無料で使えるワークフローシステムおすすめ12選｜選び方も解説

各種申請・承認手続きを電子化できるワークフローシステムには、無料で利用可能なものもあります。無料のワークフローシステムなら初期費用や月額費用がかからず、試験導入にも最適です。この記事では、無料で使えるおすすめのワークフローシステムや選び方などを解説します。

目次

開く

閉じる

1. ワークフローシステムを無料で利用しよう
2. 無料で使えるワークフローシステムのメリット
3. 無料で使えるワークフローシステムのデメリット
4. 無料で使えるワークフローシステムの選び方
5. 無料で使えるワークフローシステムおすすめ12選
6. その他のワークフローシステムの選び方
7. 汎用ツールを使う方法もある
8. まとめ

ワークフローシステムを無料で利用しよう

ワークフローシステムは、申請や承認などの社内手続きを電子化し、仕事の流れをスムーズにする便利な仕組みです。紙やメールで行っていた申請作業をオンラインで完結できます。

こうしたワークフローシステムには、無料で利用できるものもあります。初期費用や月額費用がかからないため、「とりあえず試してみたい」という企業にもぴったりです。例えば、使いやすさや機能を確認しながら、実際の業務に合うかどうかを判断できます。

まずは無料版から導入し、自社に合っていると感じたら有料プランに切り替えるという方法もおすすめです。この記事では、そんな無料ワークフローシステムの選び方やおすすめを紹介していきます。

無料で使えるワークフローシステムのメリット

無料のワークフローシステムを使うメリットは、コストをかけずに業務を効率化できることです。紙の書類を使わずに申請や承認ができるため、ペーパーレス化が進み、書類の保管や管理の手間も減らせます。

また、無料プランはお試しとしても使いやすく、いきなり有料契約するのが不安な場合にも便利です。実際に使ってみて、操作性や機能が自社に合っているかどうかを確認できるので、効果検証にもなります。

導入のハードルが低いため、小規模な会社やチームでも気軽に試せるのも大きな魅力です。

無料で使えるワークフローシステムのデメリット

無料で使えるワークフローシステムにはメリットがある一方で、制限があることも多く、注意が必要です。たとえば、使える人数が少なかったり、保存できるデータの容量が限られていたりします。

また、申請ルートの数や種類、通知機能などの細かい機能が制限されているケースもあります。そのため、人数の多い部署や複雑な承認フローが必要な企業では、無料プランだけでは十分に使いこなせないことがあります。

将来的に利用規模が広がる場合や多機能が必要な場合は、有料プランへの切り替えも視野に入れて検討する必要があります。使い始める前に、どこまでの機能が無料で使えるかをしっかり確認しておきましょう。

無料で使えるワークフローシステムの選び方

無料で使えるワークフローシステムを選ぶときは、まず自社の業務や規模に合っているかを確認することが大切です。無料とはいえ、システムによって特徴や機能、対応できる範囲が異なります。

この記事では、無料で使えるワークフローシステムを選ぶ際に注目すべきタイプやポイントを紹介します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

システムのタイプを選ぶ

まずは、ワークフローシステムのタイプを理解し、自社に合ったものを選ぶことが重要です。無料で使えるワークフローシステムには大きく分けて特化型、グループウェア型、オープンソース型の3つがあります。

自社のリソースや目的を考えて、どのタイプが合っているかを選びましょう。以下では、それぞれのシステムのタイプについて詳しく解説します。

特化型

特化型ワークフローシステムは、申請・承認などの手続きに特化しており、操作がシンプルで導入しやすいのが特長です。必要な機能だけに絞られているため、使い方が分かりやすく、ITが苦手な社員でもすぐに使えるメリットがあります。

また、申請内容や承認状況を一覧で確認できるようになっていることも多く、承認の遅れを防ぐのにも役立ちます。

ただし、他の機能（スケジュール共有やチャットなど）は基本的に含まれていないため、ワークフロー業務だけを効率化したい場合に向いています。無駄のない構成で、スモールスタートにもぴったりです。

