労務管理と勤怠管理の違いは?必要性や業務内容、システム化について解説

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  • 労務管理と勤怠管理の大きな違いは管理内容であり、勤怠管理は労務管理の一部である
  • 勤怠管理は、近年の働き方改革推進の背景から、正確に行う重要度がより増している
  • 企業の適切な労務管理には、労務管理システムと勤怠管理システムの連携が有効である

近年の働き方改革推進の流れから、労務管理と勤怠管理の重要度が増していますが、双方の違いを良く知らない方も多いかもしれません。本記事では、労務管理と勤怠管理の違いやそれぞれの必要性、業務内容、効率化するためのシステムについて解説します。

目次

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  1. 労務管理と勤怠管理の違いとは
  2. 正しい労務管理をするための勤怠管理の必要性
  3. 勤怠管理の基本業務
  4. 勤怠管理システムでできること
  5. 労務管理の基本業務
  6. 労働基準監督署調査とは
  7. 労務管理システムでできること
  8. 労務管理システムと勤怠管理システムの連携が有効
  9. システム化にあたっての注意点
  10. おすすめの勤怠管理システム3選
  11. まとめ
  12. 勤怠管理をさらに効率化!関連記事はこちら

労務管理と勤怠管理の違いとは

労務管理と勤怠管理は混同されやすいですが、労務管理は従業員の労働内容全般を指す概念のことです。労務管理の一部に、従業員の勤務時間や日数を管理する勤怠管理があります。まずは労務管理と勤怠管理、それぞれの詳細を解説します。

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労務管理と勤怠管理の違いとは

  1. 労務管理とは
  2. 勤怠管理とは

労務管理とは

労務管理とは、従業員の労働内容全般を管理することです。従業員の技術・成果・報酬・待遇・福利厚生・要望など、人事管理や労働条件に焦点が当てられます。

労務管理の活動は、労働法・労働規則の遵守をはじめ、従業員の能力開発、キャリアアップや業績に見合った報酬などによるモチベーションの向上などさまざまです。いずれも、会社の従業員が働きやすい労働環境づくりや労働関係を健全に維持する目的があります。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の勤務時間や勤務日数を管理することです。出勤時間・退勤時間・休憩・出勤日・休日など、労働時間に関する事実や情報を扱います。

勤怠管理は労務管理の一部であり、労働基準法をはじめとする法令を順守しなければなりません。勤怠管理の目的は、労働基準法や労働規則に則って適正な労働時間が守られているかの確認、従業員の健康維持、勤務時間の記録に基づく給与計算です。

労務管理と勤怠管理で扱う業務内容の違い

労務管理と勤怠管理は、どちらも従業員に関する管理業務ですが、実際に扱う業務内容には明確な違いがあります。

勤怠管理は主に「労働時間の把握と記録」を目的とした業務であるのに対し、労務管理は雇用や待遇、労働環境など幅広い人事・労働関連業務を含むのが特徴です。

労務管理で扱う主な業務

勤怠管理では、従業員がどのように働いたかという労働時間の実績データを中心に管理します。代表的な業務は以下のとおりです。

  1. 出勤・退勤時刻の記録
  2. 休憩時間の管理
  3. 残業時間や深夜労働時間の把握
  4. 休日出勤や振替休日の管理
  5. 有給休暇や欠勤などの勤怠状況の確認

これらの情報は、適正な労働時間管理だけでなく、給与計算や長時間労働の防止にも重要な役割を果たします。正確な勤怠データを把握することは、企業における法令遵守の観点からも欠かせません。

勤怠管理で扱う主な業務

労務管理では、勤怠情報を含めた従業員の雇用や労働条件に関わる業務全般を扱います。具体的には次のような内容が含まれます。

  1. 雇用契約や就業規則の管理
  2. 給与や賞与、各種手当の制度設計
  3. 社会保険や労働保険などの手続き
  4. 福利厚生制度の整備
  5. 労働環境や労使関係の管理

労務管理は、企業と従業員の労働関係を適切に維持するための幅広い業務を含む概念です。その中で、勤怠管理は労働時間の把握という基礎データを扱う業務として労務管理を支える役割を担っています。

