労働時間管理とは？労働基準法による企業の義務や管理の必要性を解説

労働時間管理とは、従業員の労働時間や勤務日数を正確に記録・管理することです。労働時間管理は、正確に行う必要があり労働基準法においてもガイドラインが定められています。本記事では、労働時間管理の義務や必要性、企業における労働管理の内容を分かりやすく解説します。

目次

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1. 労働時間管理の義務化とは
2. 正確な労働時間管理の必要性
3. 労働時間の管理を怠った場合のリスク
4. 企業が行う労働時間管理の内容
5. 適切な労働時間管理には勤怠管理システムがおすすめ
6. 勤怠管理システム・ソフトの選び方
7. 勤怠管理システムを導入する際の注意点
8. おすすめの勤怠管理システム3選
9. まとめ
10. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

労働時間管理の義務化とは

労働時間管理の義務化は、労働時間の適正な管理を法律で義務付ける取り組みです。2019年4月に施行された改正労働基準法では、労働時間の適正な把握や過労死の予防を目的に、労働時間の上限規制や、労働時間を客観的な方法で把握する義務などが導入されました。

労働時間管理は、労働者の健康や労働生産性の向上につながります。適正な労働時間の管理によって、労働者のストレスや過労を軽減し、ワークライフバランスの改善を図れます。

このように、労働時間管理は、働き方改革の一環として、持続的な経営と労働者のワークライフバランスを両立させるための重要な取り組みです。

参考：働き方改革関連法のあらまし（改正労働基準法編）｜厚生労働省

労働時間とは

労働時間とは、労働者が労働に費やす時間のことです。一般的には、労働者が働くために、雇用主の指示に従って労働に従事する時間全体を指し、その中には労働の実施時間だけでなく、待機時間なども含まれます。

労働時間は、労働法や労働契約に基づいて規定されており、法的な制約や規制を受けることもあります。労働時間の適正化は、労働者の健康と労働環境の改善に繋がるため、労働時間における徹底的な管理や遵守は、企業と労働者の間での信頼関係を築く上でも重要です。

正確な労働時間管理の必要性

正確な労働時間管理は、労働者の健康と福祉を守り、労働環境の改善にも繋がります。ここでは、正確な労働時間管理の必要性について、下記の4つの項目に分けて解説します。

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労働基準法においてガイドラインが定められている

労働基準法は、労働者の権利保護と労働環境の改善を目的とした法律です。労働時間や賃金、休日などの労働条件に関する規定が含まれており、企業はこれらの規定を遵守する義務があります。そして、労働基準法の違反には、罰則が課される場合があります。

また、労働時間を適切に管理するため、厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を公表しています。具体的には、企業が従業員の労働時間を客観的に把握し、適切に管理するための方法や注意点が示されています。

企業はこれらのガイドラインを参考にしながら、労働時間の調整と記録を行うことが求められます。以下、労働基準法においてのガイドラインを5つ解説します。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

従業員の勤怠記録

従業員の勤怠記録とは、出退勤時刻や休日出勤、欠勤、休暇など従業員の勤務状況を記録したものです。企業はこれらの情報を適切に記録・管理することで、従業員の労働時間を正確に把握できます。

労働基準法には、最大労働時間や休憩時間の規定があり、企業にはこれらを遵守した労務管理が求められます。そのためには、従業員の出退勤時刻や勤務状況を適切に記録し、実際の労働時間を把握することが重要です。 

法定四帳簿は5年間保存する義務

労働基準法では、法定四帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）の保存が、企業に義務付けられています。

労働者名簿は、従業員の個人情報や業務内容などをまとめたものです。賃金台帳は、労働者の給与に関する記録を保持します。出勤簿は、労働者の出勤時間や休暇の利用状況などを記録します。年次有給休暇管理簿は、従業員の有給休暇の利用状況を管理します。

これら法定四帳簿の保存期間は、労働基準法の改正により5年間と定められていますが、当分の間は、経過措置として3年間の保存期間が適用されます。ただし、経過措置は近いうちに排除され、原則5年間と定められる可能性が高いため、迅速な対応が求められます。

参考：労働基準法で規定された代表的な４帳簿｜厚生労働省

残業時間の上限

労働基準法では、残業時間には制限が定められています。通常1日8時間、週40時間を基本労働時間とし、これを超えて労働させるには、労使協定（36協定）の締結が必要です。