グループウェア

グループウェア型は、ワークフロー機能に加え、スケジュールやファイル共有なども使えるため、社内全体の業務効率を上げたい場合におすすめです。

グループウェアとは、社内のスケジュール管理やファイル共有、掲示板などの機能に加えて、ワークフロー機能も一緒に使えるシステムのことです。ワークフロー機能があることで、稟議や申請、承認といった手続きを紙やメールで行う必要がなくなります。

また、テレワークや部署間の連携がスムーズになり、社内の情報共有も進みます。ただし、機能が多い分、使い始めは少し覚えることもあるため、操作に慣れるまで時間がかかることもあります。

オープンソース

オープンソース型のワークフローシステムは、無料で使えるだけでなく、自社の要望に合わせて自由にカスタマイズできるのが特長です。

プログラムの中身が公開されており、開発知識があれば「機能を追加する」「画面のデザインを変える」といった柔軟な対応が可能です。ただし、導入や運用に専門的な知識が必要となるため、社内にエンジニアがいない企業には少しハードルが高いかもしれません。

また、トラブル時のサポートも基本的に自分たちで対応する必要があります。自由度は高いものの、技術的なサポート体制も考慮して選ぶ必要があります。

無料で利用できる期間を確認

無料といっても、実際には期間限定の無料トライアルだけの場合もあるため、利用条件を必ず確認しましょう。完全無料で使い続けられるプランがあるシステムもありますが、中には「1か月間だけ無料」といったお試し期間だけのケースもあります。

また、「ユーザーが3人まで無料」「一部の機能だけが無料」といった条件付きの場合もあります。導入後に「有料に切り替えないと使えなくなった」とならないように、あらかじめどの程度無料で使えるのか、どこから有料になるのかをチェックしておきましょう。

自社の要件を満たしているか

無料プランであっても、自社の業務に必要な機能や利用規模に対応できるかを確認することが大切です。無料のワークフローシステムは、前述のように利用人数や保存容量、利用できる機能が制限されている場合があります。

たとえば「承認者が複数必要なフローに対応していない」「ファイル添付ができない」など、自社の業務に合わないことも考えられます。また、社員数が多い場合、無料プランでは全員が使えないケースもあります。

まずは、自社の業務フローや申請件数、使いたい機能を明確にしたうえで、それらに対応できるかをチェックしましょう。

無料で使えるワークフローシステムおすすめ12選

その他のワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際は、簡単に使えるかが最も重要なポイントです。どれほど多機能でも、操作が難しければ現場で活用されず、かえって業務が滞る原因になります。設定やメンテナンスが簡単で、誰でも直感的に使えるかを必ず確認しましょう。

さらに、既存のシステムとスムーズに連携できるかどうかも大切です。会計ソフトや勤怠管理システムなどと連携できれば、二重入力が不要になり業務効率が大きく向上します。

スマホやタブレットに対応していれば、外出先やテレワークでも承認作業が行えます。また、社内情報や個人データを扱う以上、暗号化やアクセス制限などのセキュリティ面がしっかりしているかを確認することで、安心して運用できます。

【重要なポイント】

1. 簡単に操作やメンテナンスができるか

【その他の比較ポイント】

1. 自社の既存システムと連携できるか
2. スマホやタブレットに対応しているか
3. セキュリティ対策がしっかりしているか

汎用ツールを使う方法もある

GoogleフォームやExcelなど、身近なツールを使ってワークフローを組むこともできます。

こうした汎用ツールは導入コストがかからず、手軽に始められるのが最大のメリットです。

しかし、複雑な承認ルートや権限管理などには対応しにくく、業務が増えると管理が煩雑になってしまうことがあります。

また、セキュリティ面でも不安が残る場合があります。汎用ツールは一時的な対応や小規模運用に向いていますが、本格的な業務管理には専用のワークフローシステムの方が適しているケースが多いです。

まとめ

無料プランを活用すれば、初期費用をかけずに導入効果を試すこともできます。特化型、グループウェア型、オープンソース型といったシステムの種類や、それぞれの機能・操作性・連携性をよく比較することが大切です。

また、自社の運用環境や業務規模に合っているか、無料期間や機能制限の有無も確認しましょう。場合によっては、GoogleフォームやExcelなどの汎用ツールを使う方法もありますが、本格的な運用には不向きな面もあります。

本記事を参考に導入目的や業務内容に合わせて、自社に最適なワークフローシステムを見つけてください。