勤怠管理システムのワークフロー機能とは？活用するメリットを解説

勤怠管理において、勤務時間の修正や残業申請には申請から承認までのワークフローがありますが、申請の手間や承認漏れといった課題が伴います。効率化するには、ワークフロー機能付きの勤怠管理システムがおすすめです。この記事では、システムを活用するメリットや選び方などを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 勤怠管理システムにはワークフロー機能もある
2. 勤怠管理におけるワークフローの基本
3. ワークフローの運用でよくある課題
4. 勤怠管理システムを活用したワークフローの仕組み
5. ワークフロー機能付き勤怠管理システムのメリット
6. ワークフロー機能付き勤怠管理システムのデメリット
7. ワークフロー機能に注目した勤怠管理システムの選び方
8. おすすめの勤怠管理システム3選
9. まとめ
10. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムにはワークフロー機能もある

勤怠管理システムは、従業員の出勤・退勤、休憩、有給休暇の取得など、勤務状況を一元管理するためのシステムです。打刻機能をはじめとしてさまざまな機能が搭載されており、勤怠に関する申請・承認を行うためのワークフロー機能もその1つです。

例えば、打刻ミスや打刻忘れが起こった場合に勤務時間の修正を行ったり、残業をしなければならなかったりする場合には、企業の就業規則に則って上司や人事労務担当者へ申請し、承認をもらう必要があるケースも多いでしょう。

そのような申請・承認の一連の流れをシステムの画面上で完結できるのが、勤怠管理システムのワークフロー機能です。

勤怠管理におけるワークフローの基本

そもそもワークフローとは、申請・承認・決裁までの一連の業務の流れを指します。また、この一連の業務の流れをわかりやすく図式化したものを、ワークフローと呼ぶこともあります。

勤怠管理では、前述した勤務時間の修正や残業のほか、遅刻や早退、直行直帰、休日出勤、有給休暇の取得などがワークフローの対象となり得ます。

ワークフローの内容としては、従業員本人から直属の上司に申請し、上司が承認したのち、人事担当者などが正式な勤怠情報として処理するという流れが一般的でしょう。申請漏れや不適切な申請が発生しないよう、あらかじめワークフローを整備しておく必要があります。

ワークフローの運用でよくある課題

勤怠管理に限りませんが、ワークフローの運用においては以下のような課題がよく見られます。特に、紙の申請書を使って申請・承認を行っている場合には、こういった課題が浮上しやすいです。

課題	原因
申請にかかる手間	・申請書の記入に手間がかかる ・申請書の手渡し、差し戻しなどで時間や工数がかかる
承認漏れのリスク	・ほかの業務に追われて承認を忘れる ・承認後、申請書の回覧を忘れる
改ざん・紛失のリスク	・紙の申請書は編集履歴が残らず、改ざんに気づきにくい ・ほかの書類に紛れたり、誤って処分してしまったりする
申請・承認にかかるコスト	・用紙の購入や保管、印刷にコストがかかる ・一つひとつのステップで時間的コストがかかる

紙の申請書を手渡しで回覧しなければならないと、申請者や承認者がオフィスにいることが前提になるため、かかる手間や時間の面で課題が残ります。また、紙による運用では編集履歴が残らないうえに、進捗状況もわからないため、多くのリスクにつながります。

勤怠管理システムを活用したワークフローの仕組み

勤怠管理システムのワークフロー機能は、あらかじめ申請テンプレートと承認フローを設定して運用します。テンプレートは紙の申請書に比べて簡易的であることが特徴です。申請の基本的な流れは以下のとおりです。

1. 申請者が入力欄に必要な情報を入力し、申請ボタンを押す
2. 承認者が通知が受け、承認ボタンを押す
3. 決裁者（人事労務担当者など）が通知が受け、申請を受理する

修正などが必要な場合、承認者や決裁者は必要に応じて差し戻しを行うこともできます。

すべてシステム上で作業が完結するため、システムにログインできる状況であればいつでもどこでも申請や承認を行える仕組みになっています。

また、申請がどこまで進んでいるのかも画面上で確認可能です。申請後も、申請者は自分が行った申請の履歴一覧を、承認者や決裁者は従業員からの申請一覧を確認することができます。

ワークフロー機能付き勤怠管理システムのメリット

本来ワークフローは、業務の全体像を把握しやすくして、誰でも効率的に業務を進めやすくすることを目的に作られます。勤怠管理システムのワークフロー機能を活用すれば、その目的を達成しやすくなるでしょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

業務の効率化

勤怠管理システムの大半はマルチデバイス対応しているため、従業員は必要なときにいつでも申請が行いやすく、管理者も外出先などからでもすぐ対応できるようになります。

承認フローはシステムに設定してあるため、申請内容を入力してボタンを押すだけで済み、申請書を渡しに行く手間や移管を大幅に削減できるでしょう。また、複数の承認者での回覧や、差し戻しに関してもワンクリックでできるので手間がかかりません。

人的ミスの防止

申請データの作成においては、必須項目を設けるなどして送信前に入力漏れに気づきやすくすることができます。各項目をプルダウン入力にすることで入力ミスを軽減することもできるでしょう。

承認プロセスにおいても、承認者は申請があればすぐに通知を受け取れ、未承認・承認済みといった進捗状況も一覧で確認できるため、作業の抜け漏れを防げます。

ペーパーレス化の推進

システム導入することで、申請から決裁までがシステム上で完結できるため、用紙の購入・印刷・ファイリングなどの必要がなくなります。

ペーパーレス化が進むことは、手間とコストの両方の削減につながるでしょう。紙の申請書がなくなっても、過去の申請はデータとして保存されるため簡単に検索することができます。また、申請書の汚損や紛失のリスクも避けられます。

