タイムカードの打刻ルールの必要性｜法令遵守のための具体例を解説

従業員の労働時間を客観的に把握することは、企業側の義務になっています。そのため、打刻ルールを定め、それを従業員に徹底していくことが必要です。本記事では、打刻ルールの必要性と具体例・従業員への周知の仕方の他、システムを用いた勤怠管理方法についても解説します。

目次

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1. タイムカードの打刻ルールが必要な理由
2. タイムカードの打刻ルールの具体例
3. タイムカードの打刻ルールを周知させるポイント
4. 打刻の記録を集計する際のルールにも注意
5. タイムカードによる打刻には課題が多い
6. 勤怠管理システムの導入も検討しよう
7. おすすめの勤怠管理システム3選
8. 勤怠管理システムでも打刻ルールは必要
9. まとめ
10. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

タイムカードの打刻ルールが必要な理由

2019年の働き方改革関連法施行に伴い、従業員の労働時間を客観的な記録により把握することが企業に義務づけられました。

タイムカードの打刻のタイミングが従業員ごとに異なると、労働時間を客観的に把握できないだけでなく、不正打刻を見過ごすことに繋がります。そのため、タイムカードの打刻は社内ルールにより明確化し、周知徹底する必要があります。

企業は、法律に沿ったルールに基づいて、従業員の労働時間を管理することが求められているのです。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

タイムカードの打刻ルールの具体例

ここからは、タイムカードの打刻ルールの具体例を紹介していきます。労働基準法をはじめとした法令の定めや、国のガイドラインに基づいた打刻ルールを策定しましょう。

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打刻のタイミングの明確化

前提として、打刻のタイミングは「労働時間の始まりと終わり」である必要があります。労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間のことで、厚生労働省のガイドラインでは「使用者の明示、又は黙示の指示により、労働者が業務に従事する時間」とされています。

そのため、業務上必要な着替えや朝礼の時間、営業時間後の後片付けなどは、労働時間として扱われます。また、上司の指示による現場待機やセミナー参加、業務上必要な資格取得のための学習なども、使用者から指示された行動はすべて労働として考えることができます。

一方、自主的に動きやすい服装に着替える、勉強のために自主的に早く出勤している、といった状況は使用者からの指示ではないため、労働時間にはカウントされません。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

出勤時の打刻ルール

出勤後は、直ちにタイムカードを打刻するよう徹底しましょう。出勤後は、原則、使用者の指揮下にある時間（＝労働時間）とみなされます。制服・作業着への着替え、義務付けされた朝礼・ラジオ体操は、タイムカードの打刻後に行うのが基本です。

メールのチェック・朝イチの会議の準備などは、前日の就業時間内に済ませておくか、始業時刻後に行うようにしましょう。

タイムカードの打刻後は、速やかに業務を開始することが望ましく、コーヒーを買いに行く・喫煙所に行く、といった行為は始業時刻の前に済ませておくべきです。

休憩時の打刻ルール

休憩時間の打刻は、義務ではありません。ただし、従業員が所定の休憩時間を取得できていなければ、企業は法律違反に問われる可能性があります。そのため、企業側は従業員が十分に休憩を取れているか確認する必要があり、そのための手段が打刻です。

労働基準法では、6時間を超える労働には、45分以上の休憩、8時間を超える労働には、1時間以上の休憩が義務付けられています。

休憩時間の法規定を守るため、そして従業員の健康管理のためにも、休憩時間の開始・終了の打刻を習慣化し、従業員の休憩時間を把握することは必要だといえます。

参考：労働時間・休日｜厚生労働省

退勤時の打刻ルール

退勤時は、業務終了と同時にタイムカードを打刻するよう徹底しましょう。例えばオフィスから退勤する際の打刻を習慣づければ、打刻忘れや不正打刻の防止に繋がるでしょう。

業務に関連する後片付け・掃除・着替えは労働時間にカウントされるため、タイムカードの打刻前に行うのが基本です。タイムカードの打刻後に残業が必要になった時は、もう1度打刻するか、残業申請を出しましょう。

残業は、事前申告と上長の許可が必要なことを定めるのがおすすめです。そうしたルールがあることで、残業代の未払いや長時間労働を防ぐことができます。

直行直帰・テレワーク（リモートワーク）・在宅勤務時の打刻ルール

テレワークや在宅勤務では物理的なタイムカードで打刻することはできません。外回りや出張の際の直行直帰も含め、従業員によって勤務形態が異なる場合は、それぞれの勤務形態に合わせて業務開始時刻と終了時刻の確認方法をルール化しておきましょう。

テレワーク・在宅勤務の場合は、PCのログオン・ログオフを目安に、労働時間を管理するのも1つの方法です。直行直帰の際は、メール・チャット・電話での報告を以って、開始時刻と終了時刻を管理するのもいいでしょう。

