勤怠管理がずさんな会社のリスクとは？違法性や対処法を解説

勤怠管理がずさんな会社のリスクには、法律違反や会社の社会的信用度の低下が挙げられます。本記事では、一刻も早い勤怠管理体制の改善に向けて遵守すべきガイドラインや、適切な勤怠管理の整備を行うための勤怠管理システムの活用などについて解説します。

目次

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1. 勤怠管理がずさんと判断される具体例
2. 勤怠管理がずさんな会社のリスク
3. 勤怠管理で遵守すべきガイドライン
4. 適切な勤怠管理をしていない会社が取るべき対処法
5. 勤怠管理システムの活用でできること
6. おすすめの勤怠管理システム3選
7. まとめ
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理がずさんと判断される具体例

勤怠管理がどのように「ずさん」と判断されるかは、単にミスがあるかではなく、労働時間を正確に把握・管理できているかどうかです。客観的な記録が残っていない、運用ルールが形骸化しているといった状態では、企業として適切な管理を行っているとはいえません。

ここでは、実務上よく見られる「ずさん」と評価されやすい具体例を解説します。

客観的な記録がなく労働時間の裏付けが取れない

労働時間の管理が自己申告や口頭での報告のみに依存している場合、実際の勤務実態との乖離が生じやすくなります。

タイムカードやシステムログのような客観的な記録が残っていないと、万が一トラブルが発生した際に企業側が適切に説明できず、不利な立場に置かれる可能性があります。

また、従業員ごとに記録方法が異なるなど管理方法が統一されていない場合も、正確性や公平性を欠く要因となり、「ずさんな管理」と判断されやすくなります。

勤怠データの確認・承認プロセスが機能していない

打刻された勤怠データを管理者が十分に確認せず、そのまま確定している場合も問題です。例えば、長時間労働や不自然な打刻があっても見過ごされている状態では、実態の把握ができているとはいえません。

さらに、修正申請のルールが曖昧であったり、承認フローが形だけになっていたりする場合は、不正打刻や記録の改ざんを防ぐことが難しくなります。その結果、勤怠データの信頼性が低下し、管理体制が不十分と評価される要因になるでしょう。

勤怠管理がずさんな会社のリスク

勤怠管理は企業が行うべき業務であり、ずさんな管理をしていると法律違反につながる可能性があります。現在、ずさんな管理をしているのであれば今すぐに対処しましょう。労働時間の把握は、労働基準法や労働安全衛生法を守るうえでも必要です。

労働時間を正しく把握していない場合、残業代の未払いや社会的信用の喪失など多くのリスクを抱えることになります。しかし、事前に体制を整えておけばトラブルの発生を未然に防げます。

タイムカードや手書きの勤怠管理表を使っている企業は多くありますが、正確に管理するためには勤怠管理システムの導入がおすすめです。ここでは、勤怠管理がずさんな会社のリスクについて解説します。

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法律違反による罰則が課される

ずさんな勤怠管理をしている場合、法律違反になるケースもあります。労働基準法・労働安全衛生法では労働時間の記録・保管が義務付けされているため、勤怠管理をしていなければ義務を全うしていない証明になってしまうでしょう。

適切に労働時間を管理できていないと判断された場合、高額な罰金や懲役が課せられることもあるため、必ず労働時間を正しく把握しておかなければなりません。以下では、労働基準法と労働安全衛生法について詳しく解説します。

労働基準法

労働時間の記録をしていないことにより、残業代の支払いや休憩時間の確保をしていない・過重労働をさせている場合には労働基準法違反になります。勤怠管理をしていれば、残業時間を正確に把握できるため、基本的に未払いは発生しません。

しかし、ずさんな管理をしていると残業代の計算ミスが起こり、未払いが発生するケースもあるでしょう。出勤簿については一定期間の保管が義務付けられており、残業代の計算などが終わった後も決められた期間内は保管しておく必要があります。

参考：労働基準法で規定された代表的な４帳簿｜厚生労働省

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

労働安全衛生法

労働安全衛生法では労働者の健康を確保するため、労働時間・休憩・休日・休暇・労働環境などについて、必要な措置を講じなければなりません。そのため、勤怠管理がずさんで長時間労働をしたり、休息が十分に取れなかったりした場合は法律違反です。

勤怠管理がずさんな場合、労働時間の上限を超過した労働や休憩・休息の不足があっても把握できず、従業員の健康に悪影響が出る可能性があります。そのような事態を避けるためにも、システムなどを導入して労働時間を正しく管理しなければなりません。

参考：労働安全衛生法| e-Gov法令検索

従業員から訴訟される

勤怠管理がずさんな場合、残業代の未払いなどによって従業員から訴訟される可能性があります。管理不足によって休暇が取得できない、昇進や昇給の機会を失うなど、従業員への不利益が生じた場合は損害賠償を請求されるケースも考えられるでしょう。

また、会社で「みなし残業」を取り入れている場合でも、決められた時間よりも多く残業をした際は差額を支払わなければなりません。みなし残業制度を使用しているからといって、残業時間を把握しなくて良いわけではないため注意が必要です。