働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限は原則として1か月に45時間、1年に360時間までと定められています。ただし、臨時的な特別の事情がある場合には、特別条項付きの36協定を締結することで、上限を超える時間外労働を行うことも可能です。

例えば、年間の時間外労働時間や単月の労働時間、複数月の平均労働時間などに上限があり、無制限に残業を行わせることは認められていません。上限を超えて働かせた場合には、労働基準法違反として罰則が科される可能性があります。

そのため、企業は適切な労働時間管理を行い、労働基準法の規定を遵守することが重要です。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説 ｜厚生労働省

自己申告での勤怠管理は原則不可

労働時間の管理においては、自己申告ではなく、客観的な方法による記録が原則とされています。自己申告による勤怠管理の場合、実際の労働時間と申告された時間に差が生じる可能性があり、割増賃金の未払いや過重な長時間労働などの問題が生じやすいです。

そのため、企業はタイムカードやICカード、PCのログなどの客観的な方法によって、労働者の労働時間や休憩時間、残業時間などを把握することが求められます。

参考：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

管理監督者は一般従業員と異なる対応が必要

管理監督者とは、労務管理などにおいて、経営者と一体的な立場にある従業員のことを指します。管理監督者は一般従業員とは異なり、労働時間・休憩・休日に関する規制の適用を受けません。

管理監督者は、一般従業員に対して、労働時間の制約や法定休日の取得を適切に指導します。そして、適切な労働条件の提供、労働安全の確保など、一般従業員の労働環境を適切に管理する責任があります。

参考：労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために｜厚生労働省

時間外労働の賃金割増率が引き上がる

労働基準法では、時間外労働や休日労働、深夜労働を行った場合、企業は通常の賃金に一定の割増率を加算して賃金を支払う必要があります。これを「割増賃金」と呼びます。

例えば、時間外労働や深夜労働に対しては、25％以上の割増賃金が必要とされています。また、時間外労働が月60時間を超えた場合には、割増率は50％以上の割増率が適用されます。

この規定は働き方改革関連法により強化され、現在は中小企業を含むすべての企業に適用されています。このような割増賃金制度は、労働者の労働時間の適正化や、労働条件の改善を促すことを目的として定められています。

参考：しっかりマスター 割増賃金編｜厚生労働省

従業員の健康を守る

正確な労働時間管理は、従業員の健康を守るために重要です。過度な労働時間や過労は、身体的・精神的な健康への悪影響を及ぼします。そのため、正確な勤怠管理によって、労働時間や休憩時間が適切に管理され、労働者の過労や疲労を予防できます。

また、適切な休息や労働条件の改善により、ストレスや過重労働による病気のリスクを低減することもできます。このように、従業員の健康を守ることは、生産性の向上や労働意欲の維持にも繋がります。

従業員満足度や離職率に関係する

正確な労働時間管理は、従業員満足度や離職率にも大きな影響を与えます。適切な労働時間の確保や過度な残業の抑制は、従業員のワークライフバランスを向上させ、仕事とプライベートの調和を促進します。

これにより、従業員の業務への満足度が向上し、モチベーションや生産性も高まります。一方、過労や労働時間の不適切な管理は、ストレスや疲労の原因となり、従業員の不満やストレスに繋がる可能性があります。その結果、従業員の離職率が上昇する恐れがあります。

労働時間の管理を怠った場合のリスク

労働時間の管理を怠ってしまうと、法令違反になり罰則を科せられたり、企業の信頼性低下につながったりするなど、さまざまなリスクがあります。ここからは、これらの労働時間の管理を怠った場合のリスクについて解説します。

罰則を科せられる恐れがある

労働時間の管理を怠ってしまうと、法令違反と判断される可能性があります。ひいては、行政による是正勧告や指導が行われることがあり、悪質な場合は罰則を科せられる点に注意しましょう。

例えば、労働時間の把握が適切に行われていない場合、長時間労働の実態を把握できず、時間外労働の上限規制に違反してしまう可能性もあります。労働基準法では、時間外労働の上限や割増賃金の支払いなどについて明確なルールが定められています。

そのため、適切に管理されていない場合は、法令違反と判断されるリスクが高まります。このような法令違反を防ぐためにも、従業員の労働時間を正確に記録・管理できる体制を整えることが重要です。

