打刻漏れのリスクとは？勤怠管理システムを活用した対策も紹介

打刻漏れや打刻忘れは、管理業務の負担が増えるだけではなく、法令違反になる可能性もあります。この記事では、打刻漏れによるリスクと打刻忘れが起きたときの対応、また打刻漏れの対策に勤怠管理システムがおすすめな理由を解説します。

目次

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1. 打刻漏れはリスクが大きい
2. 打刻漏れが生じた際の対応
3. なぜ打刻漏れが起こるのか
4. 打刻漏れを防ぐための対策
5. 打刻漏れ対策に勤怠管理システムがおすすめな理由
6. おすすめの勤怠管理システム3選
7. まとめ
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

打刻漏れはリスクが大きい

打刻とは、従業員が出勤・退勤した時刻、休憩時間などを会社側が把握して管理するため、紙のタイムカードもしくは勤怠管理システムに時刻を記録する行為を意味します。

打刻がなぜ重要なのかというと、企業は法令遵守や給与計算のために各従業員の勤務時間をしっかりと把握する必要性があるからです。きちんと打刻がされていないと、正確な勤務時間がわからなくなり、さまざまなリスクが発生し得ます。

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業務の負担増

勤務時間の打刻漏れがあると、労務担当者や給与計算の担当者の業務が増え、負担になるという問題が出てきます。本人に確認しながらタイムカードなどを訂正し、正確な時間を記録し直す作業が生じます。

この作業は基本的に給与計算の締め日までに行わなければならず、ほかの業務が圧迫される可能性もあるでしょう。特に、多くの従業員が打刻漏れをしてしまうと必然的に業務量が増え、担当者の負担が大きくなる恐れがあります。

賃金の未払いが発生する可能性

勤務時間の打刻漏れは、企業側にとってもリスクを抱える原因にもなります。企業が従業員の勤務時間についてしっかりと管理できていないと、特に残業代の算出で問題が起きやすく、従業員から後ほど未払い残業代を請求される可能性もあります。

また、現在勤務中の従業員のみならず、退職した元従業員が企業に対して残業代の未払いを請求する可能性も考えられます。このようなリスクを未然に防止するため、企業側は適切にタイムカード類の打刻管理をする必要があります。

長時間労働が発生する可能性

労働基準法では、1日に8時間・1週間に40時間が労働時間の基準となっており、これを超える時間外労働についても月45時間・年360時間が上限とされています。また、休憩時間や休日についても規定があります。

これらの定めを守るためには、正確な勤務時間の把握が必要です。打刻漏れがあると、法的な規制に迫るケースがあった際に気づけなくなってしまいます。その結果、法令違反となるような長時間労働が発生してしまうかもしれません。

参考：労働時間・休日｜厚生労働省

参考：時間外労働の上限規制｜働き方改革特設サイト｜厚生労働省

法的義務に反するおそれ

労働基準法に基づいて長時間労働などを防止するために、企業には客観的な記録による労働時間の把握が義務付けられています。労働時間の記録の保管期間は3年間です。

また、労働安全衛生法でも、労働者の健康を守るための事項として「面接指導を実施するために、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない。」との定めがあります（第66条）。

把握義務自体に罰則はありませんが、把握を怠った結果として残業代未払いや時間外労働の上限規制違反、記録書類の保存違反があった場合は、罰金が課されることがあります。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン｜厚生労働省

参考：労働安全衛生法｜e-Gov 法令検索

打刻漏れが生じた際の対応

所属している従業員の勤務時間を把握・管理することは、企業側の義務である点について解説しましたが、従業員のミスなどにより打刻漏れがあったときには、適切な対処が求められます。

ここでは、万が一タイムカードなどの打刻漏れが起きてしまったときには、どのような対応をすれば良いのか、ポイントを説明していきます。

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本人への事実確認

タイムカードや勤務表の打刻漏れがあった場合は、まずは本人に直接事実を確認しましょう。一言で打刻漏れと言っても、さまざまなケースが考えられます。たとえば、定時に出勤・退社したけれども、単に打刻を忘れてしまったという場合も多いです。

本人に確認する際は、打刻漏れになった理由と実際の勤務時間を正確に聞き出しましょう。後々のトラブルを防止するためにも、労務担当者が打刻漏れに気が付いたときには、できるだけ早急に本人から事情を聞き、事実と打刻漏れの理由を確認することが大切です。