正しい労務管理をするための勤怠管理の必要性

勤怠管理・労務管理は、法令順守・正確な給与計算と支払い・働きやすい環境づくりにおいて必要不可欠です。ここでは、勤怠管理・労務管理の必要性について、さまざまな観点から解説します。

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法令順守や法改正に対応する

勤怠管理・労務管理は、労働基準法の遵守や労働規則に準拠した組織運営など、コンプライアンスを徹底するうえで重要です。

2019年4月に施行された働き方改革関連法では、労働時間・休暇制度・労働条件などの改正が行われました。これには、時間外労働の制限・年次有休休暇の確実な取得・月60時間超の時間外労働における割増賃金率の引き上げなどが含まれます。

勤怠管理・労務管理は法令を遵守するだけでなく、法改正にも迅速に対応しなければなりません。従業員の健康やワークライフバランスが重視される昨今では、その重要性が増しています。

参考:働き方改革関連法のあらまし(改正労働基準法編)|厚生労働省

従業員に給与を正しく支払う

給与計算・支払いにおいても、勤怠管理・労務管理は重要な役割を担っています。給与計算は、従業員の勤務時間や日数を記録する勤怠管理の情報が重要ですが、単に時間を計算しているだけではありません。

給与計算は労働基準法に基づいて行う必要があり、従業員の役職や昇給などの労働条件を反映させるため労務管理も大事な要素です。時間外労働や有休休暇の取得日数なども、労働基準法・労働契約に基づいて適切に計算する必要があります。

さらに、支払い時には給与明細の発行が義務付けられており、給与明細も正確な勤怠情報と労働条件を反映させたものでなければなりません。

従業員が働きやすい環境づくり

勤怠管理・労務管理は、従業員の働きやすい環境づくりにも密接に関連します。従業員の自身の努力に対する適切な報酬は、モチベーションの維持・向上の観点でも大切です。

また、従業員の健康管理やワークライフバランスの実現に向けて、法的基準に基づく適正な労働時間を管理することで過労や長時間労働の予防に役立ちます。そのためには、勤怠管理・労務管理において、労働時間や休暇取得を適切に調整しなければなりません。

勤怠管理の基本業務

勤怠管理の基本的な業務は、従業員の労働時間の記録です。出退勤時間や休憩時間・勤務日数・時間外労働などを正確に記録する必要があります。ここでは、各業務の内容について解説します。

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勤怠管理の業務内容
勤務時間・休憩時間の管理
出勤日数・欠勤日数・有給休暇の管理 
時間外労働(残業)時間数・深夜労働時間数・休日労働時間数の管理

勤務時間・休憩時間の管理

従業員の労働に関する時間の記録は勤怠管理の基本的な業務です。出勤・退勤・休憩の時間を記録し、記録した情報は勤務時間や残業時間の計算に使われます。出退勤の時間を正確に記録し、休憩時間を適切に管理することは労働基準法によって定められています。

また、労働基準法ではこれらを客観的な視点で管理することを義務付けています。具体的には、タイムカード・パソコンなどコンピュータ機器の活用や、管理者の視認による記録を求めており、現場の直行直帰であっても自己申告のみの記録は認められません。

出勤日数・欠勤日数・有給休暇の管理

勤務時間の管理に関連して、出勤日数・欠勤日数・有給休暇取得の管理も、出勤状況や休暇利用を把握する勤怠管理の大切な業務です。出勤日数の記録は給与計算に利用され、欠勤日数は勤務規律の確保に役立つなど、他の業務や組織運営にも関連します。

労働基準法では、有給休暇の取得を義務付けており、従業員は一定の勤務期間に基づく有給休暇取得の権利があります。例えば、年10日以上の年次有給休暇を付与する従業員に対しては、最低でも5日取得させなければなりません。

付与される有給休暇の日数は継続勤務年数によるため、従業員ごとに違います。なお、有給休暇は正社員・派遣社員・アルバイトに関係なく継続勤務年数で付与されるため、雇用形態に関わらず取得義務も発生します。

時間外労働(残業)時間数・深夜労働時間数・休日労働時間数の管理

時間外労働時間数・深夜労働時間数・休日労働時間数を適切に管理することも、勤怠管理における重要な業務です。これらは従業員の働き方や労働基準法の遵守に直接関連するケースが多く、厳正に管理する必要があります。

それぞれの時間を正確に把握できていない場合、従業員の健康問題や意欲低下を引き起こすリスクが高まります。法的な視点では、労働基準法違反で労働基準監督署から是正勧告や指導を受けるリスクが高く、従業員との訴訟問題に発展するケースも想定されます。

時間外労働の正確な把握において、手作業での記録は手間がかかりミスが起こりやすいため、システムによる自動管理が理想です。時間外労働は、その場で問題になるよりも時間が経ってから問題になるケースが多いため、より客観性の高い記録方法が求められます。

勤怠管理システムでできること

勤怠管理は、手作業で管理するよりもシステムで管理した方が効率的です。管理する労力や時間を削減できるだけでなく、情報の正確性・客観性も高められます。ここでは、勤怠管理システムでできることについて解説します。

勤怠管理システムとは?機能やメリット・デメリット、導入手順も解説

勤怠管理システムは、従業員の出退勤の時間や労働時間を適切に管理できるシステムです。給与計算など他システムとも連携でき、業務の効率化や不正打刻の防止にも役立ちます。本記事では、勤怠管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方などを解説しています。

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正確な勤務時間の管理ができる

勤怠管理システムでは、従業員の出退勤時間や休憩時間はデータとして管理され、さまざまな計算を自動で行うため、手間と時間を大幅に削減できます。正確な勤務時間を算出するため、手計算のような計算ミスは起こりません。

出退勤や休憩時間の記録方法は、システムやシステムと接続する端末などによって異なりますが、タイムカード・パソコンへの入力・生体認証・モバイルデバイスなどさまざまです。従業員の就業形態や会社のルール・方針を踏まえて、適切な選択を行いましょう。

法令を順守した勤怠管理ができる

労働基準法では、時間外労働の上限や有給休暇取得義務などについて定めています。法令に違反しないためには、管理者が従業員全員の勤務状況を常に把握して、違反しないように努めなければなりません。勤怠管理システムなら監視を自動化できます。

システムには全従業員の勤務時間がデータとして記録されており、法定労働時間や会社で定めた労働時間の上限を超える場合には、管理者・従業員に通知するアラート機能が備わっています。

有給休暇を適正に取得しているかについても、自動計算したうえで表示されるため把握しやすいです。システムによって有給休暇を取得できていない従業員に取得を促す、あるいは従業員自身による自己管理をサポートできます。

勤怠管理業務の効率化ができる

勤怠管理システムは、勤務時間や勤務日数などの自動集計ができるだけでなく、休暇申請の処理・アラート機能・シフト管理・レポート作成などの便利な機能が備わっている場合もあります。

自動集計だけでも手作業より大幅に効率性が向上しますが、休暇の申請や承認をシステム上で行えると、取得した日数・残り日数にも自動的に反映できて便利です。シフト管理は従業員の適正配置に加え、予定と実際の勤務日数の照合にも役立ちます。

レポート作成では、労働時間や休暇日数、遅刻・早退などをレポート化して、各従業員の労働傾向を分析し、問題の早期発見と改善につなげることが可能です。システムのさまざまな機能を活用することで、勤怠管理業務を効率化できます。

法改正にも対応できる

会社に導入されるさまざまなシステムには、会社内にサーバーを置いて自社でシステムを管理するオンプレミス型と、クラウドサービス事業者の提供するシステムを利用するクラウド型があります。

オンプレミス型の場合は、法改正に対応させたシステムのアップデートは自社の技術者が行う必要がありますが、クラウド型はベンダーが実施します。クラウド型の勤怠管理システムなら自社でアップデート作業を行う必要なく、最新の法改正にも自動で対応可能です。

オンプレミス型はカスタマイズ性の高さがメリットですが、コストがかかることと運用開始までに時間が必要な点から、近年は導入コストが低くて柔軟性の高いクラウド型が主流となっています。

給与システムなどと連携ができる

勤怠管理システムは、給与計算システムと連携させると効率性が飛躍的に向上します。連携方法には、APIの利用・ファイルのインポートやエクスポート・データベースの同期などがあり、システムの仕様によって異なります。

給与計算システムと連携できると、勤怠管理システムの各従業員の勤務時間・日数などの情報に基づき、正確な給与計算を自動で行えて便利です。個別の労働条件や時間外労働も反映され、有給休暇の自動計算もできます。

給与計算以外にも、人事管理や業務やプロジェクトのワークフロー管理などのシステムと連携させることで、各業務の負担軽減と正確さの向上など、さまざまなメリットが得られます。

従業員の不正打刻を防止することができる

勤怠管理システムによって、出退勤や休憩時間の記録の正確性や客観性を高められ、不正打刻の防止にも役立ちます。例えば、設定した時間や場所以外での打刻を制限できたり、異常な打刻を検出したりなど、打刻方法によってさまざまな機能が利用可能です。

さらに、本人以外の打刻の防止には生体認証技術を活用することで、指紋・静脈・声紋など他人による代理出勤を防止できます。在宅勤務や現場での直行直帰に対応したモバイル機器・オンライン打刻の場合でも、GPSによる位置情報によって不正防止が可能です。

また、時間外労働の場合、事前申請や承認のプロセスを行えるシステムもあります。不正打刻の防止は、法令順守や正確な給与計算にもつながる大事なポイントです。

おすすめの勤怠管理システム8選|選ぶポイントを詳しく解説

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間を自動集計し、給与計算や適切な労働時間の管理に役立つシステムです。勤怠管理システムを導入したくても種類が多くどれを選べば良いか迷う企業もあるでしょう。本記事では、おすすめの勤怠管理システムと選び方を詳しく解説しています。

労務管理の基本業務

労務管理の業務は、従業員の労働条件や労働環境を適切に管理して円滑な労働関係を築き、運営するために行われます。ここでは、労務管理の基本業務の内容について解説します。

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労務管理の業務内容
法定三帳簿の作成・管理
労働契約の締結 
労働条件の管理 
就業規則や福利厚生の管理
雇用保険・社会保険の手続き
給与・賞与の計算
勤怠管理
職場環境の整備
従業員の健康管理
退職・休職・異動の手続き

法定三帳簿の作成・管理

会社(雇用主)は労働基準法に基づき、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」を作成・保存する必要があります。これらは法定三帳簿と呼ばれており、取扱い方法やルールが定められています。

労働者名簿は、従業員の氏名・住所・雇用形態・雇用開始日など、従業員の情報をまとめた帳簿です。賃金台帳では、賃金の計算期間、労働時間数、基本給や手当・控除など従業員の賃金の支払い状況をまとめます。

出勤簿は、出退勤の記録・労働日数・労働時間など従業員の出勤状況をまとめた帳簿です。会社はこれらの帳簿の記録を通じて、労働条件の遵守・労働時間の管理・給与の適正な支払いを行わなければなりません。また、保管期間の遵守も帳簿の管理の大切な要素です。

労働契約の締結

労働契約の締結とは、雇用者と労働者の間で、雇用条件や労働関係のルールについて合意・交渉を経て労働契約を結ぶことです。雇用形態・雇用期間・労働時間・賃金・休暇などを契約書に明記したうえで、契約を取り交わす必要があります。

労働基準法では、最低賃金・労働時間・休日などを規定しており、労働者と労働条件について交渉する場面が出てくるケースも考えられます。そのため、法令・企業の利益・労働者の要望のバランスを取りながら合意に達する必要があります。

合意された後は、雇用者は労働者に対して労働条件通知書などの文書にて労働条件を明示することも重要です。

労働条件の管理

労働契約の締結に関連し、労働契約を管理することも労務管理の基本業務です。中心となる業務は、労働に関する法令と締結した労働契約に明記される労働条件の遵守です。もちろん雇用者が遵守するだけでなく、労働者にも遵守させなければなりません。

また、労働条件は変更・見直し・改善を必要とする場合もあります。会社の業績と組織の変化に伴い、労働時間・賃金改定が行われる際、労働契約の改定や追加合意書の締結などを通じて変更します。

労働者の要望によって労働条件が見直されるケースもありますが、いずれの場合も公平かつ合法的に行うことが重要です。

就業規則や福利厚生の管理

就業規則とは、雇用者が従業員に対する規定やルールを文書化したものです。常時10名以上の労働者を雇用している会社は労働基準法によって作成および労働基準監督署への届出が義務付けられており、従業員へ周知させなければいけません。

また、従業員の生活や労働条件を改善し、働きやすい環境を提供することも労務管理の基本です。福利厚生制度として、法律で定められた健康保険・厚生年金をはじめ、退職金・社員食堂・社宅・スポーツ施設・旅行など企業独自の福利厚生を設ける場合もあります。

法定福利に関しては、必ず用意しなければなりませんが、従業員の働きやすい環境のために従業員のニーズに応え、柔軟に制度の見直しや充実を図ることが大切です。

雇用保険・社会保険の手続き

雇用保険と社会保険は法定福利として必ず企業がすべきですが、それらの適用には一定の要件があります。要件を満たしているのに被保険者として扱わないと法律違反となるため、厳重な管理・手続きが必要です。

例えば、雇用保険は労働者の雇用の際に加入手続きをします。従業員1人あたりから一定割合を控除して雇用保険料として納めたり、失業やケガで働けない場合に給付の手続きをしたりするのも大事な業務内容です。

社会保険でも同様の業務がありますが、雇用保険とは違い従業員だけでなく会社も保険料を負担します。どちらも社会保障の確保に重要な業務です。

給与・賞与の計算

給与計算は労務管理の基本業務であり、従業員一人ひとりの基本給・諸手当・控除などを計算します。従業員に対して特別な報酬がある場合には賞与として支給するため、正確な計算が必要となり、賞与の形式には年末賞与や成果賞与などがあります。

支払日を守りつつ、給与・賞与の正確な計算のためには勤怠管理が重要です。

勤怠管理

給与・賞与の計算は勤怠管理の情報に基づくため、勤怠管理は正確に行わなければなりません。企業では、労務管理の一環として勤怠管理業務を行う場合がほとんどです。

ただし、システムを別々に導入していたり、部署で業務が分けられていたりするケースもあります。その場合は正確性を失わないように、勤怠情報データがシステムや部署が異なっても一貫性を確保できるようにすることが大事です。

職場環境の整備

会社は福利厚生や労働条件以外の面でも、従業員にとって働きやすい環境づくりに努めることが求められます。代表的な施策としてハラスメント防止の取り組みがあり、パワハラ・セクハラなどを明確に禁止する方針を定め、従業員への周知や教育を実施します。

さらに、従業員同士がコミュニケーションを取りやすいよう定期的にミーティングを開いたり、業績や成果に対する公正な評価制度を構築するのも大切です。

なお、労働基準法や会社の労働規則だけでは測れない部分で、従業員が疲弊していたり不満を持っていたりする場合もあるため、定期的に従業員との面談や聞き取りを行いましょう。

従業員の健康管理

会社は従業員の健康管理にも配慮しなければいけません。特に、健康診断の実施は労働安全衛生法によって定められており、定期健康診断は年に1回の実施が必須です。定期健診以外に、雇入れ時の健康診断や特定健診などもあります。

また、従業員50人以上の企業ではストレスチェックが義務化されています。診断結果の分析や産業医との面談など、メンタルヘルスの回復・向上につながるような活用が求められます。

退職・休職・異動の手続き

退職・休職・異動の手続きも労務管理業務の1つです。従業員からの届出を受理し、内容を確認したうえで必要な手続きを正確かつ速やかに行わなければなりません。

退職手続きの場合は、給与の精算・福利厚生の手続きに加え、必要に応じて未使用の有給休暇や退職金の支払いなどの手続きも必要です。休職手続きでは休職期間を確認し、給与や福利厚生を調整しながら復帰の際の手続き・フォローアップも行います。