例えば、みなし残業20時間を踏まえて給料を設定している場合、20時間以下の残業であっても支払う金額は変わりません。しかし、30時間残業した場合には10時間分の残業代を別途支払います。計算ミスが生じないように正しく管理しましょう。

コンプライアンス違反

ずさんな勤怠管理は、コンプライアンス違反になる可能性があります。勤怠管理は労働基準法や労働安全衛生法などの法律に基づいて行い、労働時間を超過した仕事をさせたり、休憩時間が取れない環境を作ったりしないようにすることが重要です。

そして、超過残業を命令している場合には、パワーハラスメントと判断されるケースもあります。ずさんな勤怠管理をしているとパワーハラスメントが見抜けないだけでなく、増加してしまう場合もあるため注意しましょう。

ずさんな勤怠管理は労働者の健康や安全を損なうだけでなく、会社の経営にも悪影響を及ぼしかねません。そのため、企業は勤怠管理を適切に行うことが大切です。

社会的信用度の低下

ずさんな勤怠管理は、企業の社会的信用度を低下させるリスクもあります。勤怠管理は、仕事の責任感や社会性を表す指標の1つです。勤怠がずさんな場合、仕事に真剣に取り組んでいないと見なされて社会的信用度が低下する可能性があります。

ブラック企業と認定されてしまうと取引先との関係が悪化し、新たな社員を採用しにくくなる場合もあるでしょう。さらに、欠勤や遅刻が多くなって他の社員に負担がかかったり、会社の生産性が低下したりする可能性もあります。

従業員の不正に気付けない

ずさんな勤怠管理をしていると、仮に従業員が不正をしていても見抜けなくなってしまいます。例えば、中抜けしている時間が予定より長かったり、タイムカードのない会社であれば、打刻しないで決められた時間よりも早く帰ったりしていても気付くのが難しいです。

勤怠管理をしっかりしていれば、従業員の遅刻や無断欠勤があった際も正確に把握できます。従業員も管理されていることがわかっていれば不正をする可能性は低く、社内の労働環境を整えやすいでしょう。

勤怠管理で遵守すべきガイドライン

ずさんな勤怠管理をしていると多くのリスクがあるため、ガイドラインを遵守した管理をする必要があります。勤怠管理の基本として、労働日ごとに始業・終業の時刻を確認・記録しておき、残業時間や休日出勤なども正しく把握することが大切です。

また、勤怠管理を行う旨を従業員にしっかり説明し、適正な自己申告を妨げる措置は設けないようにします。労働基準法第109条に基づいて記録を5年間保存しなければならないため、残業代の計算などを行った後も一定期間の保存が義務です。

勤怠管理は担当者を設け、常に問題点の把握と解決を図ります。定期的に勤怠管理に問題がないか確認し、法律違反の有無などをチェックしましょう。以下は、国が定めているガイドラインの概要です。

ガイドラインの概要
労働日ごとに始業・終業時刻を確認・記録すること。
使用者の現認あるいはタイムカードなどの客観的な記録をすること。
上記の手段について従業員に十分な説明をし、実態調査を実施すること。また、適正な自己申告を妨げる措置を設けないこと。
労働基準法第109条に基づいて記録を5年間保存する。
勤怠管理の担当者は、労働時間管理の適正な把握・問題点の解決を図ること。
必要に応じて 等設定改善委員会等の労使協議組織を活用し、労働時間管理の現状把握・問題解決を行うこと。

参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

自己申告は基本的に認められない

厚生労働省のガイドラインに「使用者の現認あるいはタイムカードなどの客観的な記録をすること。」とあるように、一部の例外を除き、従業員が自分で勤怠情報を管理して自己申告することは基本的に認められていません。

これは、社員が実際の労働時間よりも少なく申告せざるを得なかったり、打刻しないことで実際よりも多く労働時間を申告したりするケースを防ぐためです。

客観的な記録の方法として一般的なのが打刻を用いたタイムカードですが、タイムカードのない会社でも、使用者が自ら現認する、ICカードなどタイムカード以外の方法で打刻できるシステムを導入する、パソコンの使用時間で記録するなどの方法を取る必要があります。

適切な勤怠管理をしていない会社が取るべき対処法

現在、適切な勤怠管理をしていない場合には、労務管理・勤怠管理の整備を行いましょう。また、長時間労働がある場合には見直しを行い、正しい労働環境にする必要があります。正しく勤怠管理を行うためには、システムの導入もおすすめです。

ここでは、適切な勤怠管理をしていない会社が取るべき対処法を解説します。

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労務管理・勤怠管理の整備をする

まずは、労務管理・勤怠管理の整備を行いましょう。会社で定めている就業規則を見直し、労働条件などを正しく設定します。労務管理を行うことは従業員のモチベーションや生産性向上につながるため、企業にとっても大きなメリットです。

また、就業規則の見直しを行った際には必ず従業員に周知します。どのような改正を行ったのか、変更点などを共有しながら勤怠管理の重要性について説明することが大切です。企業側だけでなく、従業員側でも管理を徹底しましょう。

長時間労働の是正をする

時間外労働については原則として月45時間、年360時間までと定められています。臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできず、理由のない長時間労働は法律違反になる可能性があるため注意が必要です。

