨の保管業務や両替の手間もあるため、自社に合った方法であるか見極めることが大切です。

都度精算も検討する

海外出張で使った経費の全てをあとでまとめて精算するのではなく、支出が発生する毎に精算する方法もあります。

特に海外出張が長期に渡る場合は、従業員の立て替え負担が減るだけでなく、領収書の紛失や不正も防ぎやすくなります。

都度精算を行うには、後述する経費精算システムが便利です。クラウド型の経費精算システムでは、現地のレシートをスマホで読み取るだけで、その日の為替レートでリアルタイムに精算処理ができます。

経費精算システムを使用

外貨対応の経費精算システムを使用すれば、正確かつ効率的な経費精算が可能です。為替レートの自動計算やクレジットカードのデータの取り込み機能により、大幅に作業が簡略化されます。

海外出張が多い企業は、経費精算システムを活用することで、組織の生産性の向上を期待できます。以下では、海外出張の経費精算に役立つ機能を紹介します。

経費精算システムのメリット① クレジットカードの利用履歴取り込み機能

海外出張の精算時に、クレジットカードの利用履歴を自動を取り込んで経費処理ができます。経費精算システムで取り込みを行うと、使用した日時・金額が自動で反映される機能です。

システム上で管理でき、わざわざクレジットカードの明細を開く必要がなくなるため、作業工程が減る画期的な機能です。

経費精算システムのメリット② 為替レート自動計算機能

為替レートの自動計算機能があるシステムを利用すれば、使用日時と金額から為替レートを反映した日本円に換算できます。海外出張の経費精算時に必要な、領収書の確認や使用日時にあたる為替レートの調査が不要です。

経費精算システムのメリット③ 領収書のAI-OCR読み取り機能

経費を使用した従業員がスマートフォンで領収書を撮影し、自動でデータ化させて送信（経費申請）する機能です。金額や日付、支払先といった情報を手入力する必要がなくなるため、入力の手間を減らせるだけでなく、入力ミスの防止にもつながります。

またシステムによっては、あらかじめ登録しておいた為替レートをもとに日本円へ自動換算されるため、為替レートの確認や計算の手間を省くことができ、海外出張における経費精算の効率化が図れます。

何より、「経費精算処理をしたいのにいつまでも領収書が提出されない」といったよくあるトラブルも削減されます。

経費精算システムのメリット④ 交通費算出機能

移動経路を入力するだけで適正な交通費を算出できる機能のあるシステムは、交通費の調査が不要となるメリットがあります。海外出張の経費精算時に、従業員が交通費を過重請求したり、誤った金額で請求したりすることもあるでしょう。

海外出張向けの経費精算システムの機能を利用すれば、従業員の不正やミスの防止に効果的です。

海外出張に対応した経費精算システムおすすめ5選

経費精算システムと一緒に使える出張管理システムもおすすめ

海外・国内の出張が増えていくと、経費精算だけでなく航空券や宿泊施設の予約の管理なども煩雑になってくるのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、出張の申請や予約を一元管理できる出張管理システムの導入です。経費精算システムと出張管理システムを連携すれば、経費精算業務に加え出張業務もスムーズに進み、時間も手間も大幅に削減できます。

経費精算の見直しを機に、ぜひ出張管理も見直してみてください。

海外出張の経費・旅費精算が複雑である理由

国内とは事情が違う場所へ赴く海外出張は、経費精算が複雑です。ここでは、海外出張の経費精算が複雑になりがちな理由を解説します。

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海外出張前後の手続きが煩雑

海外出張の際は、経理に関わる申請書の提出や書類の作成があるため、手続きが煩雑になりがちです。例えば、所属の上長へ出張の申請書や計画書などの提出、帰国後には海外出張精算書の提出などが必要となります。

提出後、上長は出張中の出費に問題点がないか確認することで、経理精算が認められることになります。海外出張には経費管理に多くのプロセスが発生するため、業務は複雑化しがちです。

経費精算に手間がかかる

海外出張の経費は国内出張と手順はほとんど同じですが、手間がかかります。経理担当者は提出された証跡を1枚ずつ確認し、使用日時の為替レートに合わせて精算しなければならないためです。出張の期間が長いほど、作業量は膨大になるでしょう。