異動手続きも基本的には確認した内容に合わせて手続きを行いますが、職務・役職の変更に伴い給与体系の変更や手当の調整などが発生します。

労働基準監督署調査とは

労働基準監督署は、労働者の権利を守るため、労働基準法に基づいて企業における労働環境の監督・管理を行っている組織です。労働基準監督署は、企業が労働法令を遵守しているか調査を行います。

調査対象は企業だけでなく、個人事業主や非営利団体なども含まれます。調査では、労働基準法やに基づく労働条件・労働時間・休暇制度・賃金・安全衛生などの規定が遵守されているかを確認します。

調査は抜き打ちで行われる場合があり、チェック項目も多岐に渡るため、突然調査に来ても慌てずに済むよう、日頃から準備・対策しておくことが大切です。

労働基準監督署の調査内容とは?勤怠管理システムの活用方法も解説

労働基準監督署の調査は突然やってくるため、日頃から準備をしておかなければなりません。この記事では、労基署の調査のタイミングや種類、調査対象となる業種や見られる資料、注意すべきポイントなどを紹介し、効果的な対策として勤怠管理システム導入を解説します。

労務管理システムでできること

労務管理業務は勤怠管理業務にも関わるため、システム化するのがおすすめです。ここでは、労務管理システムでできることやメリットについて解説します。

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労務管理業務の効率化ができる

労務管理にはさまざまな業務があり、システムによって作業の自動化・管理の効率化が実現します。給与計算や勤怠管理など、集計を伴う業務の時間・労力を削減できるメリットは非常に大きいです。

労務管理システムに備わっている主な機能として、入社・退社手続き機能、雇用契約書や秘密保持誓約書の作成・締結機能があります。アップロードでの書類提出や電子契約といった手続きがシステム上で完結し、作業の手間を軽減できます。

その他、Web給与明細機能はWeb上で給与明細・賞与明細・源泉徴収票などを発行できる機能で、従業員はPCやモバイル端末で閲覧しやすいです。印刷の手間がなく紙の消費を抑えられ、資源の保全やコスト削減にもつながります。

役所への書類提出の手間を削減できる

労務管理業務で扱う書類は、公的機関への提出が必要な書類も多いですが、雇用保険と社会保険では管轄が異なり、関係書類の提出先はそれぞれ違います。新しく従業員を雇うたびに、それぞれの機関への書類送付や手続きのために出向くのは手間です。

労務管理システムでは、電子申請機能を使って必要書類を関係機関にデータで送るため、書類提出や手続きの手間を大幅に削減できます。

従業員の情報を一元管理できる

労務管理システムでは従業員の情報を一元的に管理できます。従業員の氏名・部署・雇用形態・役職・入社日などに加え、勤怠管理機能が備わっている場合には勤務時間や日数などの情報も管理可能です。

データベースで一元管理される情報は、更新されるとデータを参照している機能や連携している他のシステム上にも反映されるため、データの一貫性を保てます。データベースの情報を変えるだけの作業で済むため、機能ごとに情報を修正する必要がありません

なお、従業員を問わず同じ形式で情報が登録されているため、情報把握・管理がしやすく、迅速な対応につながります。

法改正に対応できる

労務管理システムもクラウド型が主流であり、法改正の動きに沿ってベンダーが定期的にアップデート対応してくれます。ただし、さまざまなシステム提供者が存在するため、信頼できるサービスを選択することが大切です。

導入実績の多さやサービス事業者のレビューサイトなどを参考にしつつ、信頼できるシステムかどうかを見極めましょう。

勤怠管理システムなどと連携ができる

労務管理システムの中には勤怠管理がシステムの中の機能として備わっている場合もありますが、勤怠管理システムと連携して使うことが想定されている場合も多いです。労務管理と勤怠管理は密接な関係にあるため、連携できるシステムかを確認しましょう。

連携によってシステム間における情報の正確性が増し、データに矛盾のない業務を遂行できます。それぞれ独立したシステムを使う場合よりも、データの受け渡しや更新の手間が少なく業務効率化が可能です。

システム間の連携には、APIの利用・ファイルのインポートやエクスポート・データベースの同期といった方法があります。

おすすめの労務管理システム6選|選び方や注意点を詳しく解説

労務管理システムとは、入退社や年末調整の手続きなどの業務を効率化できるシステムのことを言います。労務管理システムを導入したくても数や種類が多くてどれを選べばいいのか迷う企業もあるでしょう。本記事では、おすすめの労務管理システムや選び方を解説しています。