勤怠管理を行うにあたり、無理な長時間労働がないかどうか確かめましょう。しっかりと勤怠管理を行い、個々の労働時間をチェックすることが大切です。

参考：時間外労働の上限規制｜働き方改革特設サイト｜厚生労働省

勤怠管理方法を理解する

どのような勤怠管理方法があるのかを理解し、自社に最適な勤怠管理を導入しましょう。以下では、主な勤怠管理方法について解説します。

タイムカードで管理する

タイムカードは従業員の出勤や退勤時間を記録するための方法です。従業員は出勤時と退勤時にカードを専用の機械に通し、時間を記録します。これにより、労働時間や勤務日数を正確に把握できます。

管理者はこれらの記録を集計し、給与計算や労働時間管理に活用できます。また、適切な労働時間の確保や勤務スケジュールの調整にも役立ちます。

タイムカードを用いた勤怠管理は正確性や簡易性といったメリットがありますが、人為的ミス・不正行為のリスク・細かい活動記録の難しさなどがデメリットです。

Excel（エクセル）で管理する

エクセルを使って勤怠管理を行う場合、エクセルに従業員の名前や部署などの情報を入力し、日付と出勤・退勤時間を記録できます。関数を使って勤務時間や残業時間を自動計算したり、条件付きの書式を活用して遅刻・早退を目立たせたりすることも可能です。

グラフ化すれば月ごとの労働時間や残業の傾向を把握しやすくなります。さらに、フィルターやソート機能を利用してデータを整理し、必要なレポート・集計を簡単に作成できます。

ただし、入力データの編集が容易であるため、運用方法によってはガイドラインの「客観的な記録」として認められません。また、手作業による時間と労力がかかる点やセキュリティ面でのリスクにも注意が必要です。

勤怠管理システムを導入する

正確な勤怠管理を行うためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムを導入することで労働時間を正確に把握でき、給与計算システムと連携させれば残業代の算出も簡単に行えるようになります。

労働時間の自動集計、有給休暇管理など便利な機能が備わったシステムも多くあるため、自社の予算や業務形態に合うものを選びましょう。

勤怠管理システムの活用でできること

勤怠管理を効率的に行うためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。システムを導入することで、適正な勤怠管理の導線を作れるでしょう。ここでは、勤怠管理システムの活用でできることを解説します。

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正確な労務時間の管理

勤怠管理システムを使うと、正確な労務時間の管理が行えます。紙やエクセルを使った管理でも問題はありませんが、人為的なミスが起こる可能性があり、手入力ではミス・間違いが起こりやすく完全に正確な労務時間を図れません。

一方、勤怠管理システムはシステム内で自動集計してくれるため、ミスなく正確な時間を把握できるのが大きなメリットです。自身での計算ではなく、客観的な記録になるため従業員それぞれの感覚の違いによる誤差も起きません。

参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

勤怠管理体制の整備

勤怠管理システムは、自社の勤務形態や雇用形態に合わせたカスタマイズができます。提示を設定して残業時間を細かく管理しつつ、中抜けや休憩時間なども設定できるため、勤務形態に合わせて管理しやすいのが特徴です。

また、正社員と契約社員など雇用形態に合わせたカスタマイズも可能です。各企業の形態に合わせた管理ができるため、勤怠管理体制の整備が簡単に行えます。

勤怠管理の業務効率化

勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、残業や時間外労働の分の給与も正確に計算できるようになります。漏れや未払いを防ぎ、正しい金額を支払うことができるだけでなく、給与計算を担当する従業員の負担を大きく減らせるのが利点です。

また、法定帳票の自動作成をしてくれるシステムもあるため、毎回書類を作成する手間も省けます。従来まで、給与計算の時期になると忙しくなり、残業が増えていた経理担当者の負担が減ることで残業代を削減でき、企業側にも大きなメリットとなるでしょう。

法律への適切な対応

勤怠管理システムは自動でアップデートを行ってくれるため、法改正などがあった際も柔軟に対応できます。法改正があるとミスや漏れが生じるケースも多くありますが、システムを導入していれば自動で対応してくれて安心です。

また、法律による規定への違反があった際も見抜きやすく、トラブルを未然に防ぐことができます。

正確な給与計算

勤怠管理システムと給与管理システムを連携させることができれば、正確な給与計算が行えます。残業代の未払い、給与計算のミスを防いでくれるのも勤怠管理システムの特徴です。

計算の手間を省き、担当者の負担も軽減できます。勤怠データと給与計算データの差異を早急に発見し、ミスを未然に防げるのもポイントです。

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まとめ

ずさんな勤怠管理は法律違反による罰金や懲役、従業員からの賠償金請求など多くのリスクがあります。残業時間を正しく把握できなければ残業代の未払いが発生しやすく、過度な長時間労働が発生してしまうケースもあるでしょう。

会社の運営において、勤怠管理は非常に重要な作業の1つです。しかし、タイムカードや自己申告だけでは正しく管理できないこともあるでしょう。正確な労働時間を把握するためにも、勤怠管理システムの導入や活用を検討してみるのがおすすめです。

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