通常の勤務形態と比較して労働時間を管理しにくい側面があるため、明確に出退勤の時間を記録できる仕組みを作っておくことが大切です。

ミスや不正への対処法の統一

タイムカードの運用に当たっては、ミスや不正が発生するリスクもあります。例えば打刻ミスは手書きで修正することになるため、修正の仕方はルール化する必要があるでしょう。

また、代理打刻による「遅刻のごまかし」や「残業代の水増し」、打刻なしの「中抜け」といった不正は、たとえ僅かな時間であっても、積み重なれば大きな額になります。

勤務時間の適切な管理のためにも、打刻ミスが度重なる場合は、ペナルティが必要です。ペナルティのルールは明文化し、従業員に周知徹底しておかなければなりません。

ただし、ペナルティとしての罰金・損害賠償の請求は違法行為に当たるため、始末書や減給（法律で定められた上限まで）といった処置が一般的と言えます。

タイムカードの打刻ルールを周知させるポイント

上記のような打刻ルールの適用を徹底するには、従業員への周知が必要です。ここからは、タイムカードの打刻ルールを周知させるために意識しておきたいポイントを解説していきます。

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環境づくり

タイムカードの打刻忘れを防ぐには、打刻しやすい環境づくりが必要です。タイムレコーダーの設置場所は、部屋の出入り口など、出勤・退社時に必ず通る場所がおすすめです。

出勤時と退社時でタイムカードの収納場所を分ければ、打刻されていないカードが一目で分かります。また、打刻忘れに対する声掛けが習慣化されれば、打刻忘れの防止に繋がります。

貼り紙・ポスターの掲示も、打刻忘れの防止に効果的です。廊下や仕事部屋の柱に貼り紙をすれば、意識しなくても目に入ることになり、タイムカードの打刻忘れが軽減されるはずです。

教育・指導

タイムカードの打刻ルールを周知するには、教育・指導の機会を設けることが大切です。従業員の労働時間に対する考え方を統一し、社内ルールに基づいた時間管理を徹底させましょう。

労働時間の考え方に関する研修・教育を定期的に実施し、タイムカードの打刻の重要性を訴えることにより、従業員の意識向上にも繋がります。

チェック体制の整備

タイムカードの運用に当たっては、管理者によるチェック体制の整備が欠かせません。管理者はタイムカードの打刻ルールを定期的にアナウンスし、従業員との間に認識のズレがないか、確認する必要があります。

加えて、管理者が定期的にタイムカードをチェックすることにより、従業員の時間外労働や休日出勤の状況が分かります。必要に応じて注意喚起をすることで、従業員の意識の引き締めになり、打刻忘れや法律違反の防止に役立つでしょう。

打刻の記録を集計する際のルールにも注意

労働時間は原則として1分単位で記録・算出することとされています。そのため、従業員に支払う賃金を計算する際に、労働時間を15分単位や30分単位で丸め込むことは、法令違反となります。

例外として、一定時間に満たない時間を切り上げたり、1ヵ月における時間外労働・休日労働・深夜労働において各合計時間数から30分未満の端数を切り捨てたりすることは、問題ありません。しかし、基本的に切り捨てはできないと考えておいたほうがいいでしょう。

また、始業時間ぴったりの打刻を遅刻とみなすことなども違法行為にあたります。始業・終業時間ジャストの打刻でも法律上は問題ないため、遅刻扱いにして給与を減らしたりすることはできません。

参考：労働時間を適正に把握し正しく賃金を支払いましょう｜厚生労働省

タイムカードによる打刻には課題が多い

ここまで、タイムカードによる打刻を前提に、そのルールについて解説してきましたが、実はタイムカードによる打刻はさまざまな課題や問題点を抱えています。ルールを作っても、これらを克服するのは難しいこともあります。ここでは、その具体例を見ていきましょう。

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集計や計算にかかる時間

タイムカードをもとに給与計算を行う場合、タイムカードの回収・計算・集計フォームへの転記といった業務が発生します。従業員数の多い職場では、タイムレコーダーが複数台設置されていることもあり、回収するだけでも時間と手間がかかります。

手作業による集計は、計算ミスや転記ミスを起こす可能性があり、給与の未払い・過払いの発生にも繋がります。給与計算は重大な業務のため、ダブルチェックも必要です。

打刻忘れやミスがあった場合は、該当者に問い合わせることになり、担当者の業務負担が大きくなることが予想されます。

ヒューマンエラー

タイムカードの打刻において、ヒューマンエラーは完全には避けられません。とりわけ、繁忙期は打刻忘れが多くなりやすく、残業時間を正確に把握することが難しくなります。打刻忘れを手書きで修正する場合、客観的な管理ができているとは言えません。