労務管理システムと勤怠管理システムの連携が有効

労務管理と勤怠管理は、それぞれ独立した作業として行うよりも、システムで連携させた方が業務効率・法令遵守の観点でも有効です。システムの連携によって、労働時間や休日の管理を自動化できます。

さらに、正確な情報を活用して過重労働や違法性のある働き方を防止しやすくなります。対して、連携させずに独立した業務で行うと手作業に頼る部分が多くなるため、リスク要因を見逃しやすくなってしまいます。

また、労務管理システムで扱う労働条件を反映した勤怠管理も、集計・計算・データの受け渡しのような自動化ができる部分が大きく、正確性の向上と業務負担軽減に役立ちます。

システム化にあたっての注意点

勤怠管理や労務管理のシステム化によって業務を効率化できますが、導入する際には注意したいポイントもあります。ここでは、勤怠管理および労務管理のシステム化にあたっての注意点を解説します。

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システム運用担当者の事前研修が求められる

労務管理システムと勤怠管理システムはどちらも、初心者でも利用しやすいUIを搭載しているものがほとんどですが、操作するための基礎知識は必要です。特に、企業ごとに使用する機能が異なる場合、それに合わせた操作方法を担当者が把握しなければなりません。

そして、担当者が複数人いると重複入力などのミスも起こり得ます。対策として事前研修を行い、操作の確認だけでなくシステム導入前との変更点も共有しましょう。

システム運用をマニュアル化する必要がある

両システムを利用することで、労務管理・勤怠管理の作業を効率化できる反面、少しの入力ミスが出力内容を大幅に変えてしまう場合が考えられます。そのようなミスを防ぐために、担当者内でマニュアルを準備しましょう。

例えば、作業フローや段階的なチェックポイントを明確にすることで、事前にミスを防ぐだけでなく、万が一ミスをした場合でも早急に修正点を見つけやすくなります。管理の混同を避けるためにも、システムの導入時に設定しておきましょう。

ランニングコストを把握しておく

基本的に、勤怠管理システムと労務管理システムの導入にはコストがかかります。さらに、クラウド型の場合は毎月のランニングコストが発生するため、予算に見合うかどうか・費用対効果が得られるかをあらかじめ確認しておきましょう。

月額料金の費用相場としては、従業員1人あたり200〜1,000円程度です。人数に応じた従量課金制が一般的ですが、搭載する機能が増えるほど料金も高くなります。効率化したい業務を具体的に洗い出し、必要な機能に絞ってシステムを選定することが重要です。

おすすめの勤怠管理システム3選

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4.5
  • 打刻の際に撮った写真を確認し「今日もいい笑顔だね!」「今日は少し元気ない?」など、遠方ながらも会話のきっかけになりました。また、代わりに打刻するなどの不正も防止できたので助かりました。

  • 解決した課題としては、勤怠管理の手間と時間削減 - 紙のタイムカードや手作業での集計が不要。メリットとしては、リアルタイムで勤怠状況を確認できるため、急なシフト調整にも対応しやすい

  • タイムカードを月末に、手作業で勤怠管理する手間がなくなりました。勤怠記録ミスの確認も今までは時間がかかっていましたがリアルタイムで編集できるためミスも減ったように思います。

まとめ

労務管理と勤怠管理は混同されやすい言葉ですが、役割や管理範囲には違いがあります。労務管理は雇用契約や給与、福利厚生、社会保険など従業員の労働条件全体を管理する業務です。勤怠管理は出退勤や休憩、残業時間など労働時間に関わる情報を管理する業務です。

勤怠管理は労務管理の一部であり、適切な労務管理を行うためには正確な労働時間の把握が欠かせません。勤怠管理システムや労務管理システムを活用してデータを連携することで、法令遵守、給与計算の正確性向上、業務効率化などにつながります。

労務管理と勤怠管理の違いを理解し、自社に合った管理方法を検討しましょう。

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