海外出張と経費精算システムのよくある質問

海外出張の経費精算に経費精算システムは必要ですか？

海外出張の回数が少なく、経費の件数も少ない場合は、必ずしも専用のシステムが必要とは限りません。

一方で、海外出張が増えて外貨の円換算や領収書の確認、クレジットカードの利用明細との照合などに時間がかかっている場合は、経費精算システムの導入を検討すると業務効率がアップします。

システムによっては、外貨での経費申請や為替レートの設定、領収書の撮影・読み取りなどに対応しているため、これまで経理担当者が手作業で行っていた処理を効率化できます。

海外出張の外貨を日本円に換算する作業も自動化できますか？

経費精算システムによっては、外貨で申請された経費を設定した為替レートに基づいて日本円に換算できるものがあります。

海外出張では、ドルやユーロなど複数の通貨で経費が発生することがあります。経理担当者がその都度レートを確認して計算する方法では、出張者が増えるほど負担も大きくなります。

ただし、対応する通貨や為替レートの設定方法はサービスによって異なるため、自社で利用する通貨や現在の精算ルールに対応しているか確認することが重要です。

海外出張の領収書をスマホで処理できますか？

サービスによっては、スマートフォンで海外のレシートや領収書を撮影して、経費精算の申請に利用できます。

OCR機能に対応したサービスなら、撮影した領収書から日付や金額などの情報を読み取り、入力作業を補助してくれる場合もあります。

経理担当者にとっては、帰国した社員から大量の領収書をまとめて受け取り、一枚ずつ内容を確認して入力する作業を減らせることがメリットです。

ただし、海外の領収書に対するOCRの対応状況や読み取り精度はサービスによって異なるため、資料や無料トライアルなどで確認しておくと安心です。

海外出張の経費を会計ソフトまで自動で連携できますか？

経費精算システムで承認した経費データを、会計ソフトへ連携できるサービスがあります。連携方法には、CSVファイルを出力し会計ソフトで取り込む方法や、APIによってシステム同士を接続する方法などがあります。

ただし、「会計ソフトと連携可能」と書かれていても、すべての会計ソフトに同じ方法で連携できるわけではありません。現在利用している会計ソフトに対応しているか、API・CSVのどちらに対応しているか、追加料金が発生するかまで確認しておきましょう。

経費精算システムは何を基準に選ぶべきですか？

経費精算システムを選ぶときは、料金の安さだけでなく、現在の経費精算業務をどれだけ効率化できるかを基準に比較しましょう。

特に海外出張が多い会社では、次の3点を確認しておくことが大切です。

① 海外出張に対応しているか
外貨での経費申請や日本円への換算、海外の領収書の読み取りなど、海外出張に必要な機能が備わっているか確認しましょう。

② 現在利用している会計ソフトと連携できるか
経費精算後のデータを会計ソフトへスムーズに移せるかも重要です。CSV・APIなどの連携方法だけでなく、自社で使っている会計ソフトに対応しているかを確認しましょう。

③ 自社の規模・業務に合った料金か
月額料金だけでなく、初期費用やオプション料金、利用人数などを含め、実際に自社で利用した場合の年間費用で比較することがポイントです。

ただし、経費精算システムはサービスによって対応している機能や連携できる会計ソフトが異なります。「海外出張の精算をどこまで効率化できるのか」「今の会計ソフトと連携できるのか」「導入すると年間いくらかかるのか」を資料請求で一つずつ確認し、自社に合ったサービスを選びましょう。

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まとめ

海外出張時の経費精算手順は国内出張とほとんど同じですが、為替レートや提出書類の関係で手続きや精算が煩雑になりがちです。特に為替レートは、支出の日時に合わせた計算が必要なため、出張期間が長いほど多くの作業が発生します。

確実で作業性の高い経費精算を行うためには、クレジットカードによる経費処理や社内規定をしっかり定めるなど対策を取る必要があるでしょう。

また、海外出張に対応した経費精算システムを利用すれば、クレジットカードの取り込みによる管理の一括化や為替レートの自動計算ができます。

作業量が大幅に削減されることで、生産性の向上も期待できるでしょう。自社に合った経費精算システムを導入し、経費精算を効率化させましょう。

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