企業の信頼低下につながる

労働時間管理が十分でない場合、従業員の残業時間を正確に把握できなくなり、残業代の未払いが発生する可能性があります。実際の残業時間よりも少なく計算してしまうと、労働基準法違反と判断されるリスクがあります。

残業代の未払いが発覚した場合には、未払い賃金の支払いだけでなく、行政による是正勧告や指導、遅延損害金の支払いが生じるケースも少なくありません。また、これらの問題が公になると、企業の信頼にも大きな影響を与えかねません。
例えば、求職者だけでなく、取引先や顧客からの評価や信頼性の低下にもつながります。企業として適切な経営を続けるためにも、労働時間を正確に把握し、法令を遵守した労務管理を行うことが重要です。

企業が行う労働時間管理の内容

企業が雇用主として、労働時間管理をしていないということは考えにくいですが、具体的な労働時間管理の内容が分からない場合もあるでしょう。そこで、ここでは企業が行う基本的な労働時間管理について解説します。

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従業員の始業・終業時間の記録と管理

労働基準法により、自己申告による勤怠管理は原則認められておらず、企業は従業員の始業から終業までの時間を毎回記録し、全てのデータを管理しなければなりません。現在では、タイムカードやICカードを利用した打刻によって、勤怠管理をする企業が増えています。

その背景としては、この勤怠管理自体が、日々の業務負担を増やすことを意味しています。そのため、勤怠管理アプリなども活用しながら、なるべく時間をかけずに、効率的に従業員個々の勤務時間を把握することが求められています。

労働時間を記録したデータの管理

従業員の労働時間は、データによって記録するだけでなく、定められた期間管理をする必要があります。例えば、ガイドラインにも記載されている通りに、企業は賃金台帳を別途記載して保管しなければなりません。

また、労働者名簿と出勤簿の作成、年次有給休暇管理簿も記録し、5年間保存しなければならず、正確な記録を求められます。なお、正確に記録されていない、故意に書き換えた形跡、適切な保存が認められなかった場合は、違反による罰則を受けることがあります。

労働時間の明確な定義化

従業員の労働時間は、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な方法によって把握することが原則とされています。厚生労働省のガイドラインでも、こうした客観的な記録を用いて労働時間を確認し、適正に記録することが求められています。

つまり、企業は雇用主として、従業員の打刻方法から確認・管理までを認識できる範囲内で行い、労働者の労働日に合わせて管理を徹底しなければなりません。そのためには、企業の業務形態に合わせた労働時間の明確な定義化が重要です。

参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

適切な労働時間管理には勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理システムは、正確で効率的な勤怠管理の実現におすすめのツールです。従業員の出退勤時間や休暇の申請、残業の管理などをオンラインで簡単に行うことができ、労働基準法にも対応できます。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットを4つ解説します。

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客観的で正確な労働時間を管理できる

勤怠管理システムを導入することで、客観的なデータに基づいた労働時間の管理が可能になります。タイムカードやICカード、PCログなどの打刻情報が自動的に記録されるため、従業員の出退勤時間や休憩時間を正確に把握できます。

例えば、日々の打刻作業によって、従業員の出退勤時間や休暇申請などが自動的に記録され、手作業による入力ミスや計算ミスを防げるでしょう。また、客観的な記録が残ることで、なりすまし打刻や不正な勤怠申請なども防止でき、正確な労働時間を把握できます。

労働関連法やガイドラインに対応できる

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間や休暇の記録・保存の効率化だけでなく、法定四帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）の記録や保存も容易になります。

また、残業時間の管理や割増賃金の計算も、システム上で自動化されるため、正確かつ迅速な処理ができます。これにより、労働関連法やガイドラインに即した処理が行え、法令遵守や労働条件の適正化をサポートします。

適正な勤怠管理で従業員満足度向上に繋がる

勤怠管理システムは、適正な勤怠管理を実現し、従業員の満足度向上につながります。近年増加しているテレワークにおいても、オンライン上で勤怠管理が行えるため、場所を問わずに客観的なデータを記録できます。

また、正確な勤怠データに基づいた給与計算は、手入力による誤差やミスを削減でき、従業員からの信頼性も向上するでしょう。そのため、従業員は公平な給与体制と柔軟な働き方に満足しながら、働きやすい環境で働くことができます。

労務管理担当者の業務を効率化できる

勤怠管理システムの活用で、労務管理担当者の業務を効率化できるメリットもあります。システムを利用することで、従業員の勤怠データや休暇申請が自動的に集約され、手作業による煩雑な処理が削減されます。

また、労働基準法やガイドラインに基づく勤怠チェックや、労働時間の計算がシステム上で自動的に行われ、人為的ミスの防止を図れます。そのため、労務管理担当者は時間と手間を節約でき、業務の効率化につながるでしょう。

勤怠管理システム・ソフトの選び方

適切な勤怠管理システムを選ぶことは、労務管理の効率化と正確性を確保するために重要です。ここでは、勤怠管理システムの選び方について4つのポイントを解説します。

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自社の業種に合ったシステムを選ぶ

勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の業種や働き方に合っているかを確認することが重要です。例えば、小売業では複数の店舗を持つ場合があり、店舗ごとの勤怠データを一元管理できる、マルチ店舗対応のシステムが適しています。

また、建設業や物流業のように現場で働く従業員が多い業種では、スマートフォンやGPS打刻に対応したシステムがおすすめです。このように、自社の業種や業務特性に合った機能やカスタマイズ性を確認し、労務管理のニーズに適したシステムを選ぶことが重要です。

操作性が簡単なシステムを選ぶ

労働管理システムの選び方として、操作性の簡単なソフト選びがおすすめポイントです。簡単な操作性を持つシステムを選ぶことで、従業員や管理者がスムーズにシステムを利用できます。

簡単に操作できるシステムは、トレーニングや導入期間を短縮でき、従業員の負担も軽減することができます。また、操作性が良いシステムはミスやエラーを減らし、正確な勤怠データの収集や処理が可能となります。

サポート体制の手厚さで選ぶ

労働管理システムを選ぶ際には、ベンダーのサポート体制も確認しておきましょう。例えば、手厚いサポート体制を持つベンダーを選ぶことで、導入後のトラブルや、問題に迅速かつ適切に対応してもらえます。

サポートの内容としては、24時間体制での電話やメールでの問い合わせ窓口、専門のサポートスタッフによる対応、トラブルや故障時の迅速な修理対応などが挙げられます。安心して労務管理をするためにも、なるべく手厚いサポートのあるソフトを選択しましょう。

他システムと連携できるか確認する

勤怠管理システムを選ぶ際には、他システムとスムーズに連携できるかを確認することも重要です。勤怠管理システムは、給与計算システムや人事管理システムと連携するケースが多いです。

勤怠情報を給与計算システムに自動的に反映させることで、実労働時間に合わせた正確な給与計算が可能となります。また、人事管理システムとの連携により、従業員の基本情報や、勤怠履歴を一元的に管理し、評価制度にもつなげられます。

このように、連携機能が充実している勤怠管理システムを選ぶことで、他のシステムとのデータの一元管理や情報の共有がスムーズに行え、業務の効率化や正確なデータ管理が可能となります。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを導入する際は、自社の課題や目的を明確にすることが重要です。勤怠管理システムには様々なタイプや機能があるため、選ぶ製品によっては機能が不足していたり、逆にオーバースペックになってしまったりすることもあります。

基本的な打刻や勤怠データ集計の機能はどのシステムにも備わっていますが、シフト管理機能や残業時間超過時のアラート機能、休暇の承認ワークフロー機能などは、オプションとして選択できることが多いです。

多機能なほど料金も高くなるため、コストを抑えるためにも、必要な要件をあらかじめ明確にしましょう。

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まとめ

2019年4月に施行された労働基準法の改正により、雇用主には労働時間管理の義務化が定められました。適正な労働時間管理は、労働者の健康と安全を保護し、過労や労働時間の過剰な増加を防止するために重要な業務です。

そんな労働時間管理には、労働時間管理システムの活用がおすすめです。システムを利用することで、効率的な勤怠管理を実現し、勤怠データの正確性と信頼性を高めます。また、個別の労働時間の把握や、残業の適正な管理、給与計算の正確性を確保することができます。

労働時間管理の適切な実施は、労働者の満足度向上や労働環境の改善に繋がり、ひいては、企業の生産性の向上にも期待できるため、迅速な対応が求められます。

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