代理打刻についても、協力する同僚がいる限り、完全になくすことは不可能と言えます。ヒューマンエラーをなくすのは、非常に難しいことですが、ルールと対処法を明確にすることで、ヒューマンエラーの軽減に繋がります。

リアルタイムでの把握の難しさ

出退勤の把握だけであれば、タイムカードは手軽で便利なツールと言えます。ただし、通常は月ごとの集計になるため、遅刻・早退・残業・休日出勤などの状況をリアルタイムで把握するのは難しくなります。

残業時間の上限は法律により定められているため、超過した場合、企業はペナルティを課されることになります。月ごとの管理では、気付いた時には法律違反を犯している可能性があり、企業側のリスクが高くなることも否定できません。

集計ルールのブレ

タイムカードの集計担当者が複数いる場合、集計ルールにブレが生じる可能性があります。25分の遅刻を30分とするなど、計算しやすいように数字を丸める場合もあれば、仲の良い従業員と示し合わせて、数字を有利に改ざんすることも考えられます。

担当者が複数いる場合は、集計ルールにブレが発生し、正確な数値が把握できなくなる可能性があります。担当者による集計ルールのブレは、従業員の間に不公平感をもたらし、深刻な問題に発展する恐れもあります。

タイムカードの紛失・破損

タイムカードには、紛失・破損しやすいという問題点もあります。紙ベースの場合は破れたり水に濡れたりするとタイムレコーダーに入らなくなり、打刻できなくなってしまいます。また、ポケットに入れていて折れ曲がってしまう、というケースもあります。

従業員数が多ければ、管理するカードの数も増え、紛失するリスクも高まります。打刻済みのタイムカードを紛失してしまうと、勤務時間を証明できません。正確な労働時間がわからなければ、給与計算も難しくなります。

勤怠管理システムの導入も検討しよう

タイムカードの課題・問題点を解決するには、タイムカード以外の勤怠管理方法も検討してみましょう。近年は、勤怠管理システムを導入する企業も増えています。ここでは、勤怠管理システムの概要とメリット・デメリットを解説します。

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、出勤・退勤や遅刻・欠勤など従業員の勤怠を一元管理するシステムのことです。勤怠管理システムの活用により、出退勤の時間・遅刻・早退・残業・休日出勤などの勤務状況をリアルタイムで把握することができます。

打刻方法はシステムによって異なりますが、ID・パスワードでログインしてオンライン打刻をする、社員証を読み取って打刻する、指紋などの生体認証で打刻するなど、企業のニーズに合った打刻方法を選べるのが特徴です。

打刻のデータは自動で保存され、上司や人事労務担当者はシステムの管理画面からいつでも確認することができます。

勤怠管理システムのメリット・デメリット

勤怠管理システムには、タイムカードによる打刻の問題点をカバーする多くのメリットがあります。クラウド型システムの場合、社外でも勤怠の入力ができるため、勤務形態に関係なく、同一のルール下で労働時間を管理することができます。

勤怠管理システムでは、入力漏れや、法律や社内規程に違反するデータがある場合はアラートが表示されるため、タイムカードによる打刻忘れなどの問題を解決することができます。

また、静脈・指紋・顔認証など、生体認証によるログインを設定すれば、代理打刻の問題をなくすことができます。

労働時間の集計はもちろん、有給休暇の取得日数などもリアルタイムに把握できるため、ヒューマンエラーを防ぎ、担当者の業務効率の改善に繋がります。システムによっては、自動で給与計算システムと連携もできるため、大幅な工数削減になるでしょう。

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勤怠管理システムでも打刻ルールは必要

勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードにおける多くの課題を解決することができます。ただし、労働時間の考え方や、万が一不正があった場合の対処について検討が必要な点などは、どのような打刻方法でも変わりありません。

本記事で解説したような打刻ルールのポイントをしっかりと把握し、従業員への周知も行う必要があります。勤怠管理システムの活用をはじめ、打刻のミスや不正が起きにくい仕組みの導入と、従業員一人ひとりがルールを把握することの両方が欠かせない要素です。

勤怠管理システムはあらかじめ労働基準法などに則った仕様になっていますが、細かな部分は導入時に企業ごとに設定しなければなりません。そのためにも、就業規則などでのルール策定は必要です。

まとめ

働き方改革関連法の施行に伴い、タイムカードの打刻ルールの作成は、企業の義務となりました。タイムカードの打刻ルール作成後は、従業員に周知するための取り組みを行う必要があります。

タイムカードによる打刻には、さまざまな課題や問題点があり、タイムカードの打刻のルール化だけでは、解決できない問題もあります。

勤怠管理システムは、導入時こそコストや手間がかかりますが、労働時間の集計にかかる業務効率を大幅に改善し、不正や法律違反といったリスクの軽減にも役立ちます。本記事を参考に、勤怠管理の確実性と透明性を高めていきましょう。

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