始末書の提出

打刻漏れがあったときの対応の仕方は企業によっても違いがありますが、企業規則に基づいて始末書の提出を求められるケースもあります。

1回のみの打刻忘れで企業が従業員にペナルティを課すことはほとんどありませんが、度重なる打刻漏れがあった場合、教育的指導の意味も込めて上司から始末書の提出を求められることも想定されます。

打刻漏れが発生したときには、最初は口頭での注意を促す戒告処分とし、その後も続くようであれば始末書の提出が望ましいでしょう。

ペナルティを課す場合は慎重に

タイムカードの打刻漏れが1度だけではなく、何度も繰り返して改善する傾向が見られないときには、会社側は一定のペナルティを課すことも考えなければなりません。ただし、ペナルティを課す基準やその内容については慎重な判断が必要です。

労働基準法第91条では「就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない。」と定められています。

減給額に注意することはもちろん、そのような処分を下す場合にはあらかじめ就業規則でルールを決めておかなければなりません。

参考：労働基準法 第九十一条｜e-Gov 法令検索

なぜ打刻漏れが起こるのか

そもそもなぜ打刻漏れが起こるのでしょうか。理由を明確にすることで、有効な対策が取れるようになります。ここでは、打刻漏れが起こる理由について解説します。

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そもそも打刻が習慣化していないから

打刻が習慣化されていない原因としてあげられるのは、法改正の影響です。従来では厳格な勤怠管理を行っておらず、法改正に伴い管理を始めたものの、従業員にその必要性・重要性が浸透していなければ、打刻漏れが常習化してしまいます。

タイムレコーダーが目につきにくい場所にあるから

タイムレコーダーを設置していても打刻漏れが頻繁に起こる場合は、レコーダーの置き場所が原因となっているかもしれません。従業員が出社し席につくまでの導線から外れた場所や打刻しづらい場所に設置しているというだけで、習慣化から遠のくことも考えられます。

個々の勤務形態に適応した打刻方法ではないから

従業員それぞれの就業形態に合わない打刻方法を採用しているケースも考えられます。たとえば営業などで直行直帰が多い場合はタイムレコーダーでの打刻は難しいですし、操作が複雑で手間が多ければ従業員もミスなどが多くなってしまいます。

またテレワークの推進で、今までは出社と同時に行っていた打刻を、自宅での業務開始時に行うことになった、といった環境の変化も打刻漏れが起こる原因のひとつです。

業務が多忙で打刻が後回しにされるから

業務に集中するあまり、打刻が後回しにされるケースもあります。特に退社間際になってどうしても終わらせたい業務に集中している場合などは、打刻を忘れることがあります。

また、出勤直後に急ぎで対応しなければならない業務があったりすると、すぐにでも仕事を始めなければという気持ちから、そのまま打刻を忘れてしまうことがあります。

出勤・退勤の流れの中に、確実に打刻するルーティーンを組み込むことが重要だといえるでしょう。

打刻漏れを防ぐための対策

タイムカード等の打刻漏れは企業側にもデメリットが多いため、防止する対策が求められます。ここでは、打刻漏れを防ぐための方法について解説します。

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習慣化に向けた環境構築

出退勤時にタイムカードを打刻する習慣が従業員に根付いていない場合、打刻忘れが頻発してしまう可能性があります。

すぐに始められる対策としては、タイムレコーダーを出入り口付近などの打刻忘れが発生しにくい場所に設置することが有効です。

他にも、テレワークを行う従業員がいる場合なども含めると様々なケースが考えられるため、打刻に関する社内ルールを周知・徹底して、そのルールを浸透させることで、習慣化のための環境構築を図ることが重要です。

正確な打刻の重要性を周知・共有

「勤怠管理を行うことは企業の義務であること」「正確な勤怠管理を行わなければ法律違反になってしまうこと」などをしっかりと教育指導することも重要です。特に給与計算は従業員にとっても収入に直結する部分なので、重要性を理解してもらいやすいでしょう。

また、打刻漏れが繰り返し起こる際の対処についても周知しておくと良いでしょう。いきなり始末書提出や減給処分などの措置を取るのではなく、段階を踏んで対処するのが一般的ですが、ペナルティが課される可能性もあると従業員自身も理解しておく必要があります。