ルール遵守

ワークフローをシステム化することで、設定された入力項目や承認フロー以外では申請を通すことができなくなります。企業のルールに沿った申請方法を徹底できるでしょう。

加えて、申請内容もコンプライアンスに違反しないよう制限を設けることができます。例えば、残業時間の上限や休暇の取得制限などを設定し、労働基準法による法規制や企業ごとの社内規程を自動的に適用する仕組みを実現可能です。

ワークフロー機能付き勤怠管理システムのデメリット

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを取り入れることで、いくつものメリットが期待できますが、運用方法によってはデメリットが発生することもあります。以下に、導入前に注意したいことを解説していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社内ルールや業務フローの見直し

ワークフロー付き勤怠管理システムの初期設定を行う際には、あらかじめ社内ルールを洗い出すことが大切です。多くのサービスがありますが、自社のルールをそのまま運用できるケースは少なく、ときには社内ルールそのものを見直す必要も考えられます。

法令も年々変化してきていることもあり、自社の就業規則を見直すことで、今の法令にそぐわない箇所を見つけることも少なくありません。システム導入のタイミングで、社内ルールや業務フローを見直すことで、より効率的な勤怠管理ができるともいえるでしょう。

初期設定に手間がかかる

ワークフロー付き勤怠システムを導入する際、最初に行わなければならないのは初期設定です。自社でワークフローの初期設定が可能なのか、どのくらいの時間がかかるかなどを事前に調べておきましょう。

ワークフロー以外にも勤怠管理を行ううえで行わなければならない初期設定は数多くあります。すぐに本格運用ができるわけではないため、計画的な導入が必要です。

追加料金がかかる場合がある

勤怠管理システムによっては、ワークフロー機能は基本料金に含まれておらず、利用するには追加料金がかかる場合があります。金額はベンダーにより様々ですが、上位プランを選択しないとワークフロー機能は使えないこともあるため注意が必要です。

また、勤怠管理システム自体にはワークフロー機能がなく、別のワークフローシステムとAPI連携などのシステム連携をして使うパターンもあります。その場合は、ワークフローシステムにかかる料金も併せて考慮しなければなりません。

ワークフロー機能に注目した勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、どのようなことに気を付けるとよいのでしょうか。以下に、システムを選ぶときに注意したい5つのポイントを解説していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

導入形態

勤怠管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、オンプレミス型が自社でサーバーを設置して利用する方式なのに対して、クラウド型はWeb経由で共通のシステムを使う方式です。

オンプレミス型のほうが一般的にカスタマイズ性が高く、自社サーバーを使うこともあり、セキュリティ面もより強固です。一方で、クラウド型はインターネット環境があればどこからでもログインできるメリットがあります。

近年はクラウド型が主流で、ワークフローの運用においてもクラウド型のほうが利便性が高いと考えられますが、あらためて自社の要件・ニーズを確認しましょう。

使いやすさ

システムを選ぶ際は、管理者・従業員の双方が使いやすい内容であるかも重要になります。特にワークフロー機能の使い方がわかりにくいとミスなどにもつながるため、双方が直感的に使いやすいかを確認する必要があります。

無料トライアルやデモ体験を提供している勤怠管理システムも多いため、導入を決める前に一度操作性を実際に確かめてみると良いでしょう。

ワークフロー設定の柔軟性

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを検討するときは、自社で運用しているワークフローをシステム上で実現できるかどうかが重要になるでしょう。

ワークフロー機能の仕様はシステムごとに異なるため、カスタマイズの柔軟性をしっかり確認しておきましょう。特に、多段階のワークフローが必要な場合や、申請内容に細かなルールを設けている場合は注意が必要です。

コスト・料金プラン

勤怠管理システムを選ぶ際には、初期費用の他にも月々の運用コストも気にかけることが大切です。今まで勤怠管理にかかっていたコストと、システム導入によりかかるコストとを一度比較してみましょう。

今後長く利用することも考え、システム自体にかかる費用だけではなく、システムを取り扱う人員数・作業にかかる時間なども算出して、長い目で見て費用対効果を意識することも重要になります。

サポート体制

システムを導入する場合、自社の状況によっては初期設定や操作方法のサポートが必要なケースもあることでしょう。システムによっては、サービス提供元が初期設定を有償で代行するサポートサービスもあります。

また、操作方法についてはサポートセンターからの説明や、場合によっては操作中のPCをWebから遠隔操作を行うサポートサービスもあります。自社の状況に合ったサポート体制があるかを確認しておくことも大切なポイントです。

おすすめの勤怠管理システム3選

資料ダウンロードはこちら！

	人事業務を1つに統合！データ連携に強い勤怠管理 無料!!資料を無料ダウンロード
	変形労働や36協定を完遂！中規模以上の複雑な管理に 無料!!資料を無料ダウンロード

導入から運用定着までサポート！直感的な操作性で使いやすい「ジンジャー勤怠」

小規模や中小企業の人事労務をカバーするなら「freee勤怠管理Plus」

¥0で始めるクラウド勤怠管理システム「スマレジ・タイムカード」

まとめ

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化・人的ミスの削減・ペーパーレス化や改ざん・不正の防止にも役立ち、より適切な勤怠管理が可能になります。システム上では過去の書類の検索も簡単にでき、紛失する心配もありません。

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを選ぶときは、管理者と従業員双方が使いやすいことと、サポート体制が整っているシステムを選ぶことなどが重要なポイントです。本記事を参考に勤怠管理におけるワークフローをシステム化し、利便性の向上を目指しましょう。

勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら