勤怠管理システム導入の失敗例から学ぶ正しい選び方｜ポイントを解説

企業には従業員の勤怠管理が義務付けられているため、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。本記事では、勤怠管理システム導入時にありがちな失敗例や、失敗しない選び方に加え、システムを入れ替える際のポイントについても解説します。

目次

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1. 勤怠管理システムの必要性
2. 勤怠管理システム導入の失敗例
3. 勤怠管理システムの入れ替えは簡単か
4. 失敗しない勤怠管理システムの選び方
5. おすすめの勤怠管理システム3選
6. まとめ
7. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムの必要性

法改正や働き方改革の影響もあり、勤怠管理システムの需要は年々高まっています。企業側が従業員の勤怠情報を客観的な方法で管理することが義務付けられ、システムを導入して勤怠管理の効率化を図る企業が増えています。

また、働き方改革や労働人口の減少によって、業務の効率化や簡素化が求められている背景もあり、勤怠管理システムに注目が集まっています。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠や労働時間を管理できるシステムを指します。勤務時間の集計や残業時間の管理、有給休暇の申請・承認など、勤怠に関わる業務を効率化できます。

勤怠の打刻については、PC・スマートフォン・タブレットなどのデバイスから打刻できるシステムが多いです。また、ICカードや指紋認証による打刻に対応したシステムもあり、企業の運用に合わせて利用できます。

さらに、給与計算システムや人事システムと連携することで、勤怠管理から給与計算までを一体的に行える点も特徴です。このように勤怠情報を効率的に管理できる機能が搭載されており、勤怠管理に関わる業務の効率化が見込めます。

法律で定められている義務

働き方改革の一環として労働安全衛生法が改正され、2019年4月より、従業員の労働時間を客観的に記録し、把握することが法的に義務付けられています。

この法改正によって、企業はタイムカードやICカード、PCのログなどを用いて、客観的な方法で労働時間を把握する必要があります。労働時間を把握していない場合や理由なく自己申告制とする場合は、法律違反や是正勧告の対象になるため注意が必要です。

また、原則として全ての労働者の労働時間を把握し、記録を保存することが求められています。

参考：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

勤怠管理システム導入の失敗例

勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働状況に関する情報管理を効率化することが期待できます。しかし、勤怠管理システムによって強みや特徴は異なるため、自社にマッチしたシステムを選定する必要があります。

ここからは、勤怠管理システムの導入における失敗例を紹介していきます。

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自社の規模と見合っていない

勤怠管理システムを導入することで、労務管理の効率化を図れます。しかし、企業の規模感や社員数に適したシステムを選ばなければ、かえって無駄なコストが生じるだけで導入が失敗に終わってしまうケースもあります。

以下では、システムの対象規模が自社よりも大きすぎる場合と小さすぎる場合の失敗例について解説します。

システムの対象規模が大きすぎる場合の失敗例

システムの対象規模が大きすぎる場合、予算やリソースの不足が問題になります。システムが自社の規模に合わないと、導入や維持にかかる費用や必要な人員が足りなくなり、適切な運用が難しくなります。システムが複雑すぎて使いこなせないという問題も発生します。

失敗を避けるためには、自社の規模に合ったシンプルで使いやすいシステムを選ぶことが重要です。予算やリソースを考慮し、カスタマイズが容易であったり、導入段階から適切なサポートが受けられるシステムを選定しましょう。

運用に向けたトレーニングやサポート体制を整え、従業員がシステムを効果的に利用できるようサポートすることも必要です。

システムの対象規模が小さすぎる場合の失敗例

システムの対象規模が自社よりも小さい場合、拡張性や適合性の不足が生じます。小規模なシステムは、大規模な環境で必要な処理やデータ量に対応できず、適切なパフォーマンスを発揮できないことがあります。

また、大規模な環境ではセキュリティ要件や処理速度が異なるため、小規模なシステムではそれらに対応できない場合があります。このような問題を避けるためには、導入前に自社の環境や要件を詳細に把握し、システムが拡張可能であるかなどを確認しましょう。

従業員が操作しにくい

勤怠管理システムは、基本的に自社の全ての労働者が利用するため、使いやすさも重要なポイントです。従業員が使いにくいシステムを導入してしまうことで、打刻や勤務状況の記録にミスが生じるリスクもあります。

また、管理者が確認や修正する手間が増えてしまい、かえって業務効率が落ちることも考えられます。外回りが多い営業職・オフィス勤務が多い内勤等、企業によって従業員の働き方が異なるため、従業員がストレスなく使えるシステムを選びましょう。

自社に必要な機能が不足している

勤怠管理システムには豊富な機能が備わっていますが、企業によってそれぞれ必要な機能は異なります。そのため、自社の規模や勤務形態、現場の課題などをよく確認せずにシステムを導入すると、必要な機能が不足していることに導入後に気づくケースがあります。

例えば、1分単位での勤怠管理が必要にも関わらず、労働時間の計算が15分単位にしか対応していないシステムを導入し、正確な勤怠管理ができなくなるケースがあります。

このように自社の課題に対して必要な機能が備わっていないと、システムで対応しきれない部分を手作業で補わなければならず、かえって業務負担が増加する恐れがあります。

自社の勤務形態に合致していない

勤怠管理システムは、従業員の働き方を考慮してシステムを選ぶことも重要です。企業によっては、テレワークや直行直帰等のワークスタイル、正社員やアルバイトといったさまざまな働き方、雇用形態の従業員が在籍するケースも少なくありません。

そのため、一部の勤務形態に対応できない場合、従業員ごとに異なる管理方法を取らざるを得ず、かえって業務が煩雑になります。結果として、管理負担の増加や入力ミスの原因にもつながるため注意が必要です。

他のシステムと連携できない

勤怠管理システムが他のシステムと連携できなければ、業務効率化が実現できなくなる可能性もあります。勤怠に関するデータは、給与計算システム・原価計算システム・会計システム等の他システムと連携することでデータ集計の自動化を図ることができます。

システム連携ができない場合、勤怠管理システムからデータを取り出し、別システムに取り込む手間がかかってしまいます。

導入後のサポートがない

勤怠管理システムは、導入後のサポート体制を確認せずに選んでしまうと、運用が定着せずに失敗するケースがあります。

例えば、初期設定や運用ルールの整備に関するサポートがない場合、既存の勤怠管理方法からの切り替えがスムーズに進まず、現場で混乱が生じるでしょう。また、不具合や設定方法に関する疑問が生じても、問い合わせ先が不明確で解決に時間がかかるケースもあります。

そのため、運用開始後に質問や不明点が生じる際の窓口やサポート体制も確認しておくことが求められます。

勤怠管理システムの入れ替えは簡単か

勤怠管理システムの入れ替えは、一定の手間とコストがかかるため慎重に進める必要があります。具体的には、新しい業務フローの構築や、導入に伴うセットアップが必要になるため、スケジュールに余裕を持っておくのが大切です。

ここからは、勤怠管理システムの入れ替えを検討する際のポイントを解説していきます。

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勤怠管理の比較・検討にかける時間

勤怠管理システムを比較検討する場合、無料トライアルを活用して短くても1〜3ヶ月程度の時間をかけて検討しましょう。無料トライアルは、導入前にシステムをテスト運用できる期間を指し、2週間〜30日程度の期間を設けているベンダーが多いです。

ただし、複数のサービスを比較検討する場合は、それぞれのトライアル期間を考慮する必要があるため、一定の時間が必要になります。また、トライアルで使用感を確認した後には、社内での検討などの工程が生じます。

さらに、導入後の運用を見据えて、業務フローを整理する時間も必要となる場合もあるため、導入スケジュールには余裕を持っておきましょう。

勤怠管理システムに必要なコスト

勤怠管理システムは大別するとオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型の方がコストは高くなりますが、カスタマイズ性やセキュリティの安全性に優れているという特徴があります。

また、クラウド型は初期費用を抑えて導入できますが、従業員数が増えるとランニングコストが膨らみます。自社の求める要件やコストを比較した上で検討すると良いでしょう。

	初期費用	月額費用
オンプレミス型	20～100万円	1万円～
クラウド型	0～40万円	300～500円/1ユーザーあたり

失敗しない勤怠管理システムの選び方

自社にマッチした勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化等の導入効果に期待ができます。一方で、自社の勤務形態や規模感等に適していないシステムを導入してしまうと、業務の煩雑化や期待していた導入効果が得られないケースも少なくありません。

ここからは、このような失敗を防ぐために、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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事前調査を行う

勤怠管理システムの導入にあたって、事前調査が重要です。管理者や各部門の従業員に勤怠管理システム導入において何を求めるかを聞いておくと良いでしょう。

例えば、使いやすさや打刻方法を重視する等、従業員のニーズに合ったシステムを選ぶことが導入を成功させるポイントです。また、導入目的や従業員のニーズを満たす機能が備わっているかの確認も必要です。

上述したように勤怠管理システムの多くは、導入前に無料トライアルが可能です。そのため、複数の勤怠管理システムの操作性や機能を細かく確認して、自社に適しているかを十分に評価することがおすすめです。

導入形態を検討する

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は、インターネットを介してベンダーのサーバーにアクセスし、システムを利用する形態です。コストを抑えて導入しやすく、小規模から中規模の企業におすすめです。

一方でオンプレミス型は、自社内でサーバーを構築してシステムを運用する形態を指します。そのため、導入コストが高額になりやすいですが、カスタマイズ性やセキュリティの安全性が高い点が特徴です。

このように導入形態によって上記のような特徴の違いがあるため、自社に適した形態のシステムを選定しましょう。

簡単に設置できるか

入退室を管理するにはスマートロックの設置が必要なため、簡単に設置できるかを確認しましょう。近年は自宅にも設置できるほど簡単なものも多いですが、設置費用が発生する場合もあるため、事前の確認が必須です。

後付け型

後付け型は、設置の工事なしで既存の鍵の上に貼り付けるタイプです。工事もドアの交換もせずに取り付けられることが多く、賃貸オフィスでも導入できます。

ただし、後付け型のすべてがどのようなドアにも対応しているわけではないため、自社のドアに設置できるか確認しましょう。また、固定が不十分だと外れてしまうため、しっかりと固定する工夫が必要です。

交換型

鍵そのものを交換して設置するタイプのため、後付け型のように外れる心配がないタイプです。専門業者に依頼せずとも交換できる場合もありますが、穴を開ける必要があるケースもあります。その場合、別の鍵に交換する時や退去する際に取り外さなくてはなりません。

賃貸オフィスの場合は原状回復費用がかかることを把握した上で、管理会社の許可を得てから設置しましょう。

適切な規模かどうか確認する

自社の規模感や従業員数に適したサービスを選ぶことは重要です。企業の規模感によって、勤怠管理システムに何を求め、どこまでの機能を必要とするか変わってきます。

例えば、小規模企業が勤怠管理の電子化に取り組むのか、大規模企業が勤怠データ管理の効率化を目的にするのかによってシステムの選定軸が変わるでしょう。

勤怠管理システムの導入事例を参考に、自社と同じ規模感の企業の取り組みを検討材料にすることをおすすめします。

費用対効果を考慮する

勤怠管理システムを検討するにあたって、導入コストだけでなく運用コストも確認しましょう。多くの勤怠管理システムはクラウド型で提供されており、初期費用と月額費用がかかる料金形態が多いです。

そのため、料金の安さだけでなく、継続的にかかるコストも踏まえて比較する必要があります。また、勤怠管理システムの運用を管理する担当者の工数や業務負担も考慮しておくと良いでしょう。

担当者が行う集計作業や確認作業に時間がかかれば、人件費もその分かさむことになります。一方で、自動集計や連携機能が充実しているシステムなら、業務工数を削減でき、結果的にコスト削減につながる場合もあります。

打刻方法は適しているか

従業員がストレスなく使用するためには打刻方法がワークスタイルに合致しているかの確認が必要です。PCからしか打刻できないシステムもあれば、スマホやタブレットに対応したものもあり、システムによって異なります。

外回りが多くスマホから打刻できたら便利等、従業員のニーズに合わせた打刻が可能なシステムを選びましょう。

法改正に対応できるか

勤怠管理システムを導入する際は、法改正への対応可否も確認しましょう。労働関連の法律は毎年のように改正されますが、適切に対応できなかった場合は法律につながる恐れがあります。

また、法改正に対応していないシステムを導入してしまうと、制度変更のたびに担当者が手作業で設定を見直す必要があり、大きな負担が生じます。そのため、法改正に応じて自動的に機能や設定がアップデートされるかどうかは重要なポイントです。

法改正に対応できると、運用の手間を軽減できるだけでなく、ミスの防止にもつながります。

導入・運用サポートは十分か

勤怠管理システムを選ぶ際は、サポート体制の充実度も重要な選定ポイントになります。例えば、専任の担当者が支援するケースもあれば、サポートセンターでの一括対応のみのケースもあり、ベンダーによってサポート体制には違いがあります。

そのため、自社のITスキルに応じて、どの程度のサポートが必要かを見極めることが大切です。また、初期設定やデータ移行といった導入時の支援に加え、運用における不明点やトラブルが発生した際に、迅速に対応してもらえるかどうかも確認しましょう。

サポート体制が十分であれば、導入から運用定着までをスムーズに進められ、現場の負担軽減やトラブルの早期解決にもつながります。

セキュリティ対策は万全か

勤怠管理システムを導入する際は、セキュリティ対策も必ず確認しましょう。ベンダーによって対策機能は異なりますが、データの暗号化やアクセス制御、バックアップ体制などが万全に備わっているかをチェックすべきです。

勤怠管理システムでは、従業員の個人情報を扱うため、万が一流出すれば大きな問題になります。セキュリティ対策機能の充実度を確認し、信頼できるシステムを選びましょう。

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まとめ

勤怠管理システムは従業員の勤怠管理に伴う業務を効率化し、ワークスタイルに合わせた打刻方法を実現したり、コストの削減に繋げることができるシステムです。他のシステムと連携することで、周辺業務の効率化にも期待することができます。

ただし、勤怠管理システムは色々な種類があり、自社の状況に適したサービスを選定することが重要です。勤怠管理における課題を的確に把握し、適切なシステムをスムーズに導入できるよう本記事で紹介した複数の観点で導入検討すると良いでしょう。

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