勤怠管理システムの導入

打刻忘れが発生する原因には、習慣化の問題以外にも「出張や直行直帰が多い」「テレワークになった」などの理由が含まれる場合もあります。このような原因も解消しながらタイムカードの打刻漏れを防ぐ方法の1つが、勤怠管理システムの導入です。

勤怠管理システムにはさまざまな種類があり、勤務形態にあった打刻方法を選ぶことができます。特にクラウド型の勤怠管理システムは、オフィスに出勤して働く従業員以外の、在宅勤務者や出張中の従業員にも対応できる点がメリットです。

また、打刻データは自動的に集計されるため、労務担当者による勤怠の確認・集計作業の手間が減り、業務量や負担が大幅に削減される点もメリットと言えます。

打刻漏れ対策に勤怠管理システムがおすすめな理由

ここでは、打刻漏れの対策を行う際に、なぜ勤怠管理システムが有効なのかについて解説していきます。現在、自社で勤務管理している方法と比べて、どのくらい従業員の負担減になるのかなどを確認し、勤務管理システムの導入すべきかを検討しましょう。

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さまざまなデバイスから打刻できる

勤怠管理システムの最大の特徴は、スマホやタブレットなど、さまざまなデバイスからの打刻が可能なことです。毎日の忙しい始業前の時間帯でも、簡単に打刻処理を行えて打刻漏れが大幅に減る効果も期待できます。

また、スマートフォンなどのデバイスからだけでなく、ICカード・指紋認証などシステムによって幅広い打刻方法が提供されています。1つの勤怠管理システムで複数の打刻方法に対応することも可能です。

就業形態を問わずに打刻できる

GPS機能を搭載した勤怠管理システムは、在宅勤務や営業・出張などで帰社しないことが多い職種の従業員にも対応しています。各自のデバイスから打刻ができますので、後日に改めて勤務時間の報告をする必要がなくなります。

近年では、GPS機能搭載の勤怠管理システムも登場しています。スマホやタブレットなどのGPS機能を使ってアプリから打刻するもので、打刻時の位置情報まで勤怠管理システムへ送信される仕組みです。

このGPS機能を搭載したシステムは、出勤・勤務していないにもかかわらず打刻されるなどの不正打刻が防止できるメリットもあります。

アラートによる管理ができる

勤怠管理システムに搭載されている便利な機能の一つに、アラートによる管理が挙げられます。アラート機能は、各自の勤務実態をリアルタイム監視し、打刻漏れが発生した際にはシステム上で自動検知され、従業員本人や管理者にアラートを送る仕組みです。

打刻漏れした従業員が所属する部署の上長宛にもアラートが送信されるため、打刻漏れが常習化している場合は、上司が口頭で注意するなどの管理もできるようになります。

また、システムで打刻漏れを自動検知できると、労務担当者による確認作業の負担が減り業務効率化にもつながります。

万が一の打刻漏れも修正申請ができる

勤怠管理システムを使っていても、従業員のミスなどにより打刻漏れが起きてしまうことはあるでしょう。しかし、そういった万が一の打刻漏れの際にも、修正を簡単にできるのがシステム管理のメリットです。

従業員は、システムにログインすることで自身の勤怠情報をチェックできるだけでなく、打刻ミスがあった箇所については手動で時刻を入力することができます。

必要であれば管理者の承認が必要な設定にもできるため、打刻修正の仕組みを厳格化し、不正などを防止することも可能です。

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まとめ

従業員が打刻漏れを起こすことは、本人にとってだけでなく企業側にも多くのリスクが伴います。労働基準法などに基づいて、企業には従業員の勤務時間を正確に把握することが義務付けられており、きちんと把握・管理ができていなければ法令違反のおそれも出てきます。

打刻漏れの対応策の1つが、勤怠管理システムの導入です。タイムカードでの打刻とは違い、勤務形態にあった打刻方法を選ぶことができ、万が一打刻忘れがあった場合は、アラームで知らせる機能も搭載しています。

打刻漏れを防ぐために社内周知を徹底することはもちろん、企業と従業員の双方にメリットがある便利な勤怠管理システムを上手に活用してみましょう。

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